DATEV LODAS und Lohn und Gehalt: Zeiten aus der Zeiterfassung ohne Abtippen ins Lohnbüro
Welche Dateien DATEV LODAS und DATEV Lohn und Gehalt für Bewegungsdaten und Stammdaten erwarten, wie Lohnarten, Personengruppen und Zuschläge dort ankommen und was ein Export aus der Zeiterfassung leisten muss, damit das Lohnbüro nichts nacharbeitet.
Kurz gesagt
- DATEV hat zwei Lohnprogramme mit zwei Formaten: LODAS erwartet Textdateien mit Satzbeschreibungen für Stamm- und Bewegungsdaten, Lohn und Gehalt eigene Importdateien mit Personalnummer, Lohnart, Datum und Wert. Der Export muss zum Programm Ihres Lohnbüros passen.
- Aus der Zeiterfassung werden Stunden pro Lohnart und Person: Grundlohn, Nachtzuschlag, Sonntagszuschlag, Feiertagszuschlag. Die Lohnartennummern legt das Lohnbüro fest, der Export muss sie übernehmen.
- Neue Personen brauchen Stammdaten: Personengruppe 109 oder 110, Steuer-ID, Krankenkasse, Bankverbindung, Beginn. Fehlt eines davon, tippt das Lohnbüro nach, egal wie gut die Zeiten sind.
- DATEV-Schnittstellenbeschreibung LODAS (ASCII-Import)
- DATEV-Schnittstellenbeschreibung Lohn und Gehalt (Import Bewegungsdaten)
- DEÜV-Personengruppenschlüssel
- § 3b EStG
- DATEV-Datenfahrplan: Verarbeitungszeiten im DATEV-Rechenzentrum (Dok.-Nr. 0908200)
DATEV führt zwei Lohnprogramme, die verschiedene Importformate erwarten: LODAS liest Textdateien mit festen Satzarten für Stammdaten und Bewegungsdaten, Lohn und Gehalt liest eigene Importdateien mit Personalnummer, Lohnart, Datum und Wert. Für einen Veranstalter mit 800 Crew heißt das: Der Export aus der Zeiterfassung muss genau das Format des Programms erzeugen, das die Kanzlei für diesen Mandanten nutzt, und er muss neben den Stunden auch die Stammdaten der neuen Personen liefern. Sonst tippt das Lohnbüro 800 Personen ab, und die Rechnung dafür kommt im Oktober.
Welche Zeiterfassung passt zu DATEV?
Jede Zeiterfassung behauptet eine DATEV-Schnittstelle. Ob sie eine hat, zeigt sich an sieben Punkten:
| Prüfpunkt | Woran Sie es erkennen |
|---|---|
| Richtiges Programm | Export wahlweise für LODAS oder Lohn und Gehalt, pro Mandant einstellbar |
| Lohnarten der Kanzlei | Lohnartennummern frei konfigurierbar, nicht fest verdrahtet |
| Dieselbe Personalnummer | Die Personalnummer aus dem Lohnprogramm wird übernommen, keine eigene |
| Stammdaten | Neue und geänderte Personen werden mitgeliefert, mit Personengruppe |
| Zuschläge stundengenau | Nacht, Sonntag und Feiertag als getrennte Stunden je Zeitfenster |
| Übergabeweg | Importdatei oder direkt per DATEV-Datenservice, mit der Datei als Rückfallweg |
| Nachweis | Ein Exportverlauf mit Datum, Personen und Summen |
Eine Zeiterfassung, die nur eine Excel- oder CSV-Liste mit Stunden pro Person liefert, ist nicht DATEV-kompatibel, auch wenn DATEV die CSV öffnen kann. Das Lohnbüro muss dann jede Zeile einer Lohnart zuordnen, und das ist das Abtippen, das man loswerden wollte.
