Zeiterfassung & Anwesenheit

Der Bereich Zeiterfassung ermöglicht es HR-Managern, Arbeitszeiten von Mitarbeitern einzusehen, zu erstellen, zu bearbeiten und freizugeben. Sie erreichen ihn über Zeiterfassung in der Sidebar unter "Event planen". Der Unterpunkt Teamleiter bietet die Teamleiterverwaltung für Check-In-/Check-Out-Vorgänge.

Zeiterfassungs-Übersicht

Die Seite zeigt eine paginierte Datentabelle mit dem Titel Zeiterfassungen und allen Zeiteinträgen für das ausgewählte Event.

Tabellenspalten

Spalte	Beschreibung
Info	Indikatoren für Problem- und Teamleiternotizen. Symbole erscheinen, wenn Notizen vorhanden sind.
Mitarbeiter	Mitarbeitername mit Profilbild und Hover-Karte
Position	Event-Name (fett) und Tätigkeitsname (darunter, heller)
Check-In	Check-In-Uhrzeit und -Datum. Überfahren Sie das Kamera-Symbol für den exakten Zeitstempel und wer den Check-In durchgeführt hat ("Eingecheckt von"). Ein oranges Stift-Symbol zeigt an, dass die Zeit manuell bearbeitet wurde. Geplante Startzeit wird in Klammern angezeigt, falls verfügbar.
Check-Out	Check-Out-Uhrzeit und -Datum. Gleiches Hover-Verhalten wie Check-In ("Ausgecheckt von"). Oranges Stift-Symbol bei Bearbeitung.
Dauer	Dauer der Schicht. Zeigt laufende Zeit mit einem pulsierenden Timer-Symbol, wenn noch nicht ausgecheckt. Ein Warn-Badge erscheint, wenn die Dauer die gesetzliche Grenze überschreitet. Die Spaltenüberschrift zeigt eine Gesamtsumme. Bei angewandten Zeitanpassungen (Pausen, Zuschläge) erscheint ein Taschenrechner-Symbol -- überfahren für Details.
Abrechnung	Berechneter Lohnbetrag (Stundensatz mal Dauer). Zeigt Beschäftigungstyp-Badge und Stundensatz darunter. Die Spaltenüberschrift zeigt eine Gesamtsumme. Volunteer-Einträge zeigen stattdessen einen grünen "Volunteer"-Badge.
Status	Status-Badge: Erfasst (blau), Freigegeben (grün), Abgelehnt (rot)
Aktionen	Aktionsschaltflächen (siehe unten)

Aktionsschaltflächen

Für Einträge mit Status Erfasst:

• Grünes Häkchen -- Freigeben (Status auf "Freigegeben" setzen)
• Rotes X -- Ablehnen (Status auf "Abgelehnt" setzen)
• Sprechblase -- HR-Notizen öffnen oder bearbeiten (gefülltes Symbol, wenn Notizen vorhanden)
• Drei-Punkte-Menü mit Optionen:
  • Bearbeiten -- Bearbeitungsformular öffnen
  • Freigeben -- Eintrag freigeben
  • Ablehnen -- Eintrag ablehnen
  • Notizen bearbeiten -- HR-Notizen bearbeiten

Für Einträge mit Status Freigegeben oder Abgelehnt:

• Rücksetzen-Pfeil -- Auf "Erfasst" zurücksetzen (über "Zurücksetzen")
• Umschaltfläche -- Zwischen "Freigeben" und "Ablehnen" wechseln
• Sprechblase -- HR-Notizen öffnen oder bearbeiten
• Drei-Punkte-Menü mit:
  • Bearbeiten -- Bearbeitungsformular öffnen
  • Zurücksetzen -- Auf "Erfasst" zurücksetzen
  • Ablehnen / Freigeben -- Den jeweils anderen Status umschalten
  • Notizen bearbeiten -- HR-Notizen bearbeiten

Zeiteinträge filtern

Klicken Sie auf die Filter-Schaltfläche, um die Filteroptionen anzuzeigen:

Filter	Beschreibung
Event	Ein bestimmtes Event oder "Alle Events" auswählen.
Tätigkeiten	Mehrfachauswahl für Tätigkeiten. Standard: "Alle Tätigkeiten".
Monat	Nach Monat filtern. Standard: "Alle Monate". Zeigt Monate im deutschen Format (z. B. "März 2026").
Personengruppenschlüssel	Nach Beschäftigungstyp filtern (brutto, netto, rechnung, minijob).
Dienstleister	Nach Dienstleister filtern (nur angezeigt, wenn Dienstleisterdaten vorhanden). Standard: "Alle Dienstleister".

