Schichtmodelle für die erfolgreiche Personalplanung bei Großveranstaltungen

Die Organisation von Eventpersonal stellt Veranstalter vor enorme Herausforderungen. Früh-, Spät- und Nachtschichten gehören zum Alltag in der Eventbranche, denn große Veranstaltungen erfordern häufig einen 24-Stunden-Betrieb. Eine durchdachte Personalplanung mit optimalen Schichtmodellen ist daher entscheidend für den reibungslosen Ablauf von Konzerten, Messen, Festivals und anderen Events. In diesem Leitfaden erfahren Sie, welche Schichtmodelle sich besonders für Veranstaltungen eignen und wie Sie mit einer intelligenten Schichtplanung die Zufriedenheit Ihres Eventpersonals steigern können.

Schichtmodelle im Eventbereich – Grundlagen und Notwendigkeit

Schichtmodelle beschreiben verschiedene Muster der Personaleinteilung während einer Veranstaltung. Gerade im Eventbereich ist Schichtarbeit unverzichtbar, da viele Veranstaltungen über die reguläre Arbeitszeit hinausgehen oder sogar mehrere Tage andauern. Der Auf- und Abbau, die Durchführung und Betreuung einer Veranstaltung erfordern häufig einen durchgängigen Personaleinsatz.

Bei Festivals, mehrtägigen Konferenzen oder Großevents ist es unmöglich, dass dasselbe Personal durchgehend im Einsatz ist. Daher werden die Arbeitsstunden in Schichten aufgeteilt und in einem übersichtlichen Schichtplan festgehalten. Eine Schicht im Eventbereich dauert üblicherweise acht Stunden, kann aber je nach Anforderungen und gesetzlichen Vorgaben variieren.

Die besondere Herausforderung bei Events liegt in der zeitlichen Begrenzung und der oft hohen Intensität. Anders als in dauerhaften Betrieben wie Krankenhäusern oder Produktionsstätten müssen Eventmanager Schichtmodelle für einen begrenzten Zeitraum planen, dafür aber mit maximaler Effizienz und Flexibilität.

Passende Schichtmodelle für Veranstaltungen

Die Wahl des richtigen Schichtmodells hängt stark von der Art, Dauer und Größe der Veranstaltung ab. Folgende Modelle haben sich in der Eventbranche besonders bewährt:

Das Event-Vollzeitmodell

Für mehrtägige Großveranstaltungen wie Festivals oder Sportevents eignet sich ein vollkontinuierliches Schichtmodell. Dieses läuft nach dem 24/7-Schema und erfordert mindestens drei Schichten à acht Arbeitsstunden. Personal für Sicherheit, Gastronomie und technischen Support muss rund um die Uhr verfügbar sein.

Beim Southside Festival beispielsweise arbeiten die Teams in drei Schichten: Die Frühschicht (6-14 Uhr) übernimmt die Versorgung und Betreuung am Morgen, die Spätschicht (14-22 Uhr) deckt die Hauptveranstaltungszeit ab, während die Nachtschicht (22-6 Uhr) für Sicherheit und Notfallbereitschaft sorgt. Eventra unterstützt solche komplexen Planungen mit automatisierten Schichtvorlagen, die alle gesetzlichen Ruhezeiten berücksichtigen.

Das Veranstaltungs-Teilzeitmodell

Bei kürzeren Events wie eintägigen Messen oder Firmenveranstaltungen reicht oft ein teilkontinuierliches Schichtmodell. Hierbei wird nur während der aktiven Eventzeit in Schichten gearbeitet, beispielsweise von 8 Uhr morgens bis Mitternacht. Dies erfordert in der Regel zwei überlappende Schichten.

Eine Business-Konferenz könnte beispielsweise mit einer Morgen-/Mittagsschicht (7-15 Uhr) für Aufbau und Beginn sowie einer Nachmittags-/Abendschicht (14-22 Uhr) für die Hauptveranstaltung und den Abbau arbeiten. Die einstündige Überlappung gewährleistet einen reibungslosen Übergang und Informationsaustausch zwischen den Teams.

Das flexible Eventmodell

Bei Veranstaltungen mit unterschiedlichen Besucherströmen und wechselnden Anforderungen hat sich ein flexibles Schichtmodell bewährt. Dieses passt sich den Spitzenzeiten an und setzt mehr Personal ein, wenn der Bedarf am größten ist. So können bei einer Stadtfestival morgens weniger Kräfte im Einsatz sein, während am Abend zur Hauptzeit die Personalstärke verdoppelt wird.

Gesetzliche Vorgaben bei der Eventplanung beachten

Auch bei zeitlich begrenzten Veranstaltungen müssen die gesetzlichen Regelungen des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) eingehalten werden. Besonders relevant sind:

Die tägliche Arbeitszeit darf grundsätzlich acht Stunden nicht überschreiten und nur in Ausnahmefällen auf maximal zehn Stunden verlängert werden. Bei mehrtägigen Events mit intensiven Arbeitsphasen ist daher eine präzise Personaleinsatzplanung unerlässlich.

Ruhepausen müssen gewährleistet sein: 30 Minuten bei 6-9 Stunden Arbeitszeit und 45 Minuten bei mehr als 9 Stunden. Diese können in 15-Minuten-Blöcke aufgeteilt werden, was gerade bei hektischen Eventphasen sinnvoll sein kann.

