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Recht, Abrechnung und Planung für Eventpersonal — und was in EVENTRA neu ist.
Plan füllen: ein Klick, und die KI besetzt den ganzen Bereich
Seit dem 15. September füllt EVENTRA einen Bereich mit einem Klick: die KI sammelt die freien Bewerber, prüft Qualifikation, Verfügbarkeit, Ruhezeit und Grenzen und legt für jede offene Schicht eine Geistkarte mit Begründung und Konfidenz in den Plan. Wie der Lauf arbeitet, was Sie gewichten können und warum ohne Ihren Klick nichts gebucht wird.
Akkreditierung bei Veranstaltungen: Ablauf, ZVÜ und Softwareauswahl
Wie die Akkreditierung bei Festivals, Stadien und Großveranstaltungen abläuft: Kontingente pro Dienstleister, Erfassung der Personen, Zuverlässigkeitsüberprüfung, Ausweise nach Bereich und Tag, Ausgabe in der Wallet. Mit Checkliste für die Softwareauswahl.
KI-Schichtplanung für Events: was das Modell vorschlägt, was Regeln prüfen und was ein Mensch entscheidet
Was KI-Schichtplanung bei Festivals und Veranstaltungen wirklich leistet: Regeln filtern Qualifikation, Verfügbarkeit, Ruhezeit, Minijob und 70-Tage-Grenze, das Modell schlägt eine Besetzung mit Begründung vor, gebucht wird von der Planung. Mit Checkliste für die Auswahl eines KI-Schichtplaners.
Lohnabrechnung für Eventpersonal automatisieren: vom Check-in bis zum Lohnbüro
Wie die Lohnabrechnung für Aushilfen, Minijobber und kurzfristig Beschäftigte bei Festivals und Veranstaltungen automatisiert wird: Stammdaten von der Person, Zeiten aus dem Check-in, Zuschläge aus Regeln, Grenzen vor dem Export, Datei fürs Lohnprogramm. Und was beim Lohnbüro bleibt.
BookZuck-Kassensystem und Crew-Planung: Kassen-Codes kommen aus der Schichtbestätigung
Wie die BookZuck-Integration in EVENTRA aus einer bestätigten Bar-Schicht ein Kassenkonto mit Rolle und Login-Code macht, was die Crew per E-Mail bekommt und was das HR-Team am Eventtag noch zu tun hat: fast nichts.
BOE 2027: Was Aussteller und Besucher zur Crew-Software wissen sollten
Die BOE International am 20. und 21. Januar 2027 in Dortmund ist der letzte Termin im Entscheidungsfenster vor der Saison. Welche Fragen Veranstalter und Agenturen an eine Personalplanungs-Software stellen sollten, was für Standpersonal arbeitsrechtlich gilt und wie Sie EVENTRA auf der Messe treffen.
Saisonplanung 2027: Crew, Budget und Werkzeuge bis Januar festlegen
Warum die Personalplanung für die Saison 2027 zwischen Oktober und Januar entschieden wird, welche Zahlen sich zum Jahreswechsel ändern, wie Sie den Crewbedarf aus 2026 ableiten und was bis zum Recruiting-Start im Februar stehen muss.
Planung: Besetzungsgrad pro Bereich und Tag, Events mit Start und Ende, Kennzahlen über der Crew
Die Planungsänderungen von August und September in EVENTRA: eine Planungsübersicht, die den Besetzungsgrad je Bereich und Tag zeigt, Events mit Start- und Enddatum statt Tageszahl, klickbare Kennzahlen über der Mitarbeitertabelle, eine Dateiablage mit Papierkorb und KI-Vorschläge für Bereichssymbole.
Live-Board in der Crew-App: Teamleads sehen ihre Crew, Lücken und Check-ins am Posten
Seit dem 8. September haben Teamleads das Live-Board in der Crew-App: wer eingecheckt ist, wer fehlt, welche Schicht als Nächstes beginnt, direkt am Bereich. Dazu Teamleads am Bereich, Support-Antworten als Push und ein App-Symbol, das offene Schichten zählt.
