HR-Kommunikation: E-Mails, Dokumente & Aufgaben
E-Mails senden, Dokumente verwalten, Aufgaben verfolgen und Automatisierungen konfigurieren.
Berechtigung erforderlich
Dieser Leitfaden behandelt die Kommunikations- und Aufgabenverwaltungstools, die HR-Administratoren in EVENTRA zur Verfugung stehen. Diese Funktionen erfordern die Berechtigung Planung & Buchhaltung.
1. E-Mail-Verwaltung
Der E-Mail-Bereich bietet eine vollständige Übersicht über alle systemgenerierten E-Mails, die an Mitarbeiter gesendet wurden. Sie können Zustellstatus einsehen, nach Tags oder Status filtern und einzelne E-Mail-Inhalte prüfen.
Zugang zum E-Mail-Protokoll
- Öffnen Sie den HR-Bereich über die Hauptnavigation.
- Navigieren Sie zum Bereich E-Mails.
- Sie sehen eine Tabelle mit dem Titel E-Mails, die alle gesendeten E-Mails auflistet.
Die E-Mail-Tabelle verstehen
Die Tabelle zeigt folgende Spalten:
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| Status | Zustellstatus-Badge (siehe unten) |
| Empfanger | Name und E-Mail-Adresse des Empfangers |
| Betreff | Betreffzeile der E-Mail |
| Datum | Datum und Uhrzeit des Versands (zeigt "Heute" für heute, "Gestern" für gestern) |
| Aktionen | Aktionen-Dropdown-Menü |
E-Mail-Zustellstatus
Fahren Sie mit der Maus über ein Status-Badge, um ein Erklärungspanel mit dem Titel E-Mail Status Erklärung zu sehen. Die möglichen Status sind:
| Status | Bedeutung | Farbe |
|---|---|---|
| Created | E-Mail wurde erstellt und wartet auf Versendung | Grau |
| Sent | E-Mail wurde erfolgreich an Amazon SES übermittelt | Blau |
| Delivered | E-Mail wurde erfolgreich an den Empfanger zugestellt | Grün |
| Opened | E-Mail wurde vom Empfanger geöffnet | Grün |
| Clicked | Ein Link in der E-Mail wurde vom Empfanger angeklickt | Grün |
| DeliveryDelayed | Zustellung verzögert, wird erneut versucht | Gelb |
| Delayed | Versendung verzögert aufgrund temporarer Probleme | Gelb |
| Bounced | E-Mail konnte nicht zugestellt werden (ungültige Adresse oder Postfach voll) | Rot |
| Complained | E-Mail wurde als Spam markiert | Rot |
| Rejected | E-Mail wurde vom Empfangerserver abgelehnt | Rot |
| Failed | Versendung fehlgeschlagen aufgrund eines technischen Fehlers | Rot |
E-Mails filtern
- Nach Tag: Verwenden Sie das Dropdown Tag (standardmäßig "Alle Tags"), um E-Mails nach ihrem zugeordneten Tag zu filtern.
- Nach Status: Klicken Sie auf die Status-Badges im unteren Filterbereich. Jedes Badge zeigt die Anzahl für diesen Status (z.B. "Delivered: 42"). Klicken Sie auf ein Badge, um den Filter ein- oder auszuschalten.
- Nach Suche: Verwenden Sie das Suchfeld, um E-Mails nach Empfangername, E-Mail-Adresse oder Betreff zu finden.
E-Mail-Inhalt anzeigen
- Doppelklicken Sie auf eine E-Mail-Zeile, oder klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie Details anzeigen.
- Ein Dialog öffnet sich mit dem E-Mail-Betreff, dem Empfanger (bezeichnet als Empfanger:) und einer gerenderten Vorschau des E-Mail-Inhalts.
- Schließen Sie den Dialog, indem Sie außerhalb klicken oder die X-Schaltflache drucken.
E-Mail-Liste aktualisieren
Klicken Sie auf die Schaltflache Aktualisieren (mit dem Aktualisierungssymbol), um die E-Mail-Daten neu zu laden.
2. Dokumentenverwaltung
Der Dokumentenbereich bietet einen Dateimanager, in dem Sie Dateien und Ordner hochladen, organisieren, umbenennen, taggen und löschen können.
Zugang zu Dokumenten
- Öffnen Sie den HR-Bereich über die Hauptnavigation.
- Navigieren Sie zum Bereich Dokumente.
- Sie sehen eine Dateitabelle mit den Spalten: Name, Tag, Anderungsdatum, Größe und Art.
Dateien hochladen
- Klicken Sie auf die Schaltflache Hochladen in der Symbolleiste.
