DATEV LODAS und Lohn und Gehalt: Zeiten aus der Zeiterfassung ohne Abtippen ins Lohnbüro
Welche Dateien DATEV LODAS und DATEV Lohn und Gehalt für Bewegungsdaten und Stammdaten erwarten, wie Lohnarten, Personengruppen und Zuschläge dort ankommen und was ein Export aus der Zeiterfassung leisten muss, damit das Lohnbüro nichts nacharbeitet.
Kurz gesagt
- DATEV hat zwei Lohnprogramme mit zwei Formaten: LODAS erwartet Textdateien mit Satzbeschreibungen für Stamm- und Bewegungsdaten, Lohn und Gehalt eigene Importdateien mit Personalnummer, Lohnart, Datum und Wert. Der Export muss zum Programm Ihres Lohnbüros passen.
- Aus der Zeiterfassung werden Stunden pro Lohnart und Person: Grundlohn, Nachtzuschlag, Sonntagszuschlag, Feiertagszuschlag. Die Lohnartennummern legt das Lohnbüro fest, der Export muss sie übernehmen.
- Neue Personen brauchen Stammdaten: Personengruppe 109 oder 110, Steuer-ID, Krankenkasse, Bankverbindung, Beginn. Fehlt eines davon, tippt das Lohnbüro nach, egal wie gut die Zeiten sind.
- DATEV-Schnittstellenbeschreibung LODAS (ASCII-Import)
- DATEV-Schnittstellenbeschreibung Lohn und Gehalt (Import Bewegungsdaten)
- DEÜV-Personengruppenschlüssel
DATEV führt zwei Lohnprogramme, die verschiedene Importformate erwarten: LODAS liest Textdateien mit festen Satzarten für Stammdaten und Bewegungsdaten, Lohn und Gehalt liest eigene Importdateien mit Personalnummer, Lohnart, Datum und Wert. Für einen Veranstalter mit 800 Crew heißt das: Der Export aus der Zeiterfassung muss genau das Format des Programms erzeugen, das die Kanzlei für diesen Mandanten nutzt, und er muss neben den Stunden auch die Stammdaten der neuen Personen liefern. Sonst tippt das Lohnbüro 800 Personen ab, und die Rechnung dafür kommt im Oktober.
Zwei Programme, zwei Formate
| DATEV LODAS | DATEV Lohn und Gehalt | |
|---|---|---|
| Import | Textdateien (ASCII) mit Satzbeschreibung, Zeichensatz Windows-1252 | Importdateien nach DATEV-Vorgabe, Bewegungsdaten und Stammdaten getrennt |
| Stammdaten | Satzart für Personalstamm, Steuer, Sozialversicherung, Bank, Beginn und Austritt | Stammdatenimport mit Feldkatalog |
| Bewegungsdaten | Stunden oder Beträge pro Lohnart und Abrechnungsmonat | Stunden oder Beträge pro Lohnart, Datum, Personalnummer |
| Typischer Nutzer | Steuerberaterkanzleien | Kanzleien und Unternehmen mit eigener Lohnabteilung |
Beide Formate identifizieren die Person über die Personalnummer des Mandanten. Die muss in der Zeiterfassung dieselbe sein wie im Lohnprogramm, sonst entstehen Dubletten.
Was aus der Zeiterfassung wird
Aus Check-in und Check-out entstehen Zeitpaare. Daraus werden über Regeln Stunden pro Lohnart:
- Grundstunden: Dauer abzüglich Pausen.
- Nachtzuschlag: Anteil zwischen 23 und 6 Uhr, steuerfrei bis 25 Prozent des Grundlohns, ab 0 Uhr bis 4 Uhr bei Arbeitsbeginn vor 0 Uhr bis 40 Prozent.
- Sonntagszuschlag: Anteil am Sonntag, steuerfrei bis 50 Prozent.
- Feiertagszuschlag: steuerfrei bis 125 Prozent, an Weihnachten und 1. Mai bis 150 Prozent.
- Sonstige: Bereitschaft, Fahrtkosten, Verpflegungspauschale, je nach Vertrag.
Jede Zeile im Bewegungsdatensatz ist: Personalnummer, Lohnart, Abrechnungsmonat, Stunden oder Betrag. Die Lohnartennummern kommen aus dem Katalog der Kanzlei. Ein Export, der eigene Nummern erfindet, wird beim Import abgelehnt oder falsch zugeordnet.
Stammdaten für neue Personen
Bei Eventpersonal ist der Großteil jeden Monat neu. Ohne Stammdaten kann das Lohnprogramm keine Abrechnung erzeugen:
- Personalnummer, Name, Geburtsdatum, Anschrift, Staatsangehörigkeit
- Steuer-ID, Steuerklasse oder Pauschalversteuerung, Kirchensteuermerkmal
- Sozialversicherungsnummer, Krankenkasse, Personengruppe (109 Minijob, 110 kurzfristig, 101 sozialversicherungspflichtig), Beitragsgruppen
- Bankverbindung
- Beschäftigungsbeginn, bei befristeten Verträgen das Ende, Austrittsdatum nach dem Event
Die Daten müssen von der Person kommen, nicht vom Veranstalter. Ein Bewerbungsprozess, der Steuer-ID, Krankenkasse und IBAN als Pflichtfelder hat und die Sozialversicherungsnummer prüft, liefert den Stammdatensatz vollständig. Alles andere ist Nachfragen per Mail im Oktober.
Der Monatsabschluss
Der Ablauf, der ohne Nacharbeit funktioniert:
- Zeiten freigeben. Jede Zeit ist bestätigt, Pausen sind abgezogen, Konflikte geklärt.
- Regeln anwenden. Zuschläge entstehen aus den Zeitregeln, nicht aus Handarbeit.
- Stammdaten prüfen. Wer neu ist, hat alle Pflichtfelder. Wer wechselt, etwa von kurzfristig zu Minijob, hat ein Änderungsdatum.
- Exportieren. Stammdaten und Bewegungsdaten für LODAS oder Lohn und Gehalt, pro Mandant, pro Monat. Der Export wird mit Datum und Inhalt archiviert.
- Übermitteln. Als Datei an die Kanzlei oder per DATEV-API. Die Kanzlei importiert, rechnet ab und meldet zurück, was fehlt.
- Austritte. Nach dem Event werden die kurzfristig Beschäftigten abgemeldet. Wer im nächsten Jahr wiederkommt, bekommt einen neuen Eintritt.
Was ein Export leisten muss
- Das richtige Format für das richtige Programm, mit Zeichensatz Windows-1252 für LODAS, damit Umlaute ankommen.
- Die Lohnartennummern der Kanzlei, konfigurierbar, nicht fest verdrahtet.
- Personengruppen und Beitragsgruppen aus der Beschäftigungsform der Person.
- Stammdaten nur für neue oder geänderte Personen, damit das Lohnbüro nicht 800 unveränderte Sätze prüft.
- Ein Verlauf: welcher Export wann mit welchen Personen und Summen erzeugt wurde. Bei der Prüfung ist das der Nachweis, dass die Zeiten und die Abrechnung zusammenpassen.