DATEV-Schnittstelle: LODAS und Lohn und Gehalt, als Datei oder per Datenservice
Seit dem 7. September übergibt EVENTRA Stamm- und Bewegungsdaten an DATEV LODAS und DATEV Lohn und Gehalt, wahlweise als Datei oder direkt per DATEV-Datenservice, mit Exportverlauf. Dazu: StoTax rechnet mit der Abrechnungsart des exportierten Monats, und die 70-Tage-Übersicht zählt Arbeitstage aus den Zeiten.
Gästeliste: Begleitpersonen auf einem Ticket, Warnung bei Dubletten, Einladungen auf Autopilot
Was im September in der Gästeliste von EVENTRA dazugekommen ist: Plus-eins-Gäste stehen auf dem Ticket des Einladenden, die Liste warnt bei doppelten Gästen, Kontingente versenden Einladungen auf Wunsch selbst, und alle Einladungen eines Events liegen in einer Tabelle mit Diagrammen.
Minijob-Grenze 2026: 603 Euro, und was das für Eventpersonal bedeutet
Die Geringfügigkeitsgrenze steigt 2026 mit dem Mindestlohn auf 603 Euro im Monat. Wie sie berechnet wird, wann ein Überschreiten erlaubt ist, was der Minijob den Arbeitgeber kostet und warum Festivalmonate die Grenze sprengen.
Kurzfristige Beschäftigung 2026: Die 70-Tage-Regelung für Eventpersonal
Wann eine Aushilfe beim Festival sozialversicherungsfrei bleibt, wie die 70 Tage und 3 Monate gezählt werden, was Berufsmäßigkeit bedeutet und wo Veranstalter die Grenze reißen.
DATEV LODAS und Lohn und Gehalt: Zeiten aus der Zeiterfassung ohne Abtippen ins Lohnbüro
Welche Dateien DATEV LODAS und DATEV Lohn und Gehalt für Bewegungsdaten und Stammdaten erwarten, wie Lohnarten, Personengruppen und Zuschläge dort ankommen und was ein Export aus der Zeiterfassung leisten muss, damit das Lohnbüro nichts nacharbeitet.
Personalplanung für Festivals in Excel: Vorlage, Aufbau und die Stelle, an der sie bricht
So bauen Sie einen Schichtplan für ein Festival in Excel, welche Spalten Sie wirklich brauchen, welche Formeln Ruhezeit und 70 Tage prüfen, und ab welcher Crewgröße die Tabelle zum Risiko wird.
Ruhezeit bei Veranstaltungen: Die 11 Stunden, die Ausnahmen und der Abbau um 4 Uhr
Das Arbeitszeitgesetz verlangt 11 Stunden Ruhezeit zwischen zwei Schichten. Für Gaststätten und Veranstaltungen gibt es Ausnahmen bis 10 Stunden. Was für Aufbau, Showtag und Abbau gilt, wo der Schichtplan bricht und was mit Volunteers ist.
Zeiterfassungspflicht beim Festival: Was seit dem BAG-Beschluss gilt und wie Sie 800 Crew erfassen
Seit 2022 müssen Arbeitgeber die gesamte Arbeitszeit erfassen, für Minijobber und Aushilfen galt das schon vorher. Was ein Nachweis ist, was nicht, warum Papierlisten am Festival scheitern und wie Check-in per QR-Code auch ohne Netz funktioniert.
Sofortmeldung für Eventpersonal: Wer sie braucht, wann sie fällig ist, was sie kostet
Die Sofortmeldung nach § 28a Abs. 4 SGB IV gilt für Gastronomie, Schausteller, Messebau, Sicherheit und weitere Branchen. Ob Ihr Festival darunter fällt, was gemeldet wird und wie Sie es am Einsatztag hinbekommen.
ZVÜ beim Festival: Zuverlässigkeitsüberprüfung für Crew und Dienstleister sauber durchführen
Wann eine Zuverlässigkeitsüberprüfung verlangt wird, welche Daten die Behörde braucht, wer sie liefern muss und wie Veranstalter die Erfassung für hunderte Personen organisieren, ohne dass die Liste am Vortag noch fehlt.
Sehen Sie Ihr Event in EVENTRA
30 Minuten mit dem Gründer. Wir bauen Ihr Event live nach, vom Bewerbungsformular bis zur Exportdatei für Ihr Lohnbüro.
Eigene Testumgebung in wenigen Minuten. Ohne Kreditkarte, endet automatisch.
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