Kurzfristige Beschäftigung bei Veranstaltungen: Rechtssicher und effizient Personal einsetzen

Die Eventbranche lebt von Flexibilität. Ob Festivalsaison, Messen oder einmalige Großveranstaltungen – der Personalbedarf schwankt stark und erfordert oft kurzfristig zusätzliche Arbeitskräfte. Die kurzfristige Beschäftigung bietet Veranstaltern die perfekte Möglichkeit, vorübergehende Personalspitzen rechtssicher abzudecken. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie das Modell der kurzfristigen Beschäftigung gezielt für Ihre Veranstaltungen nutzen können.

Die kurzfristige Beschäftigung ist für die Eventbranche wie geschaffen: Sie ermöglicht den flexiblen Einsatz von zusätzlichem Personal genau dann, wenn es benötigt wird, ohne langfristige Bindungen einzugehen. Gleichzeitig profitieren Veranstalter von vereinfachten administrativen Prozessen und reduzierten Sozialabgaben.

Was zeichnet eine kurzfristige Beschäftigung bei Veranstaltungen aus?

Eine kurzfristige Beschäftigung im Eventbereich zeichnet sich durch ihre zeitliche Begrenzung und ihre sozialversicherungsrechtlichen Besonderheiten aus. Die Tätigkeit ist von vornherein auf einen kurzen Zeitraum beschränkt – entweder durch die Befristung im Arbeitsvertrag oder durch die Natur der Veranstaltung selbst.

Für Veranstaltungen eignet sich diese Beschäftigungsform besonders gut, da Events meist einen klar definierten Start- und Endzeitpunkt haben. Der zusätzliche Personalbedarf entsteht oft nur für die Dauer der Veranstaltung plus Auf- und Abbauzeiten. Die gesetzlichen Höchstgrenzen von drei Monaten am Stück oder 70 Arbeitstagen pro Kalenderjahr sind für die meisten Veranstaltungen mehr als ausreichend.

Ein entscheidender Vorteil: Für kurzfristig Beschäftigte fallen keine Sozialversicherungsbeiträge an. Dies reduziert die Personalkosten für Veranstalter erheblich und macht den administrativen Aufwand deutlich geringer. Dennoch müssen Lohnsteuer, Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer abgeführt werden. Mehr zu diesem Thema finden Sie in unserem Artikel zur Lohnabrechnung für Event-Personal: Herausforderungen und Lösungen bei Großveranstaltungen.

Die rechtlichen Rahmenbedingungen im Veranstaltungskontext

Damit eine Beschäftigung bei einer Veranstaltung als kurzfristig eingestuft werden kann, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein:

Die zeitliche Komponente ist entscheidend: Die Beschäftigung darf maximal drei Monate oder 70 Arbeitstage innerhalb eines Kalenderjahres umfassen. Bei Vollzeittätigkeit (mindestens fünf Tage pro Woche) gilt die Drei-Monats-Grenze, bei weniger Arbeitstagen pro Woche greift die 70-Tage-Regelung. Diese Begrenzungen gelten für die Gesamtdauer aller kurzfristigen Beschäftigungen eines Arbeitnehmers innerhalb eines Kalenderjahres.

Für Veranstaltungsplaner ist besonders wichtig: Zwischen zwei Einsätzen bei demselben Veranstalter müssen mindestens zwei Monate liegen, damit diese als separate kurzfristige Beschäftigungen gewertet werden können. Regelmäßig wiederkehrende Einsätze, beispielsweise bei monatlichen Veranstaltungsreihen, erfüllen daher nicht die Kriterien einer kurzfristigen Beschäftigung.

Die Berufsmäßigkeit ist ein weiteres wichtiges Kriterium. Eine kurzfristige Beschäftigung darf für den Arbeitnehmer nur eine Nebentätigkeit darstellen und nicht der Sicherung des Lebensunterhalts dienen. Dies ist bei Vollzeitstudierenden, Schülern oder Rentnern in der Regel gegeben. Bei Arbeitssuchenden oder Personen ohne andere Einkommensquellen liegt hingegen Berufsmäßigkeit vor – eine kurzfristige Beschäftigung ist dann nicht möglich.

Bei einem monatlichen Verdienst unter der Geringfügigkeitsgrenze von 556 Euro (Stand 2025) muss die Berufsmäßigkeit nicht geprüft werden. Diese Regel ist besonders relevant für kleine Veranstaltungen mit begrenztem Budget.