- Wählen Sie eine oder mehrere Dateien von Ihrem Computer aus.
- Die Dateien werden hochgeladen und erscheinen in der Tabelle.
Einschränkungen
- Maximale Dateigröße: 10 MB pro Datei.
- Wenn eine Datei die Größenbeschränkung überschreitet, sehen Sie die Fehlermeldung: "[Dateiname]" ist zu gross. Maximale Dateigröße: 10 MB.
- Wenn das Dateiformat nicht unterstützt wird, sehen Sie: "[Dateiname]" hat ein nicht unterstütztes Format.
Ordner erstellen
- Klicken Sie auf die Schaltflache Neuer Ordner in der Symbolleiste.
- Ein neuer Ordner erscheint in der Tabelle mit einem Inline-Textfeld.
- Geben Sie den Ordnernamen ein und drucken Sie Enter zum Bestätigen oder Escape zum Abbrechen.
Dateien organisieren
- Drag & Drop: Ziehen Sie Dateien und Ordner, um sie in andere Ordner zu verschieben.
- Ordner auf-/zuklappen: Klicken Sie auf eine Ordnerzeile, um den Inhalt auf- oder zuzuklappen. Ein Pfeilsymbol dreht sich, um den aktuellen Zustand anzuzeigen.
Kontextmenu-Aktionen
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Datei oder einen Ordner, um das Kontextmenu zu öffnen:
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Neuer Ordner | Erstellt einen neuen Ordner an dieser Position |
| Herunterladen | Ladt die Datei herunter (nur bei Dateien) |
| Umbenennen | Benennt die Datei oder den Ordner inline um |
| Tag | Weist einen Tag zu (aktuell verfügbar: Vertragsvorlage) |
| Löschen | Loscht die Datei oder den Ordner |
Dateien löschen
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei oder den Ordner und wählen Sie Löschen.
- Ein Bestätigungsdialog erscheint:
- Für Dateien: Möchten Sie "[Name]" wirklich löschen?
- Für Ordner: Möchten Sie den Ordner "[Name]" und alle darin enthaltenen Dateien und Unterordner wirklich löschen?
- Klicken Sie auf Löschen zum Bestätigen oder Abbrechen zum Abbrechen.
- Bei Erfolg erscheint eine Bestatigungsmeldung: "[Name]" gelöscht.
Dateien taggen
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Datei oder einen Ordner und fahren Sie über Tag.
- Wählen Sie Vertragsvorlage, um die Datei als Vertragsvorlage zu kennzeichnen. Ein Häkchen erscheint neben dem aktiven Tag.
- Wählen Sie Tag entfernen, um den Tag zu entfernen.
Hinweis
Wenn ein Ordner getaggt wird, erhalten alle darin enthaltenen Dateien denselben Tag.
3. Aufgaben (Todo-Board)
Der Aufgabenbereich (im UI als Aufgaben bezeichnet) zeigt HR-Handlungsbedarfe, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern. Diese sind systemgenerierte Warnungen über Datenqualitätsprobleme.
Zugang zu Aufgaben
- Öffnen Sie den HR-Bereich über die Hauptnavigation.
- Navigieren Sie zum Bereich Aufgaben.
- Die Tabelle zeigt alle aktuellen HR-Aufgaben, standardmäßig werden ungelesene Eintrage angezeigt.
Aufgabenkategorien
Aufgaben sind in vier Kategorien organisiert, jeweils als farbiges Badge dargestellt:
| Kategorie | Badge-Text | Schweregrad | Beschreibung |
|---|---|---|---|
| Duplikate | Duplikat | Hoch (rot) | Mögliche doppelte Mitarbeiter erkannt (übereinstimmende Steuer-ID oder SV-Nummer) |
| Platzhalter | Platzhalter | Hoch (rot) | Mitarbeiter verwenden Platzhalterwerte für Steuer-ID oder SV-Nummer |
| Beschäftigung | Beschäftigung | Mittel (orange) | Beschäftigungsstatus-Probleme (z.B. fehlender Beschäftigungstyp) |
| Monatsabschluss | Monatsabschluss | Niedrig (blau) | Monatsabschluss-Aufgaben |
Platzhalter verstehen
Platzhalter-Erklärung
EVENTRA verwendet zwei Platzhalter für Steuer-ID und SV-Nummer, damit Mitarbeiter geplant werden können, die diese Daten noch nicht kennen. Dies kann speziell bei auslandischen Mitarbeitern der Fall sein. Diese Platzhalter werden vom Stammdatenformular akzeptiert, sollten aber schnellstmoglich durch die korrekten Daten ersetzt werden.