Zwischen den Schichten müssen Mitarbeiter eine ununterbrochene Ruhezeit von elf Stunden haben. Dies stellt besonders bei mehrtägigen Events mit frühen Beginnen und späten Enden eine Herausforderung dar.

Bei Nachtarbeit, die im Eventbereich häufig vorkommt, gelten besondere Schutzbestimmungen. Die Arbeitszeit sollte hier acht Stunden nicht überschreiten.

Eventspecifische Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen können zusätzliche Regelungen enthalten, die berücksichtigt werden müssen. Eventra trägt dazu bei, diese komplexen Anforderungen einzuhalten, indem es automatisch auf Verstöße gegen Ruhezeiten hinweist und alternative Planungsvorschläge macht.

Vorteile optimierter Schichtmodelle bei Veranstaltungen

Eine durchdachte Schichtplanung bietet sowohl Veranstaltern als auch dem Eventpersonal erhebliche Vorteile:

Veranstalter profitieren von einer lückenlosen Abdeckung aller Eventphasen, optimierter Ressourcennutzung und größerer Flexibilität bei unvorhergesehenen Situationen. Personallücken oder -überschneidungen werden vermieden, was die Kosten reduziert und die Servicequalität erhöht.

Das Eventpersonal genießt durch transparente und faire Schichtpläne bessere Arbeitsbedingungen. Planbare Einsätze ermöglichen eine ausgewogene Work-Life-Balance trotz der besonderen Arbeitszeiten im Eventbereich. Durch die Berücksichtigung individueller Präferenzen steigt zudem die Motivation und Zufriedenheit.

Effektive Schichtplanung mit digitalen Tools

Die Erstellung von Schichtplänen für Großveranstaltungen ist komplex und zeitaufwändig. Eventra bietet hier eine speziell für die Eventbranche entwickelte Lösung:

Mit unserer intuitiven Planungssoftware können Sie verschiedene Schichtmodelle simulieren und den optimalen Plan für Ihre Veranstaltung erstellen. Die Software berücksichtigt automatisch gesetzliche Vorgaben, individuelle Qualifikationen und Verfügbarkeiten des Personals.

Besonders wertvoll ist die Möglichkeit für Eventmitarbeiter, über die mobile App ihre Verfügbarkeiten anzugeben und Schichten untereinander zu tauschen. Dies erhöht die Flexibilität und reduziert den administrativen Aufwand für Eventmanager erheblich.

Die nahtlose Integration mit der Zeiterfassung ermöglicht zudem eine präzise Nachkalkulation und Abrechnung nach der Veranstaltung. So behalten Sie nicht nur während des Events den Überblick über Personalkosten und -einsatz, sondern können auch für zukünftige Veranstaltungen besser planen.

Expertentipps für die Schichtplanung bei Events

Für eine erfolgreiche Umsetzung von Schichtmodellen bei Veranstaltungen empfehlen unsere Eventexperten:

Richten Sie einen Vertretungspool ein, auf den Sie bei kurzfristigen Ausfällen zurückgreifen können. Gerade bei mehrtägigen Events ist dies unerlässlich, um keine Personalengpässe zu riskieren.

Planen Sie die intensivsten Aufgaben nicht in die Nachtschichten. Die natürliche Leistungsfähigkeit ist nachts reduziert, was bei anspruchsvollen oder sicherheitsrelevanten Tätigkeiten problematisch sein kann.

Sorgen Sie für ausreichende Überlappungszeiten zwischen den Schichten, damit ein reibungsloser Informationsaustausch stattfinden kann. Bei Events ist die Übergabe besonders wichtig, da sich Situationen schnell ändern können.

Berücksichtigen Sie bei der Planung die unterschiedlichen Phasen einer Veranstaltung. Auf- und Abbauzeiten erfordern oft andere Personalstrukturen als die Hauptveranstaltung selbst.

Stellen Sie Schichtpläne frühzeitig auf und kommunizieren Sie diese klar an alle Beteiligten. Kurzfristige Änderungen sollten die Ausnahme bleiben.

Nutzen Sie die Daten aus vergangenen, ähnlichen Veranstaltungen, um Ihre Schichtplanung zu optimieren. Eventra ermöglicht eine detaillierte Analyse früherer Events und gibt Empfehlungen für zukünftige Personalbedarfe.

Fazit: Erfolgreiche Events durch optimale Schichtmodelle

Die richtige Personalplanung ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für Veranstaltungen jeder Größenordnung. Mit durchdachten Schichtmodellen sorgen Sie nicht nur für einen reibungslosen Ablauf Ihres Events, sondern auch für zufriedene Mitarbeiter, die motiviert und leistungsfähig bleiben.

Eventra unterstützt Sie dabei, die komplexe Schichtplanung für Ihre Veranstaltungen zu meistern und gleichzeitig alle gesetzlichen Vorgaben einzuhalten. Durch die Digitalisierung und Automatisierung dieser Prozesse gewinnen Sie wertvolle Zeit, die Sie in die Qualität Ihres Events investieren können. Damit Ihre nächste Veranstaltung nicht nur für die Besucher, sondern auch für Ihr Team ein voller Erfolg wird.