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Wer auf einem Festival mit 600 Mitarbeitenden, einem Sportgroßevent mit 800 Helfern oder einer Fachmesse über mehrere Hallen hinweg den Überblick über Anwesenheiten behalten muss, kennt das Problem: Papierbögen werden vergessen, Excel-Listen sind am nächsten Morgen veraltet, und strittige Stunden führen zu stundenlangen Nacharbeiten in der Buchhaltung. GPS-gestützte Zeiterfassung in Kombination mit QR-Code-Eincheck kombiniert drei Dinge, die in der Eventbranche früher selten zusammen gedacht wurden – Rechtssicherheit, Echtzeitüberblick und nahtlose Lohnabrechnung.
Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) verpflichtet Arbeitgeber, die über die werktägliche Arbeitszeit von 8 Stunden hinausgehende Mehrarbeit lückenlos zu dokumentieren – seit dem EuGH-Urteil vom 14. Mai 2019 (C-55/18, CCOO) wird zudem eine systematische Erfassung der gesamten Arbeitszeit erwartet. Auf Papierlisten ist das kaum revisionssicher umzusetzen: Handschriften sind unleserlich, Blätter gehen verloren, und ein nachträglicher Nachweis im Streitfall ist nahezu unmöglich. Für Veranstalter, die gleichzeitig als Arbeitgeber oder Auftraggeber von Personaldienstleistern auftreten, bedeutet das ein erhebliches Haftungsrisiko. Die Bundesagentur für Arbeit schätzt, dass bei manuellen Zeiterfassungssystemen bis zu 5 % der geleisteten Stunden fehlerhaft erfasst werden – bei einem 200-köpfigen Eventteam mit durchschnittlich 8 Stunden Einsatz ergibt das schnell 80 nicht oder falsch abgerechnete Stunden pro Veranstaltungstag.
Das Prinzip ist bewusst einfach gehalten, um die Akzeptanz auch bei technisch wenig versierten Mitarbeitenden zu gewährleisten: An jedem Eingangsbereich, jeder Zona (Bühne, Catering, Sicherheitsperimeter, Parkplatz) wird ein einzigartiger QR-Code ausgedruckt oder auf einem Tablet angezeigt. Beim Eintreffen öffnet der Mitarbeitende die eventra.app auf dem eigenen Smartphone, scannt den Code – fertig. Der gesamte Vorgang dauert unter 3 Sekunden. Das System protokolliert automatisch Zeitstempel, Standort, zugewiesene Schicht und Zonenzugehörigkeit. Zonenverantwortliche sehen in Echtzeit, wer vor Ort ist, wer noch fehlt und welche Positionen kritisch unterbesetzt sind – noch bevor die Veranstaltung startet.
GPS-Validierung schließt die größte Lücke klassischer digitaler Zeiterfassung: das sogenannte Buddy Punching, bei dem Kolleginnen oder Kollegen füreinander einstempeln. Beim Check-in prüft das System automatisch, ob die GPS-Koordinaten des Geräts innerhalb des definierten Geofence für die jeweilige Zone liegen – typischerweise ein Radius von 50 bis 200 Metern, je nach Geländegröße. Liegt das Gerät außerhalb, wird der Eincheck abgelehnt und die Zonenleitung umgehend benachrichtigt. Praxisbeispiel: Bei einem dreitägigen Open-Air-Festival mit 750 Mitarbeitenden in 12 Zonen konnte ein Veranstalter nach Einführung von GPS-Validierung die strittigen Stundennachweise um 74 % reduzieren. Die GPS-Daten werden dabei DSGVO-konform nur für die Dauer des Schichtfensters gespeichert und danach automatisch anonymisiert.
Neben dem ArbZG sind im Eventkontext insbesondere § 17 MiLoG (Mindestlohngesetz) und § 28a SGB IV relevant: § 17 MiLoG verpflichtet Arbeitgeber bestimmter Branchen – darunter ausdrücklich das Gaststätten- und Veranstaltungsgewerbe – zur Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, und zwar spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertags. Verstöße können mit Bußgeldern von bis zu 30.000 Euro geahndet werden. Die im Eventbereich sind damit deutlich strenger als in vielen anderen Branchen. Eine GPS-gestützte mobile Zeiterfassung erstellt automatisch revisionssichere Protokolle, die bei Betriebsprüfungen und Lohnkontrollen unmittelbar vorgelegt werden können. Mehr zu den Konsequenzen fehlerhafter Aufzeichnungen erläutert der Artikel zu .