Mobile Zeiterfassung mit DATEV-Anbindung
Bei Eventpersonal ist die Zeiterfassung fast immer mobil: Die Crew checkt per QR-Code am Posten ein, auf dem eigenen Smartphone oder am Gerät der Teamleitung, oft ohne stabiles Netz. Für DATEV ist das gleichgültig. Die App ist die Eingabe, die Importdatei die Ausgabe, und dazwischen liegen Freigabe, Pausenabzug und Zeitregeln. Wichtig ist nur, dass die mobile Erfassung offline weiterläuft und die Zeiten danach mit Person, Tag und Posten im selben System landen, aus dem auch der Export kommt. Wie das in EVENTRA aussieht, zeigt die Seite Zeiterfassung.
Zwei Programme, zwei Formate
| DATEV LODAS | DATEV Lohn und Gehalt | |
|---|---|---|
| Import | Textdateien (ASCII) mit Satzbeschreibung, Zeichensatz Windows-1252 | Importdateien nach DATEV-Vorgabe, Bewegungsdaten und Stammdaten getrennt |
| Stammdaten | Satzart für Personalstamm, Steuer, Sozialversicherung, Bank, Beginn und Austritt | Stammdatenimport mit Feldkatalog |
| Bewegungsdaten | Stunden oder Beträge pro Lohnart und Abrechnungsmonat | Stunden oder Beträge pro Lohnart, Datum, Personalnummer |
| Typischer Nutzer | Steuerberaterkanzleien | Kanzleien und Unternehmen mit eigener Lohnabteilung |
Beide Formate identifizieren die Person über die Personalnummer des Mandanten. Die muss in der Zeiterfassung dieselbe sein wie im Lohnprogramm, sonst entstehen Dubletten.
Wie die Dateien aufgebaut sein müssen, legt DATEV in der jeweiligen Schnittstellenbeschreibung fest. In der Praxis heißt das: Eine LODAS-Datei für den ASCII-Import trägt ihre Satzbeschreibung selbst im Kopf, zusammen mit Berater- und Mandantennummer, ohne die DATEV die Datei abweist. Für Lohn und Gehalt wird das Format einmalig als Herstellerformat im ASCII-Import-Assistenten eingelesen, danach importiert die Kanzlei jeden Monat nur noch die Datendatei.
Was aus der Zeiterfassung wird: Lohnarten in LODAS
Aus Check-in und Check-out entstehen Zeitpaare. Daraus werden über Regeln Stunden pro Lohnart:
- Grundstunden: Dauer abzüglich Pausen.
- Nachtzuschlag: Anteil zwischen 20 und 6 Uhr, steuerfrei nach § 3b EStG bis 25 Prozent des Grundlohns, von 0 bis 4 Uhr bei Arbeitsbeginn vor 0 Uhr bis 40 Prozent.
- Sonntagszuschlag: Anteil am Sonntag, steuerfrei bis 50 Prozent.
- Feiertagszuschlag: steuerfrei bis 125 Prozent, an Weihnachten und 1. Mai bis 150 Prozent.
- Sonstige: Bereitschaft, Fahrtkosten, Verpflegungspauschale, je nach Vertrag.
Jede Zeile im Bewegungsdatensatz ist: Personalnummer, Lohnart, Abrechnungsmonat, Stunden oder Betrag. Die Lohnartennummern kommen aus dem Katalog der Kanzlei. Ein Export, der eigene Nummern erfindet, wird beim Import abgelehnt oder falsch zugeordnet.
Stammdaten für neue Personen
Bei Eventpersonal ist der Großteil jeden Monat neu. Ohne Stammdaten kann das Lohnprogramm keine Abrechnung erzeugen:
- Personalnummer, Name, Geburtsdatum, Anschrift, Staatsangehörigkeit
- Steuer-ID, Steuerklasse oder Pauschalversteuerung, Kirchensteuermerkmal
- Sozialversicherungsnummer, Krankenkasse, Personengruppe (109 Minijob, 110 kurzfristig, 101 sozialversicherungspflichtig), Beitragsgruppen. Welche Gruppe gilt, hängt an der Minijob-Grenze und an der 70-Tage-Regelung.