Status-Badges

Unterhalb der Filter bieten klickbare Status-Badges eine schnelle Filterung:

• Alle: [Anzahl] -- Alle Einträge unabhängig vom Status.
• Eingecheckt: [Anzahl] -- Aktuell laufende Einträge (eingecheckt, noch nicht ausgecheckt), mit einem pulsierenden Timer-Symbol.
• Erfasst: [Anzahl] -- Erfasste Einträge, die auf Prüfung warten (Standardansicht).
• Freigegeben: [Anzahl] -- Freigegebene Einträge.
• Abgelehnt: [Anzahl] -- Abgelehnte Einträge.

Eine neue Zeiterfassung erstellen

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Zeiterfassung (mit Plus-Symbol) unterhalb der Tabelle.
2. Ein Dialog öffnet sich mit dem Titel Neue Zeiterfassung erstellen und der Beschreibung: "Erstellen Sie eine neue Zeiterfassung für einen Mitarbeiter."

Formularfelder

Feld	Beschreibung	Pflichtfeld
Mitarbeiter	Mitarbeiter suchen und auswählen (Platzhalter: "Mitarbeiter suchen..."). Nach Auswahl erscheinen Name und E-Mail in einer Karte.	Ja
Event	Aus verfügbaren Events auswählen (Platzhalter: "Event auswählen").	Ja
Tätigkeit	Eine Tätigkeit für das gewählte Event auswählen (Platzhalter: "Tätigkeit auswählen" oder "Bitte zuerst Event auswählen", wenn kein Event gewählt ist).	Ja
Stundenlohn	Stundenlohn in EUR (Platzhalter: "15,00"). Wird automatisch aus dem Standard-Lohn des Mitarbeiters oder dem Tätigkeits-Lohn ausgefüllt.	Ja
Personengruppenschlüssel	Beschäftigungstyp: brutto, netto, rechnung oder minijob.	Ja
Check-In Datum	Datumspicker für das Check-In-Datum.	Ja
Check-In Zeit	Zeiteingabe für die Check-In-Zeit (Platzhalter: "hh:mm").	Ja
Check-Out Datum	Datumspicker für das Check-Out-Datum.	Nein
Check-Out Zeit	Zeiteingabe für die Check-Out-Zeit (Platzhalter: "hh:mm").	Nein
Notizen	Freitext-Notizfeld (Platzhalter: "Notizen eingeben...").	Nein

Dauervorschau

Während Sie Check-In- und Check-Out-Zeiten eintragen, zeigt das Formular: "Berechnete Dauer: [X Stunden Y Minuten]".

Absenden

• Klicken Sie auf Erstellen zum Speichern.
• Klicken Sie auf Abbrechen, um ohne Speichern zu schließen.
• Während des Speicherns: "Wird gespeichert..."
• Erfolg: "Zeiterfassung erfolgreich erstellt"
• Fehler: "Fehler beim Erstellen der Zeiterfassung: [Details]"

Eine Zeiterfassung bearbeiten

1. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü in einer Zeiterfassungszeile und wählen Sie Bearbeiten.
2. Dasselbe Formular öffnet sich, jetzt mit dem Titel Zeiterfassung bearbeiten und der Beschreibung: "Bearbeiten Sie die Details dieser Zeiterfassung. Der Mitarbeiter kann nicht geändert werden."
3. Das Mitarbeiterfeld ist gesperrt und zeigt: "Mitarbeiter kann nicht geändert werden."
4. Alle anderen Felder sind mit den aktuellen Daten vorbefüllt.
5. Klicken Sie auf Aktualisieren zum Speichern der Änderungen.
6. Erfolg: "Zeiterfassung erfolgreich aktualisiert"
7. Fehler: "Fehler beim Aktualisieren der Zeiterfassung: [Details]"

Freigabe-Workflow

Zeiteinträge folgen einem Drei-Status-Workflow:

1. Erfasst -- Der Anfangsstatus nach Check-In/Check-Out. Einträge erscheinen in blau und müssen geprüft werden.
2. Freigegeben -- Von HR freigegeben. Einträge erscheinen in grün.
3. Abgelehnt -- Von HR abgelehnt. Einträge erscheinen in rot.