Wenn Sie nach alternativen Beschäftigungsmodellen suchen, könnte unser Artikel zu Minijobs bei Veranstaltungen: Effizientes Personalmanagement für Ihr Event oder Befristete Arbeitsverträge im Eventmanagement: Chancen und Herausforderungen hilfreich sein.

Typische Einsatzbereiche bei Veranstaltungen

Im Eventbereich gibt es zahlreiche Einsatzmöglichkeiten für kurzfristig Beschäftigte:

• Auf- und Abbauhelfer sorgen für einen reibungslosen Start und Abschluss der Veranstaltung. Da diese Tätigkeiten oft körperlich anstrengend sind und nur für wenige Tage benötigt werden, eignen sie sich ideal für kurzfristige Beschäftigungen. Studierende oder Personen mit handwerklichem Geschick sind hier gefragte Arbeitskräfte.

• Servicepersonal für Catering und Bewirtung wird während der eigentlichen Veranstaltung benötigt. Je nach Größe und Art des Events kann der Bedarf stark variieren. Die kurzfristige Beschäftigung ermöglicht es, genau die Anzahl an Mitarbeitern einzustellen, die für den Erfolg der Veranstaltung notwendig ist.

• Einlass und Besucherführung benötigen oft Mitarbeiter, die nur punktuell während der Veranstaltungszeit im Einsatz sind. Die zeitliche Flexibilität der kurzfristigen Beschäftigung kommt hier besonders zum Tragen.

• Technik, Sound und Licht können zusätzliches Personal erfordern. Obwohl hier oft spezialisierte Fachkräfte gefragt sind, können diese häufig im Rahmen einer kurzfristigen Beschäftigung eingesetzt werden, wenn sie die Tätigkeit neben ihrem Hauptberuf ausüben.

• Hostessen, Promoter und Standpersonal bei Messen sind weitere klassische Beispiele für kurzfristige Beschäftigungen im Eventbereich. Diese Tätigkeiten werden oft von Studierenden oder Teilzeitkräften ausgeübt, die mehrere solcher Jobs im Jahr annehmen.

Für die optimale Einsatzplanung dieser verschiedenen Personalgruppen empfehlen wir unseren Artikel zur Personaleinsatzplanung im Eventbereich: Effizienz und Flexibilität vereinen.

Praktische Umsetzung für Veranstalter

Als Veranstalter sollten Sie bei der Einstellung kurzfristig Beschäftigter folgende Schritte beachten:

• Beginnen Sie mit einer sorgfältigen Personalbedarfsplanung. Definieren Sie genau, für welche Tätigkeiten und Zeiträume Sie zusätzliche Kräfte benötigen. Dies hilft nicht nur bei der Organisation, sondern dient auch als Nachweis für die Befristung der Beschäftigung. Detaillierte Informationen finden Sie in unserem Artikel zur Personalbedarfsplanung für Veranstaltungen: So meistern Sie die personellen Herausforderungen im Eventbereich.

• Erstellen Sie einen rechtssicheren Arbeitsvertrag, der den Rahmen der kurzfristigen Beschäftigung klar definiert. Der Vertrag sollte mindestens folgende Punkte enthalten:

  • Eindeutige zeitliche Begrenzung mit Start- und Enddatum

  • Konkrete Tätigkeitsbeschreibung

  • Vereinbarte Arbeitszeiten

  • Vergütung und Zahlungsmodalitäten

  • Hinweis auf die sozialversicherungsfreie kurzfristige Beschäftigung

• Die Anmeldung bei der Minijob-Zentrale ist obligatorisch. Als Arbeitgeber müssen Sie kurzfristig Beschäftigte mit dem Beitragsgruppenschlüssel "0000" und dem Personengruppenschlüssel "110" anmelden. Die Meldung sollte spätestens bei Beschäftigungsbeginn erfolgen.

• Auch wenn keine Sozialversicherungsbeiträge anfallen, müssen Sie die steuerlichen Pflichten erfüllen. Die Lohnsteuer kann entweder nach der individuellen Steuerklasse des Beschäftigten oder unter bestimmten Voraussetzungen pauschal mit 25% abgeführt werden. Letzteres ist möglich, wenn die Beschäftigung nicht länger als 18 zusammenhängende Arbeitstage dauert und der Verdienst 150 Euro pro Tag nicht übersteigt.

