Sofortmeldung für Eventpersonal: Wer sie braucht, wann sie fällig ist, was sie kostet
Die Sofortmeldung nach § 28a Abs. 4 SGB IV gilt für Gastronomie, Schausteller, Messebau, Sicherheit und weitere Branchen. Ob Ihr Festival darunter fällt, was gemeldet wird und wie Sie es am Einsatztag hinbekommen.
Kurz gesagt
- Die Sofortmeldung ist eine zusätzliche Meldung an die Rentenversicherung, die spätestens bei Beschäftigungsaufnahme abgegeben sein muss. Sie ersetzt nicht die normale Anmeldung zur Sozialversicherung.
- Pflichtig sind bestimmte Branchen, darunter Gaststätten und Beherbergung, Schaustellergewerbe, Messebau, Wach- und Sicherheitsgewerbe, Gebäudereinigung, Speditionen und Baugewerbe. Ein Veranstalter fällt darunter, wenn sein Betrieb oder der betroffene Betriebsteil zu einer dieser Branchen gehört.
- Eine fehlende oder verspätete Sofortmeldung kostet bis 25.000 Euro Bußgeld, ein nicht mitgeführter Ausweis bis 5.000 Euro. Zoll und Rentenversicherung prüfen bei Festivals gezielt Bar, Security und Aufbau.
- § 28a Abs. 4 SGB IV
- § 2a SchwarzArbG
- § 8 SchwarzArbG
- § 111 Abs. 1 Nr. 2 SGB IV
- § 6 DEÜV
Die Sofortmeldung ist eine Meldung an die Datenstelle der Rentenversicherung, die der Arbeitgeber spätestens bei Aufnahme der Beschäftigung abgeben muss, wenn sein Betrieb zu einer der in § 28a Abs. 4 SGB IV genannten Branchen gehört. Sie soll Schwarzarbeit erschweren: Ein Prüfer am Festivalgelände kann in Echtzeit sehen, ob die Person an der Bar gemeldet ist. Für Veranstalter ist sie keine Frage der Beschäftigungsform, sondern der Branche, in der die Person eingesetzt wird.
Sofortmeldepflichtige Branchen nach § 28a Abs. 4 SGB IV
Das Gesetz zählt die Branchen abschließend auf:
- Baugewerbe
- Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
- Personenbeförderungsgewerbe
- Speditions-, Transport- und damit verbundenes Logistikgewerbe
- Schaustellergewerbe
- Unternehmen der Forstwirtschaft
- Gebäudereinigungsgewerbe
- Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen
- Fleischwirtschaft
- Prostitutionsgewerbe
- Wach- und Sicherheitsgewerbe
Für ein Festival sind vier davon relevant: das Gaststättengewerbe für Ausschank und Catering, das Schaustellergewerbe für Fahrgeschäfte und Buden, der Messebau für Auf- und Abbau, und das Wach- und Sicherheitsgewerbe für Security. Die Bühnencrew, das Einlasspersonal und die Volunteers am Infopoint fallen nach dem Wortlaut nicht darunter, solange der Betrieb des Veranstalters nicht insgesamt einer der Branchen zuzuordnen ist.
| Bereich beim Festival | Branche nach § 28a Abs. 4 SGB IV | Sofortmeldung |
|---|---|---|
| Bar, Ausschank, Catering in eigener Regie | Gaststättengewerbe | Ja, für den gastronomischen Betriebsteil |
| Security mit eigenen Angestellten | Wach- und Sicherheitsgewerbe | Ja; bei einem beauftragten Sicherheitsdienst meldet dieser |
| Fahrgeschäfte, Buden, Spielstände | Schaustellergewerbe | Ja, beim Betreiber |
| Auf- und Abbau, wenn der Betrieb Messen und Ausstellungen auf- und abbaut | Messebau | Ja, beim Messebaubetrieb |
| Shuttle mit eigenem Fahrdienst | Personenbeförderung | Nur, wenn der Betrieb dieser Branche zuzuordnen ist; ein beauftragter Busbetrieb meldet selbst |
| Bühnencrew, Einlass, Infopoint, Produktionsbüro | keine der genannten | Nein, solange der Betrieb nicht insgesamt einer Branche zuzuordnen ist |
| Ehrenamtliche Helfer | keine Beschäftigung | Nein |
Ob ein Betrieb pflichtig ist, entscheidet sein überwiegender Zweck. Bei gemischten Betrieben kann ein abgrenzbarer Betriebsteil für sich pflichtig sein: Der Veranstalter, der die Bars selbst betreibt, hat einen gastronomischen Betriebsteil. Diese Einordnung sollte schriftlich mit der Steuerberatung festgehalten werden, damit sie bei der Prüfung nicht am Zaun diskutiert werden muss.