So geben Sie frei oder lehnen ab

Einzelner Eintrag:

1. Finden Sie den Eintrag in der Tabelle.
2. Klicken Sie auf das grüne Häkchen zum Freigeben oder das rote X zum Ablehnen.
3. Der Status ändert sich sofort (optimistisches Update).

Entscheidung ändern:

1. Bei einem freigegebenen oder abgelehnten Eintrag klicken Sie auf den Rücksetzen-Pfeil, um auf "Erfasst" zurückzusetzen.
2. Oder klicken Sie auf die Umschaltfläche, um direkt zwischen "Freigegeben" und "Abgelehnt" zu wechseln.

HR-Notizen

1. Klicken Sie auf das Sprechblasen-Symbol bei einem beliebigen Eintrag.
2. Ein Dialog öffnet sich, in dem Sie Notizen eingeben oder bearbeiten können.
3. Die Notizen sind nur für HR-Mitarbeiter sichtbar, nicht für den Mitarbeiter.
4. Wenn Notizen vorhanden sind, erscheint das Sprechblasen-Symbol gefüllt.

Zeitanpassungen und Pausen

Export

Unterhalb der Tabelle ermöglicht eine Export-Schaltfläche den Export von Zeitdaten. Der Export berücksichtigt alle aktiven Filter einschließlich Event, Tätigkeiten, Status, Monat, Beschäftigungstyp, Dienstleister und Suchanfrage.

Teamleiterverwaltung (Teamleiter)

Die Teamleiterseite erreichen Sie über Zeiterfassung > Teamleiter in der Sidebar.

Was Sie sehen

Die Teamleiterseite zeigt:

1. SupervisorCard -- Eine QR-Code-Scanner-Komponente, mit der Teamleiter Mitarbeiter durch Scannen ihrer QR-Codes ein- und auschecken können. Der Scanner kann standardmäßig geöffnet werden, wenn die URL ?openScanner=true enthält.

2. Dein Team -- Eine Datentabelle mit allen Mitarbeitern, die vom aktuellen Benutzer als Teamleiter verwaltet werden. Diese verwendet dasselbe Spaltenlayout wie die mitarbeiterseitige Teamleiteransicht.

Wie Teamleiter arbeiten

Teamleiter sind Mitarbeiter mit erhöhten Berechtigungen für ein bestimmtes Event. Sie können:

• QR-Codes scannen, um Mitarbeiter ein- und auszuchecken.
• Die Zeiteinträge ihrer Teammitglieder einsehen.
• Die HR-Version dieser Seite bietet dieselbe Funktionalität, ist aber über die HR-Navigation erreichbar.

Fehlerbehebung

Problem	Lösung
Keine Zeiteinträge werden angezeigt	Prüfen Sie Ihren Statusfilter -- er ist standardmäßig auf "Erfasst" gesetzt. Klicken Sie auf "Alle", um alle Einträge zu sehen. Prüfen Sie auch den Event-Filter.
Dauer zeigt ein pulsierendes Timer-Symbol	Der Mitarbeiter ist aktuell eingecheckt, aber noch nicht ausgecheckt. Die Dauer aktualisiert sich in Echtzeit.
Dauer erscheint in rot mit einem Warn-Badge	Die Schichtdauer überschreitet die gesetzliche Arbeitszeitgrenze. Prüfen und korrigieren Sie dies bei Bedarf.
"Fehler beim Aktualisieren des Status"	Ein Netzwerkfehler ist aufgetreten. Versuchen Sie es erneut. Der Eintrag wird automatisch auf seinen vorherigen Status zurückgesetzt.
"Fehler beim Speichern der Notizen"	Ein Netzwerkfehler ist beim Speichern der HR-Notizen aufgetreten. Versuchen Sie es erneut.
Check-Out-Zeitfehler	"Die Check-Out Zeit kann nicht vor der Check-In Zeit liegen" -- Korrigieren Sie die Check-In- oder Check-Out-Zeiten.
"Bitte wählen Sie einen Mitarbeiter aus"	Sie müssen einen Mitarbeiter auswählen, bevor Sie eine Zeiterfassung erstellen. Verwenden Sie das Suchfeld, um einen zu finden und auszuwählen.