Glossar
Die wichtigsten Begriffe und Konzepte der EVENTRA-Plattform.
Dieses Glossar definiert die wichtigsten Begriffe und Konzepte, die in der EVENTRA-Plattform verwendet werden.
Allgemeine Plattformbegriffe
Abonnement
Das Abonnement bestimmt, welche Funktionen und wie viele HR-Lizenzen Ihrer Organisation zur Verfugung stehen. Stufen: Free, Professional, Enterprise.
Abrechnung
Der Buchhaltungs- und Lohnabrechnungsprozess für die Berechnung von Mitarbeiterlohnen, einschließlich Zuschläge, Boni und Abzüge.
Akkreditierung
Der Prozess der Überprüfung und Autorisierung von Personal für die Arbeit bei Veranstaltungen. Umfasst Credential-Zuweisung, ZVÜ-Sicherheitsuberprufung und Check-in/Check-out vor Ort.
Anzeigename
Der öffentlich sichtbare Name Ihrer Organisation, der auf der Landing Page, in E-Mails und auf der gesamten Plattform angezeigt wird.
Aufgaben
Systemgenerierte HR-Handlungsbedarfe, die auf Datenqualitätsprobleme hinweisen, wie doppelte Mitarbeiter, Platzhalterdaten oder fehlende Beschäftigungsinformationen.
Beschaftigungs- und Lohnbegriffe
ArbZG (Arbeitszeitgesetz)
Deutsches Bundesgesetz über Arbeitszeiten, Pausenzeiten und Ruhezeiten. EVENTRA berechnet Pausenzeiten und kennzeichnet mögliche Verstöße gemäß den ArbZG-Anforderungen.
Bewegungsdaten
Zeitabhängige Mitarbeiterdaten wie geleistete Arbeitsstunden, Schichtzuweisungen und Check-in/Check-out-Aufzeichnungen, im Gegensatz zu statischen Stammdaten.
Brutto (Beschäftigungstyp)
Kurzfristig Beschäftigte mit Bruttolohnzahlung. Diese Mitarbeiter sind unter bestimmten Bedingungen von Sozialversicherungsbeitragen befreit. Interner Code: 110.
Geringfügig Beschäftigte
Siehe: Minijob.
Kurzfristig Beschäftigte
Arbeitnehmer, die nur für eine begrenzte Zeit beschäftigt werden und von Sozialversicherungsbeitragen befreit sind, wenn sie nicht berufsmassig tatig sind und bestimmte zeitliche Grenzen nicht uberschreiten. Umfasst sowohl den Beschäftigungstyp Brutto als auch Netto.
Lohnart
Ein Code, der in Lohnabrechnungssystemen verwendet wird, um verschiedene Vergütungsarten zu kategorisieren (z.B. Grundlohn, Zuschläge, Boni). Wird beim Lohnexport für die Integration mit externen Buchhaltungssystemen verwendet.
Minijob (Beschäftigungstyp)
Geringfügig entlohnte Beschäftigte (Minijobber) mit einer maximalen monatlichen Verdienstgrenze. Die Sozialversicherungsbeitrage sind reduziert, und der Arbeitgeber trägt pauschale Abgaben. Interner Code: 109.
Netto (Beschäftigungstyp)
Kurzfristig Beschäftigte mit Nettolohnauszahlung. Der Lohn wird bereits netto ausgezahlt, wodurch sich die Abrechnung vereinfacht. Interner Code: 110-N.
Rechnung (Beschäftigungstyp)
Nicht meldepflichtige Beschäftigte (Rechnungssteller), die als Selbstständige tatig sind und Rechnungen für ihre Dienstleistungen stellen. Sie fuhren ihre Steuern selbst ab. Interner Code: 900.
Stammdaten
Statische Mitarbeiterinformationen wie Name, Adresse, Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer, Bankdaten und Beschäftigungstyp. Müssen ausgefüllt werden, bevor ein Mitarbeiter Schichten zugewiesen werden kann.
Stotax
Ein externes Lohnabrechnungs-/Steuerverarbeitungssystem, das für die Mitarbeiterregistrierung, Steuerberechnungen und den Lohndatenexport verwendet wird. Die Integration ermöglicht die automatische Synchronisation von Mitarbeiterdaten.
Zuschlag
Zusätzliche Vergütung, die Mitarbeitern für Arbeit unter bestimmten Bedingungen gezahlt wird, z.B. Nachtschichten, Wochenenden oder Feiertage. Wird über das Zeitregelsystem konfiguriert.
Event- und Personalbegriffe
Gewerk
Eine Kategorie, die die Art der Arbeit oder Fähigkeiten beschreibt (z.B. Produktion, Sicherheit, Catering). Unternehmen und Mitarbeiter werden nach ihrem zugewiesenen Gewerk innerhalb von Events organisiert.
