Personalplanung für Festivals in Excel: Vorlage, Aufbau und die Stelle, an der sie bricht
So bauen Sie einen Schichtplan für ein Festival in Excel, welche Spalten Sie wirklich brauchen, welche Formeln Ruhezeit und 70 Tage prüfen, und ab welcher Crewgröße die Tabelle zum Risiko wird.
Kurz gesagt
- Ein brauchbarer Festival-Schichtplan in Excel hat drei Tabellen: Crew mit Stammdaten und Beschäftigungsform, Schichten mit Bereich, Tag, Beginn und Ende, und Zuordnungen. Ein Blatt pro Bereich funktioniert bis etwa 100 Personen.
- Ruhezeit und 70 Tage lassen sich mit Formeln prüfen, aber nur, wenn alle Schichten einer Person in einer Tabelle stehen. Sobald Bereiche eigene Blätter haben, sieht niemand mehr die Nachtschicht vor der Frühschicht.
- Excel bricht nicht an der Formel, sondern am Prozess: Daten werden abgetippt, Zeiten geschätzt, die Datei existiert in vier Versionen. Ab 300 Crew und mehr als einem Event im Jahr ist das der teurere Weg.
- § 5 ArbZG (Ruhezeit)
- § 8 SGB IV (70 Tage, Minijob)
- § 17 MiLoG (Aufzeichnung)
Ein Festival-Schichtplan in Excel funktioniert, wenn er wie eine Datenbank gebaut ist und nicht wie ein Poster: getrennte Tabellen für Crew, Schichten und Zuordnungen, eine Zeile pro Datensatz, keine verbundenen Zellen. So lassen sich Ruhezeiten, Doppelbelegungen und die 70-Tage-Grenze mit Formeln prüfen. Die meisten Pläne, die wir bei Festivals sehen, sind anders gebaut: ein Blatt pro Bereich, Namen in Zellen, Farben als Status. Die sehen gut aus und prüfen nichts.
Die drei Tabellen
1. Crew
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| ID | eindeutig, nie die E-Mail-Adresse |
| Name, Vorname | |
| E-Mail, Telefon | |
| Beschäftigungsform | kurzfristig, Minijob, SV-pflichtig, ehrenamtlich |
| Vorbeschäftigungstage | Arbeitstage bei anderen Arbeitgebern im Kalenderjahr, aus der Selbstauskunft |
| Qualifikationen | Schankerlaubnis, Sicherheitsschein, Erste Hilfe, Führerschein |
| Stundenlohn | |
| Verfügbarkeit | Tage, an denen die Person kann |
Steuer-ID, Bankverbindung und Ausweisdaten gehören nicht in diese Tabelle, weil sie in einer Datei landen, die per Mail an Teamleads geht.
2. Schichten
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| Schicht-ID | |
| Bereich | Bühne, Bar 3, Einlass Nord |
| Tag | Datum |
| Beginn, Ende | als Datum mit Uhrzeit, damit Nachtschichten über Mitternacht rechnen |
| Bedarf | Anzahl Personen |
| Qualifikation | Pflichtqualifikation für die Schicht |
| Teamlead |
3. Zuordnungen
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| Schicht-ID | |
| Crew-ID | |
| Status | angefragt, zugesagt, abgesagt, erschienen |
| Check-in, Check-out | tatsächliche Zeiten |
Die Vorlagen als CSV: crew.csv, schichten.csv, zuordnungen.csv.
Die Prüfungen, die Sie brauchen
Doppelbelegung. Für jede Crew-ID dürfen sich zwei zugeordnete Schichten nicht überschneiden. In Excel: Zuordnungen mit Beginn und Ende aus der Schichttabelle anreichern, nach Crew-ID und Beginn sortieren, in einer Hilfsspalte prüfen, ob der Beginn der Zeile vor dem Ende der vorherigen Zeile derselben Person liegt.
Ruhezeit. Gleiche Sortierung, Hilfsspalte: Beginn der Zeile minus Ende der vorherigen Zeile derselben Person, in Stunden. Unter 11 rot. Diese Prüfung ist der Grund, warum alle Bereiche in einer Zuordnungstabelle stehen müssen: Die Nachtschicht an der Bar und die Frühschicht am Einlass müssen sich sehen.
70 Tage. Pro Crew-ID mit Beschäftigungsform kurzfristig: Vorbeschäftigungstage plus Anzahl der unterschiedlichen Tage mit Status zugesagt oder erschienen im Kalenderjahr. Über 70 rot, über 60 gelb, weil der nächste Einsatz noch kommt.
Minijob-Grenze. Pro Crew-ID mit Beschäftigungsform Minijob und Monat: Summe aus Stunden mal Stundenlohn. 2026 über 603 Euro rot.
Bedarf. Pro Schicht: Bedarf minus Anzahl zugesagt. Positiv heißt offen.
Wo die Tabelle bricht
- Selbstauskunft und Stammdaten. Die Crew schickt Daten per Mail, jemand tippt sie ab. Bei 300 Personen sind das zwei Tage und dreißig Fehler.
- Vier Versionen. Der Teamlead Bar hat Stand Dienstag, die Disposition Stand Donnerstag, das Lohnbüro Stand Montag danach.
- Zeiten. Check-in und Check-out werden geschätzt oder gerundet. Damit ist die Abrechnung angreifbar und die Zeiterfassungspflicht nicht erfüllt.
- Das zweite Event. Die 70 Tage und die Minijob-Grenze laufen über das Kalenderjahr. Zwei Dateien für zwei Events zählen nicht zusammen.
- Die Person, die die Formeln kennt. Sie ist im Juli im Urlaub.
Wann Excel reicht
Bis etwa 100 Crew an einem Tag, ohne kurzfristig Beschäftigte, mit einer Person, die die Datei allein pflegt. Darüber ist die Tabelle kein Plan mehr, sondern ein Risiko, das im Oktober das Lohnbüro bezahlt.