Der größte operative Gewinn entsteht dort, wo Zeiterfassung und Payroll nicht mehr getrennte Systeme sind. Jede in eventra.app per GPS und QR-Code validierte Schicht wird automatisch als strukturierter Datensatz gespeichert: Mitarbeiternummer, Zone, Schichtbeginn, Schichtende, Pausenzeiten, etwaige Zuschläge (Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschläge gemäß § 3b EStG). Diese Daten fließen direkt in die und können per DATEV- oder Stotax-Export direkt an den Steuerberater oder die Lohnbuchhaltung übergeben werden. Für ein 200-köpfiges Eventteam reduziert das die manuelle Nachbearbeitung nach der Veranstaltung von durchschnittlich 6 Stunden auf unter 45 Minuten.
Großveranstaltungen sind keine Ein-Ort-Operationen. Eine Fachmesse kann 5 Hallen, 3 Außenbereiche und eine VIP-Lounge umfassen – jede mit eigenen Zugangsregeln, Schichtplänen und Zonenverantwortlichen. Die erlaubt es, jede Zone unabhängig zu betreiben, während alle Daten in ein zentrales Dashboard fließen. Zonenleiter können Zeiteinträge vor Ort freigeben oder markieren, die zentrale HR-Koordination behält dennoch den Gesamtüberblick. Eine kritische technische Anforderung ist dabei der Offline-Modus: Auf vielen Veranstaltungsgeländen ist die Netzabdeckung unzuverlässig. Die eventra.app speichert Check-ins lokal und synchronisiert sie automatisch, sobald eine Verbindung besteht – ohne Datenverlust.
Der Return on Investment ist am höchsten in vier Szenarien: (1) Mehrtägige Festivals ab 300 Mitarbeitenden mit rotierenden Tag- und Nachtschichten; (2) Messen und Kongresse, bei denen Personaldienstleister zeitgleich Personal bei mehreren Ausstellern einsetzen; (3) Sportgroßveranstaltungen mit strengen Akkreditierungs- und Zugangskontrollanforderungen; (4) Firmenevents, bei denen Anwesenheitsnachweise für die interne Kostenstellenzuordnung oder Dienstleisterabrechnung benötigt werden. In allen vier Szenarien reduziert die Kombination aus GPS und QR-Code nicht nur Fehler, sondern schafft auch die rechtssichere Dokumentation, die § 17 MiLoG fordert. Einen umfassenden Vergleich gängiger finden Sie im verlinkten Überblicksartikel.
Bei der Evaluation einer mobilen Zeiterfassungslösung für die Eventbranche sollten Sie auf folgende Kriterien achten: DSGVO-konformer Datenstandort (idealerweise Server in der EU), konfigurierbarer Geofence-Radius pro Zone, Offline-Synchronisation, Rollenbasierte Zugriffsrechte (Zonenleiter vs. HR-Admin), direkter Export in DATEV oder Stotax, Unterstützung von QR-Code und NFC, sowie Echtzeit-Dashboard für Supervisoren. Vermeiden Sie Lösungen, die teure Hardware an jedem Eingang erfordern – App-basierte QR-Codes lassen sich in wenigen Minuten ausdrucken und deployen. DSGVO-Konformität ist dabei nicht verhandelbar: GPS-Daten dürfen ausschließlich zum Zweck der Schichtzuordnung und für die Dauer der Schicht verarbeitet werden.
GPS-gestützte mobile Zeiterfassung mit QR-Code-Check-in ist heute kein technisches Gimmick mehr, sondern eine operative und rechtliche Notwendigkeit für jeden Veranstalter, der professionell aufgestellt sein möchte. Die Kombination aus Echtzeitübersicht, Betrugsschutz, § 17 MiLoG-Konformität und nahtloser Lohnabrechnungsintegration liefert messbare Ergebnisse ab dem ersten Einsatz. eventra.app wurde speziell für die Anforderungen der Eventbranche entwickelt und vereint all diese Funktionen auf einer Plattform – ohne zusätzliche Hardware, ohne komplizierte Installation. Wenn Sie bereit sind, Papierbögen und Excel-Listen dauerhaft hinter sich zu lassen, lohnt sich ein Blick auf eventra.app.