Schicht
Ein definierter Arbeitszeitraum innerhalb eines Events mit Startzeit, Endzeit und zugewiesener Tätigkeit. Mitarbeiter werden in Schichten eingeplant.
Tätigkeit
Eine spezifische Arbeitsrolle oder Aufgabe innerhalb einer Event-Struktur. Tätigkeiten sind unter Einheiten organisiert und können Sichtbarkeits- und Anforderungs-Tags zugewiesen bekommen.
Tag-System
Sichtbarkeits-Tags (Visibility Tags)
Hinweis
Tags, die steuern, welche Mitarbeiter bestimmte Tätigkeiten sehen und sich darauf bewerben können. Ein Mitarbeiter muss mindestens einen ubereinstimmenden Sichtbarkeits-Tag haben, um eine Tätigkeit in seiner Bewerbungsliste zu sehen.
Anforderungs-Tags (Requirement Tags)
Hinweis
Tags, die Qualifikationen oder Anforderungen für eine Tätigkeit definieren. Werden verwendet, um zu prüfen, ob ein Mitarbeiter für die Zuweisung zu einer bestimmten Tätigkeit qualifiziert ist.
Benutzerrollen
Junior
Standard-Mitarbeiterrolle. Kann verfugbare Events einsehen, sich für Schichten bewerben, den eigenen Zeitplan anzeigen, Zeiterfassungen eingeben und persönliche Daten verwalten.
Supervisor
Teamleiter-Rolle. Hat alle Junior-Fähigkeiten plus die Möglichkeit, Mitarbeiter-Zeiterfassungen zu bestätigen und Teammitglieder vor Ort zu verwalten.
HR
Human-Resources-Administratorrolle. Hat Zugriff auf das vollständige HR-Dashboard einschließlich Eventplanung, Mitarbeiterverwaltung, Lohnabrechnung, Einstellungen und alle administrativen Funktionen. Spezifische Fähigkeiten hangen von den zugewiesenen Berechtigungen ab (Planung & Buchhaltung, Systemeinstellungen, Zahlungsberechtigung).
accJunior
Standard-Akkreditierungsmitarbeiterrolle. Kann ZVÜ-Daten einreichen, den Akkreditierungsstatus einsehen und QR-Codes bei Veranstaltungen vorzeigen.
accSupervisor
Akkreditierungs-Supervisorrolle für Dienstleister-Unternehmen. Kann die Mitarbeiter des eigenen Unternehmens im Akkreditierungssystem verwalten, Statistiken auf Unternehmensebene einsehen und neue Mitarbeiter hinzufügen.
Authority (Behörde)
Akkreditierungs-Behordenrolle. Hat vollen administrativen Zugriff auf das Akkreditierungssystem, kann ZVÜ-Antrage prüfen und genehmigen und alle Unternehmen und Mitarbeiter verwalten.
Beschaftigungstypen
| Code | Typ | Deutsche Bezeichnung | Beschreibung |
|---|---|---|---|
| 110 | Brutto | Kurzfristig Beschäftigte | Kurzfristig Beschäftigte mit Bruttolohnzahlung |
| 110-N | Netto | Kurzfristig Beschäftigte (Nettolohn) | Kurzfristig Beschäftigte mit Nettolohnauszahlung |
| 109 | Minijob | Geringfügig Beschäftigte (Minijobber) | Geringfügig Beschäftigte mit monatlicher Verdienstgrenze |
| 900 | Rechnung | Nicht meldepflichtig (Rechnungssteller) | Selbstständige/Auftragnehmer, die Rechnungen stellen |
Feature-Add-Ons
Akkreditierung & ZVÜ
Vollständige Akkreditierungsverwaltung einschließlich ZVÜ-Sicherheitsuberprufungsintegration, Credential-Konfiguration, QR-basiertem Check-in/out und Dienstleister-Unternehmensverwaltung für Events.
Dienstleister-Management
Umfassendes Management von externen Dienstleistern und Partnerunternehmen, einschließlich Einladungs-Workflows und gewerkbasierter Organisation.
Dokumenten-Management
Zentrale Dokumentenverwaltung mit Dateiorganisation, Tagging und Zugriffskontrollen.
Lohnbuchhaltungs-Integration
Integration mit externen Lohnabrechnungssystemen (z.B. Stotax) für automatisierten Lohndatenexport und Mitarbeiterregistrierung.
Social Login (SSO)
Single-Sign-On-Funktionalität mit Apple- und Google-Konten für vereinfachte Mitarbeiteranmeldung.
Smart Wallets
Integration mit Apple Wallet und Google Pay für digitale Mitarbeiter-Credentials und Event-Passe.