Sofortmeldung in der Gastronomie
Die Festivalbar ist der häufigste Fall. Wer Ausschank und Catering selbst betreibt, meldet jede Barkraft vor der ersten Schicht, auch die Teilzeitkraft, den Minijobber und die kurzfristige Aushilfe für ein Wochenende. Die Beschäftigungsform entscheidet erst danach, wie die Person abgerechnet wird: als Minijob mit Personengruppe 109 oder als kurzfristige Beschäftigung nach der 70-Tage-Regelung mit Personengruppe 110. Für die Sofortmeldung spielt das keine Rolle.
Was gemeldet wird
Die Sofortmeldung enthält wenig:
- Familienname und Vorname
- Versicherungsnummer, ersatzweise Geburtsdatum, Geburtsort und Anschrift
- Betriebsnummer des Arbeitgebers
- Tag der Beschäftigungsaufnahme
Sie wird elektronisch übermittelt, über das Lohnprogramm oder das SV-Meldeportal, mit dem Meldegrund 20. Die normale Anmeldung zur Sozialversicherung (Meldegrund 10) folgt mit der ersten Entgeltabrechnung, spätestens sechs Wochen nach Beginn, und ist davon unabhängig. Nimmt die Person die Arbeit nicht auf, wird die Sofortmeldung storniert.
Wann sie fällig ist: spätestens bei Beschäftigungsbeginn
Spätestens bei Beschäftigungsaufnahme, also bevor die Person die erste Kiste trägt. Nicht am Abend, nicht am Montag danach. Für ein Festival mit 120 Barkräften, die Freitag um 14 Uhr anfangen, heißt das: Die Meldungen müssen Freitagvormittag raus, und dafür müssen die Versicherungsnummern Donnerstag vollständig sein.
Mitführungspflicht
In denselben Branchen müssen Beschäftigte nach § 2a SchwarzArbG ihren Personalausweis, Pass oder ein Ersatzdokument mitführen und bei einer Prüfung vorlegen. Der Arbeitgeber muss sie darauf schriftlich hinweisen und den Hinweis aufbewahren. Ein Satz im Bewerbungsformular mit Bestätigung erfüllt das.
Bußgeld bei fehlender Sofortmeldung
| Verstoß | Vorschrift | Bußgeld bis |
|---|---|---|
| Sofortmeldung nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig abgegeben | § 111 Abs. 1 Nr. 2 SGB IV | 25.000 Euro pro Fall |
| Beschäftigte führen den Ausweis nicht mit oder legen ihn nicht vor | § 8 Abs. 2 Nr. 1 SchwarzArbG | 5.000 Euro |
| Arbeitgeber gibt den schriftlichen Hinweis auf die Mitführungspflicht nicht oder bewahrt ihn nicht auf | § 8 Abs. 2 Nr. 2 SchwarzArbG | 1.000 Euro |
Das Bußgeld für die Sofortmeldung trifft den Arbeitgeber und gilt pro Person, die nicht gemeldet war. Bei 20 Barkräften ohne Meldung ist das Risiko kein Einzelbetrag. Bei einer Prüfung durch die Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls kommen die Fragen nach Mindestlohn, Arbeitszeitnachweisen und Sozialversicherungsstatus gleich mit. Festivals werden geprüft, weil dort viele Aushilfen an wenigen Tagen zusammenkommen. Was die Prüfer bei den Arbeitszeitnachweisen sehen wollen, steht im Artikel zur Zeiterfassungspflicht beim Festival und im Handbuch-Eintrag Arbeitszeitdokumentation.
So bekommen Sie es am Einsatztag hin
- Versicherungsnummer im Bewerbungsprozess abfragen. Wer sie bei der Bewerbung eintragen muss, hat sie am Einsatztag. Wer sie am Einsatztag abfragt, bekommt Geburtsdaten und Rätselraten.
- Beschäftigungsbeginn aus dem Schichtplan. Der erste geplante Schichttag ist der Tag der Beschäftigungsaufnahme. Ändert sich die Schicht, ändert sich das Datum.
- Meldeliste am Vortag an das Lohnbüro. Alle Personen mit erstem Einsatz am Folgetag, mit Versicherungsnummer und Beginn, als Export. Das Lohnbüro meldet in einem Lauf.
- Stornoliste danach. Wer nicht erschienen ist, wird storniert, bevor die Anmeldung erzeugt wird.
- Hinweis zur Mitführungspflicht als Pflichtfeld im Bewerbungsformular.
Die Sofortmeldung ist der erste Schritt der Abrechnung, nicht ein eigener Prozess. Wie die Stammdaten aus der Bewerbung weiter bis in die Importdatei für DATEV laufen, zeigen die Artikel Lohnabrechnung für Eventpersonal automatisieren und DATEV LODAS Import aus der Zeiterfassung.