- Bankverbindung
- Beschäftigungsbeginn, bei befristeten Verträgen das Ende, Austrittsdatum nach dem Event
Die Daten müssen von der Person kommen, nicht vom Veranstalter. Ein Bewerbungsprozess, der Steuer-ID, Krankenkasse und IBAN als Pflichtfelder hat und die Sozialversicherungsnummer prüft, liefert den Stammdatensatz vollständig. Alles andere ist Nachfragen per Mail im Oktober. Dieselben Daten braucht das Lohnbüro in Gastronomie, Security und Messebau schon vor der ersten Schicht, für die Sofortmeldung.
Der Monatsabschluss
Der Ablauf, der ohne Nacharbeit funktioniert:
- Zeiten freigeben. Jede Zeit ist bestätigt, Pausen sind abgezogen, Konflikte geklärt.
- Regeln anwenden. Zuschläge entstehen aus den Zeitregeln, nicht aus Handarbeit.
- Stammdaten prüfen. Wer neu ist, hat alle Pflichtfelder. Wer wechselt, etwa von kurzfristig zu Minijob, hat ein Änderungsdatum.
- Exportieren. Stammdaten und Bewegungsdaten für LODAS oder Lohn und Gehalt, pro Mandant, pro Monat. Der Export wird mit Datum und Inhalt archiviert.
- Übermitteln. Als Datei an die Kanzlei oder per DATEV-Datenservice. Die Kanzlei importiert, rechnet ab und meldet zurück, was fehlt.
- Austritte. Nach dem Event werden die kurzfristig Beschäftigten abgemeldet. Wer im nächsten Jahr wiederkommt, bekommt einen neuen Eintritt.
Verarbeitungszeiten in LODAS: der Datenfahrplan
LODAS rechnet nicht auf dem Rechner der Kanzlei ab, sondern im DATEV-Rechenzentrum. Wann gesendete Daten dort verarbeitet und die Ergebnisse zurückgeliefert werden, steht im DATEV-Datenfahrplan (Dok.-Nr. 0908200 im DATEV-Hilfe-Center): An Werktagen gibt es mehrere Verarbeitungsläufe mit festen Sendeschlüssen, Daten vom Wochenende gehen in den ersten Lauf am Montag. Die genauen Uhrzeiten ändert DATEV gelegentlich, maßgeblich ist die aktuelle Fassung.
Für den Veranstalter folgt daraus eine einfache Regel: Der Export ist fertig, wenn die Kanzlei ihn importiert hat, nicht wenn er heruntergeladen ist. Wer seine Zeiten am letzten Arbeitstag des Monats abends freigibt, verpasst bei vielen Kanzleien den eigenen Abrechnungstermin. Freigabe und Export gehören in die ersten Tage nach Monatsende, mit Puffer für Rückfragen.
Zum Jahreswechsel kommt ein Termin dazu: DATEV liefert die Jahreswechsel-Versionen von LODAS und Lohn und Gehalt für 2026/27 mit dem Update Ende Dezember 2026, nicht mit einem eigenen Haupt-Release. Die ersten Abrechnungen 2027 mit den neuen Werten, etwa der Minijob-Grenze von 633 Euro ab 2027, hängen an diesem Update. Fragen Sie Ihre Kanzlei, ab wann sie Januar-Daten annimmt.
Was ein Export leisten muss
- Das richtige Format für das richtige Programm, mit Zeichensatz Windows-1252 für LODAS, damit Umlaute ankommen.
- Die Lohnartennummern der Kanzlei, konfigurierbar, nicht fest verdrahtet.
- Personengruppen und Beitragsgruppen aus der Beschäftigungsform der Person.
- Stammdaten nur für neue oder geänderte Personen, damit das Lohnbüro nicht 800 unveränderte Sätze prüft.
- Ein Verlauf: welcher Export wann mit welchen Personen und Summen erzeugt wurde. Bei der Prüfung ist das der Nachweis, dass die Zeiten und die Abrechnung zusammenpassen.
Wie diese Punkte im Alltag zusammenspielen, vom Check-in bis zur Datei, beschreibt der Artikel Lohnabrechnung für Eventpersonal automatisieren. Die Übersicht aller Exportformate steht unter Export, die Einordnung für Veranstalter im Handbuch-Eintrag DATEV im Eventmanagement.