KI-Mitarbeiter-Zuordnung (AI Matching)
KI-gestützte automatische Zuordnung von Mitarbeitern zu Schichten und Teams basierend auf Qualifikationen, Verfügbarkeit und bisheriger Leistung.
Support-Chat
Direkter Nachrichtenkanal zwischen Mitarbeitenden und dem HR-Team, mit Anhängen und einer internen Weiterleitung an das EVENTRA-Tech-Team.
Gastronomie
Anbindung an das Kassensystem (BookZuck): legt Kassenkonten für Barpersonal an, vergibt Login-Codes und verschickt sie per E-Mail.
Ehrenamts-Modus
Blendet die gesamte Lohnbuchhaltung aus und schaltet stattdessen die Anerkennung frei -- Kennzahlen, Stufen und Abzeichen für Freiwillige.
Betrieb & Auswertung
Live-Übersicht (Live-Tag)
Die Echtzeitansicht des laufenden Eventtages: fehlende Check-ins, überfällige Check-outs, Erfassungsgrad, Pünktlichkeit und Tagesverlauf. Erscheint in der Navigation nur, wenn für den Tag mindestens fünf besetzte Schichten geplant sind.
Erfassungsgrad
Der Anteil der bereits fälligen Stempelungen, die tatsächlich erfasst sind -- getrennt für Check-ins und Check-outs.
Angenommene Schichtdauer
Die unter Einstellungen › Zeiterfassung hinterlegte Dauer, die für Schichten ohne feste Zeiten angenommen wird -- für Kostenprognosen und für die geplante Kurve im Tagesverlauf.
70-Tage-Regelung
Die Obergrenze für kurzfristige Beschäftigung im Kalenderjahr. Ab der konfigurierten Grenze (in Deutschland 70 Tage) entfällt die Sozialversicherungsfreiheit. Die Grenze gilt arbeitgeberübergreifend.
Übertrag
Arbeitstage, die eine kurzfristig beschäftigte Person im laufenden Jahr bereits bei anderen Arbeitgebern geleistet hat und die deshalb von Hand nachgetragen werden.
Monatsabschluss / Abschluss vorbereiten
Die Plausibilitätsprüfung vor dem Lohndatenexport: Sie gleicht Schichtplan und Zeiterfassung ab und meldet Zeiten ohne Schicht, Schichten ohne freigegebene Zeit und Zeiten vor der ersten Schicht.
Anerkennung
Die Auswertung und Konfiguration ehrenamtlicher Leistungen: Kennzahlen, Rang, Stufen und Abzeichen.
Automatisierung (Workflow)
Ein Ablauf aus Auslöser, Bedingungen, optionaler Verzögerung und Aktionen -- etwa „Bewerbung eingereicht → drei Tage warten → Dokument anfordern".
Inhalte & Sprachen
Quellsprache
Die Sprache, in der Inhalte geschrieben werden. Alle Übersetzungen entstehen aus ihr; sie ist immer aktiv.
Aktive Sprachen
Die Sprachen, in die Inhalte übersetzt werden. Wird eine deaktiviert, bleiben ihre Übersetzungen erhalten.
Text (Übersetzungsstand)
Ein einzelnes Feld -- zum Beispiel der Name oder die Beschreibung einer Veranstaltung, nicht die Veranstaltung insgesamt.
Stammdatenformular
Die frei definierbaren Zusatzfelder, die Mitarbeitende zu den fest vorgegebenen Stammdaten ausfüllen -- etwa T-Shirt-Größe oder Führerscheinklasse. Dasselbe Werkzeug erzeugt auch Zusatzschritte in Bewerbung und Akkreditierung.
Tätigkeitsschlüssel
Der Schlüssel, den jede abrechenbare Aufgabe für den Lohndatenexport benötigt. Er wird über alle Events hinweg nach Aufgabennamen gepflegt.
Akkreditierungsbegriffe
Credential
Ein spezifischer Zugangspass- oder Autorisierungstyp, der Mitarbeitern für den Eventzugang zugewiesen wird (z.B. "P - Produktion (Pass)", "B - Behörde (Pass)"). Credentials werden in den Einstellungen konfiguriert und während des Akkreditierungsprozesses zugewiesen.
ZVÜ (Zuverlässigkeitsüberprüfung)
Eine polizeiliche Hintergrundprufung, die für Personal erforderlich ist, das an Hochsicherheits-Veranstaltungsorten in Deutschland arbeitet. Der 3-Schritte-Prozess umfasst die Eingabe persönlicher Daten, die Annahme der Bedingungen und die Prüfung/Genehmigung.
Check-in / Check-out
Der Prozess der Registrierung der Ankunft und des Verlassens eines Mitarbeiters am Veranstaltungsort, typischerweise durch Scannen des QR-Codes mit dem EVENTRA-Scanner.