Zeiterfassungspflicht beim Festival: Was seit dem BAG-Beschluss gilt und wie Sie 800 Crew erfassen

Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) steht fest: Arbeitgeber sind nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem Beginn und Ende und damit die Dauer der Arbeitszeit einschließlich der Überstunden erfasst wird. Das BAG hat damit das Urteil des Europäischen Gerichtshofs von 2019 für Deutschland umgesetzt. Für Veranstalter ist das weniger neu, als es klingt: Für Minijobber und kurzfristig Beschäftigte verlangte § 17 MiLoG die Aufzeichnung schon seit 2015, und die meisten Festivalcrews bestehen genau aus diesen Beschäftigten.

Was erfasst werden muss

• Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, für jeden Arbeitnehmer einzeln.
• Pausen mittelbar: Aus Beginn, Ende und Dauer ergibt sich, ob die Pause nach § 4 ArbZG gewährt wurde.
• Überstunden, also alles über 8 Stunden, ausdrücklich nach § 16 Abs. 2 ArbZG.
• Zeitnah: nach § 17 MiLoG spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Arbeitstag folgenden Kalendertages.
• Aufbewahrung: zwei Jahre.

Nicht verlangt ist eine bestimmte Technik. Verlangt ist ein System, das objektiv, verlässlich und zugänglich ist, so die Formulierung des EuGH. Die Gewerbeaufsicht und die Finanzkontrolle Schwarzarbeit prüfen, ob die Aufzeichnungen vollständig sind und mit dem Schichtplan und den Lohnabrechnungen zusammenpassen.

Was kein Nachweis ist

1. Der Schichtplan. Er zeigt, was geplant war. Der Prüfer fragt, was gearbeitet wurde.
2. Die Lohnabrechnung. Sie zeigt Stunden, nicht Beginn und Ende.
3. Die WhatsApp-Nachricht „bin da“. Kein Ende, keine Dauer, kein System.
4. Die Papierliste, die am Montag ausgefüllt wird. Sie ist zulässig, aber am Festival unrealistisch: Die Liste liegt an einem Ort, die Crew arbeitet an zwanzig, der Regen erledigt den Rest.

Warum Papier am Festival scheitert

Ein Festival mit 800 Crew und vier Tagen erzeugt rund 2.400 Zeitpaare. Auf Papier heißt das: 20 Listen an 20 Orten, Schichtleiter, die abends nachtragen, Zeiten, die auf die volle Stunde gerundet werden, und ein Lohnbüro, das drei Wochen lang abtippt. Bei der Prüfung fehlen die Listen von der Bar am Samstag, und der Lohnstreit über die zwei Stunden Abbau lässt sich nicht entscheiden, weil niemand weiß, wann Schluss war.

Wie Check-in per QR-Code funktioniert

Das Prinzip ist einfach: Die Person hat einen QR-Code in der App oder auf dem Ausweis. Am Einsatzort scannt der Supervisor beim Kommen und beim Gehen. Jeder Scan erzeugt einen Zeitstempel mit Person, Schicht, Ort und Scanner. Drei Dinge entscheiden, ob das am Festival trägt:

• Offline-Fähigkeit. Am Bühnenzaun gibt es kein Netz. Der Scan muss lokal gespeichert und später synchronisiert werden, sonst steht die Schlange.
• Zuordnung zur Schicht. Der Check-in um 13:52 Uhr gehört zur Schicht 14 bis 22 Uhr. Erst die Zuordnung macht aus einem Zeitstempel eine abrechenbare Zeit mit Zuschlägen.
• Kontrolle in Echtzeit. Wer um 14:15 Uhr sieht, dass am Einlass drei Check-ins fehlen, kann handeln. Wer es am Montag sieht, hat den Ausfall bezahlt.

Der Selbst-Check-in durch die Person ist zulässig, solange der Arbeitgeber die Erfassung kontrolliert. In der Praxis ist die Bestätigung durch den Supervisor der bessere Nachweis, weil sie zwei Personen an den Zeitstempel bindet.

Was das Lohnbüro braucht

Aus den Zeitpaaren entstehen Stunden, Pausen und Zuschläge. Damit das ohne Nacharbeit klappt, müssen die Regeln vorher feststehen: ab wann Nachtzuschlag, wie Pausen abgezogen werden, wie Rundung funktioniert. Dann ist der Monatsabschluss ein Export, kein Abtippen. Für die Prüfung gehören die Rohdaten, also die Zeitstempel, zwei Jahre ins Archiv, auch wenn die Lohnabrechnung längst fertig ist.