• Vergessen Sie nicht die Unfallversicherung! Auch kurzfristig Beschäftigte müssen bei der zuständigen Berufsgenossenschaft gemeldet werden. Dies schützt sowohl den Arbeitnehmer als auch Sie als Arbeitgeber im Falle eines Arbeitsunfalls.

• Die Dokumentation der Arbeitszeiten ist gesetzlich vorgeschrieben und besonders im Eventbereich mit seinen oft unregelmäßigen Arbeitszeiten wichtig. Ein digitales Zeiterfassungssystem kann hier wertvolle Dienste leisten und sicherstellen, dass die gesetzlichen Grenzen eingehalten werden. Mehr dazu in unserem Artikel Arbeitszeiterfassung: Rechtliche Stolperfallen vermeiden mit digitalen Lösungen und Zeiterfassungssysteme für die Eventbranche: Effizientes Tracking von Arbeitsstunden mit Teamleiter-Prinzip.

Um rechtliche Risiken zu minimieren, lesen Sie auch unseren Artikel zur Compliance im Event-Personalmanagement: Rechtliche Anforderungen sicher erfüllen.

Besonderheiten für wiederkehrende Veranstaltungen

Bei regelmäßigen Veranstaltungsreihen oder jährlich wiederkehrenden Events ergeben sich besondere Herausforderungen:

• Die Zwei-Monats-Regel zwischen Beschäftigungen beim selben Arbeitgeber muss beachtet werden. Bei monatlichen Veranstaltungen ist eine kurzfristige Beschäftigung deshalb in der Regel nicht möglich. Veranstalter können in solchen Fällen auf Minijobs oder reguläre Teilzeitbeschäftigungen ausweichen.

• Bei jährlich wiederkehrenden Großveranstaltungen wie Festivals oder Messen kann dasselbe Personal im Rahmen kurzfristiger Beschäftigungen eingesetzt werden, sofern zwischen den Einsätzen mehr als zwei Monate liegen. Dies erleichtert die Organisation, da auf bereits eingearbeitete Kräfte zurückgegriffen werden kann.

• Um die Einhaltung der 70-Tage-Regel über das gesamte Kalenderjahr zu gewährleisten, sollten Veranstalter von den Beschäftigten eine schriftliche Erklärung über bereits absolvierte kurzfristige Beschäftigungen im laufenden Jahr einholen. Diese dient als Nachweis gegenüber den Behörden.

Für komplexe Personalstrukturen bei wiederkehrenden Veranstaltungen empfehlen wir unseren Artikel Schichtplaner für Großveranstaltungen: Komplexe Teams und Strukturen effizient managen sowie Schichtmodelle für die erfolgreiche Personalplanung bei Großveranstaltungen.

Praktische Tipps für die effiziente Verwaltung

Die Verwaltung kurzfristig Beschäftigter kann für Veranstalter zur Herausforderung werden, besonders wenn viele Personen gleichzeitig eingestellt werden. Mit den folgenden Tipps gestalten Sie die Administration effizienter:

• Nutzen Sie digitale HR-Tools, die speziell auf die Anforderungen von Veranstaltungen zugeschnitten sind. Diese ermöglichen die zentrale Verwaltung aller Personaldaten, die automatisierte Erstellung von Verträgen und die einfache Meldung an die Minijob-Zentrale. Lesen Sie mehr dazu in unserem Artikel HR-Software bei Großveranstaltungen: Die Cloud als Game-Changer.

• Erstellen Sie Vertragsvorlagen für verschiedene Tätigkeitsbereiche bei Ihren Veranstaltungen. Diese können bei Bedarf schnell angepasst werden und stellen sicher, dass alle rechtlichen Anforderungen erfüllt sind.

• Die zentrale Dokumentation aller Arbeitsverhältnisse in einer digitalen Personalakte vereinfacht die Nachweisführung gegenüber Behörden und hilft, die Übersicht zu behalten. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie regelmäßig Veranstaltungen durchführen und auf einen Pool von kurzfristig Beschäftigten zurückgreifen. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Artikel Digitale Personalakten im Eventmanagement: Effiziente Verwaltung für Großveranstaltungen.

• Implementieren Sie ein mobiles Zeiterfassungssystem, das den Beschäftigten ermöglicht, ihre Arbeitszeiten digital zu erfassen. Dies verbessert die Genauigkeit der Zeiterfassung und reduziert den administrativen Aufwand erheblich. Informieren Sie sich in unserem Artikel zur Arbeitszeitdokumentation bei mehrtägigen Events: Rechtssichere Erfassung von Ruhezeiten.