- Steuer-ID: 83189264182
- SV-Nummer: 00010149A000
Aufgaben filtern
- Nach Status: Klicken Sie auf die Schaltflache Status, um zwischen folgenden Optionen zu wechseln:
- Alle (alle Eintrage)
- Offen (ungelesene/offene Eintrage)
- Erledigt (abgeschlossene/gelesene Eintrage)
- Nach Kategorie: Klicken Sie auf die Kategorie-Badges unten (z.B. "Duplikate: 3"), um nach dieser Kategorie zu filtern.
- Nach Suche: Verwenden Sie das Suchfeld, um nach Titel, Beschreibung, Benutzername oder E-Mail zu filtern.
Aufgaben verwalten
- Klicken Sie auf Erledigt (mit grunem Häkchen), um eine offene Aufgabe als erledigt zu markieren.
- Klicken Sie auf Offen (mit rotem X), um eine erledigte Aufgabe wieder zu öffnen.
- Wenn eine Aufgabe als erledigt markiert ist, zeigt das Info-Symbol beim Hovern an, wer sie markiert hat und wann (z.B. Erledigt am [Datum] Uhr).
- Klicken Sie auf einen Benutzernamen in der Spalte Benutzer, um zu dessen Profil zu navigieren.
E-Mail-Adressen kopieren
Am unteren Rand der Seite klicken Sie auf die Schaltflache E-Mails kopieren, um alle sichtbaren Mitarbeiter-E-Mail-Adressen in Ihre Zwischenablage zu kopieren. Die Schaltflache zeigt die Anzahl an (z.B. E-Mails kopieren (12)).
4. Automatisierungen (In Entwicklung)
Die Automatisierungsfunktion ermöglicht es Ihnen, automatisierte Workflows zu erstellen, die durch bestimmte Ereignisse ausgelost werden. Diese Funktion befindet sich derzeit in der Entwicklung.
Aktueller Stand
Wenn Sie zum Automatisierungsbereich navigieren, sehen Sie:
- Eine Überschrift: Automatisierungen
- Eine Beschreibung: Erstelle automatische Workflows für Benachrichtigungen, Datei-Zuweisungen und mehr.
- Eine Schaltflache Neuer Workflow zum Erstellen neuer Automatisierungen.
Verfügbare Ausloser (Vorschau)
Das System unterstützt folgende Workflow-Ausloser:
| Ausloser | Bezeichnung |
|---|---|
| Benutzer registriert | Benutzer registriert |
| Benutzerdaten vollständig | Benutzerdaten vollständig |
| Bewerbung eingereicht | Bewerbung eingereicht |
| Schicht zugewiesen | Schicht zugewiesen |
| Schicht angenommen | Schicht angenommen |
| Zeitplan (wiederkehrend) | Zeitplan |
Verfügbare Aktionen (Vorschau)
| Aktion | Bezeichnung |
|---|---|
| E-Mail senden | |
| Datei zuweisen | Datei |
| Dokument generieren | Dokument |
Hinweis
Diese Funktion befindet sich in aktiver Entwicklung. Der Workflow-Designer, Bedingungen, Verzogerungen und Aktionskonfigurationspanels werden noch erstellt. Die vollständige Funktionalität wird in einem zukünftigen Release verfügbar sein.
5. Dokumenten-Workflows / Vertragsmanagement (In Entwicklung)
Der Bereich Dokumenten-Workflows (bezeichnet als Vertragsmanagement) ist für die Verwaltung von Arbeitsvertragsvorlagen und zugehörigen Dokumenten konzipiert. Diese Funktion befindet sich derzeit in der Entwicklung.
Aktueller Stand
Die Seite zeigt drei Tabs:
| Tab | Bezeichnung | Beschreibung |
|---|---|---|
| Information | Information | Allgemeine Informationen zum Vertragsmanagementsystem |
| Allgemeiner AV (digital) | Allgemeiner Arbeitsvertrag (digital) | Upload und Verwaltung digitaler Vertragsvorlagen |
| Befristungsblatt (schriftlich) | Befristungsblatt (Papier) | Verwaltung papierbasierter Befristungsdokumente |
Die Seitenbeschreibung lautet: Konfiguration der digitalen und schriftlichen Vertragsdokumente für rechtssichere Arbeitsvertrage.
Hinweis
Diese Funktion befindet sich in aktiver Entwicklung. Vertragsvorlagen-Upload, Stapelgenerierung und digitale Signaturfunktionen sind für ein zukünftiges Release geplant.