• Eine Mitarbeiter-App kann die Kommunikation und Koordination erheblich vereinfachen. Mehr dazu in unserem Artikel Mitarbeiter-App im Eventmanagement: Die digitale Schaltzentrale für erfolgreiche Großveranstaltungen.

Rechte und Pflichten der Beschäftigten

Auch wenn die Beschäftigung nur von kurzer Dauer ist, haben kurzfristig Beschäftigte weitgehend die gleichen Rechte wie reguläre Arbeitnehmer:

• Bei Beschäftigungen von mehr als vier Wochen besteht ein Anspruch auf Lohnfortzahlung im Krankheitsfall. Dies ist besonders bei längeren Veranstaltungen oder Veranstaltungsreihen zu beachten.

• Auch das Recht auf Urlaub gilt für kurzfristig Beschäftigte. Ab einer Beschäftigungsdauer von einem Monat entsteht ein anteiliger Urlaubsanspruch (ein Zwölftel des Jahresurlaubs pro Monat). Bei kurzen Veranstaltungen kann dieser Anspruch in der Regel durch entsprechende Vergütung abgegolten werden.

• Die gesetzlichen Arbeitsschutzbestimmungen gelten uneingeschränkt. Dazu zählen Regelungen zu Höchstarbeitszeiten, Pausenzeiten und Ruhezeiten zwischen den Arbeitseinsätzen. Gerade im Eventbereich mit seinen oft langen und intensiven Arbeitstagen ist dies besonders zu beachten.

• Kurzfristig Beschäftigte haben Anspruch auf den gesetzlichen Mindestlohn. Darüber hinaus sollte die Vergütung der Tätigkeit angemessen sein und den Branchen-Üblichkeiten entsprechen.

Alternative Beschäftigungsformen für Events

Neben der kurzfristigen Beschäftigung gibt es weitere Modelle, die für die Eventbranche relevant sein können:

• Werkstudenten sind oft eine ideale Ergänzung für Eventteams. Mehr dazu in unserem Artikel Werkstudenten im Eventmanagement: Optimales Personalmanagement für Großveranstaltungen.

• Freelancer bringen oft spezialisiertes Know-how mit. Wie Sie diese rechtssicher einbinden, erfahren Sie in Freelancer im Eventmanagement: Rechtssichere Zusammenarbeit und effiziente Integration.

• Arbeitnehmerüberlassung kann bei größeren Veranstaltungen eine sinnvolle Option sein. Details finden Sie in unserem Artikel Arbeitnehmerüberlassung bei Großveranstaltungen: Flexibles Personalmanagement für Ihren Event-Erfolg.

Fazit

Die kurzfristige Beschäftigung ist für Veranstalter ein wertvolles Instrument, um flexibel auf temporäre Personalbedarfe zu reagieren. Mit ihrer klaren zeitlichen Begrenzung und den vereinfachten administrativen Anforderungen eignet sie sich ideal für den Eventbereich mit seinen spezifischen Anforderungen.

Um die Vorteile dieses Beschäftigungsmodells optimal zu nutzen, sollten Veranstalter die rechtlichen Rahmenbedingungen genau kennen und einhalten. Die sorgfältige Dokumentation und Verwaltung der Beschäftigungsverhältnisse ist dabei ebenso wichtig wie die korrekte Meldung bei den zuständigen Behörden.

Mit digitalen HR-Lösungen, die speziell auf die Anforderungen der Eventbranche zugeschnitten sind, lässt sich der Verwaltungsaufwand deutlich reduzieren. Dies gibt Veranstaltern mehr Zeit, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren: die erfolgreiche Durchführung ihrer Events.

Für einen effizienteren Rekrutierungsprozess empfehlen wir Ihnen außerdem unseren Artikel zur Bewerbungsverwaltung im Eventmanagement: Effizienter Prozess für erfolgreiche Personalgewinnung sowie Erfolgreiches Personalmanagement bei Events: Die Kraft des Team-Empfehlungsnetzwerks.

Hinweis: Die Inhalte dieses Artikels dienen lediglich Informationszwecken und stellen keine Rechtsberatung dar. Für individuelle rechtliche Fragen konsultieren Sie bitte einen Fachanwalt für Arbeitsrecht.