Akkreditierung bei Veranstaltungen: Ablauf, ZVÜ und Softwareauswahl

Akkreditierung bei einer Veranstaltung ist die Vergabe eines personengebundenen Zutrittsrechts an alle, die auf dem Gelände arbeiten. Sie legt pro Person fest, welche Bereiche an welchen Tagen betreten werden dürfen, und hinterlegt die Daten, die die Behörde für eine Zuverlässigkeitsüberprüfung braucht. Anders als ein Ticket ist ein Akkreditierungsausweis nicht übertragbar, und anders als eine Gästeliste ist die Akkreditierung an einen Arbeitsauftrag gebunden.

Wer akkreditiert wird und wer nicht

Personengruppe	Akkreditierung	Zutritt	Typischer Nachweis
Aufbau, Abbau, Technik	ja	Produktion, Bühne, Backstage	Crew-Ausweis mit Bereichen und Tagen
Security und Ordnungsdienst	ja, meist mit ZVÜ	alle Bereiche nach Einsatzplan	Ausweis plus Dienstausweis des Unternehmens
Gastronomie und Stände	ja	Standbereich, Anlieferung	Ausweis, oft mit Fahrzeugausweis
Presse und Fotografen	ja	Fotograben, Pressezentrum	Presseausweis mit Zeitfenster
Künstler und ihr Team	ja	Backstage, Bühne	Artist-Pass, meist über den Tourmanager
Behörden, Sanität, Feuerwehr	ja	alle Bereiche	Ausweis, Erfassung über die Leitstelle
Gäste mit Freikarte	nein	Publikumsbereiche	Ticket aus der Gästeliste
Besucher	nein	Publikumsbereiche	Ticket

Die Grenze ist der Arbeitsauftrag. Wer arbeitet, wird akkreditiert. Wer eingeladen ist, steht auf der Gästeliste. Wer zahlt, hat ein Ticket. Systeme, die alle drei in einer Liste führen, verlieren spätestens bei der Zuverlässigkeitsüberprüfung den Überblick, weil die Behörde nur die Personen mit Zutritt zu sicherheitsrelevanten Bereichen sehen will.

Der Ablauf in sechs Schritten

1. Kontingente pro Firma festlegen

Die Veranstalterin legt fest, welche Firma wie viele Personen für welche Bereiche anmelden darf. Das Kontingent ist die erste Kontrolle: Ein Sicherheitsdienstleister mit 80 Plätzen kann keine 120 Personen eintragen, ohne dass es jemand freigibt. Bereiche und Tage hängen am Kontingent, nicht an der Person, damit die spätere Ausweisvergabe aus Regeln entstehen kann.

2. Personen durch die Firmen erfassen lassen

Der häufigste Fehler in der Akkreditierung ist, dass die Veranstalterin die Listen der Dienstleister abtippt. Jede Firma kennt ihre Leute, ihre Schreibweisen und ihre Ausweisnummern. Ein Ansprechpartner pro Firma bekommt einen Zugang zu seinem Kontingent und trägt seine Personen selbst ein, inklusive der Daten für die Zuverlässigkeitsüberprüfung, wenn sie verlangt wird. Die Veranstalterin sieht den Fortschritt pro Firma und mahnt an, statt zu tippen.

3. Vollständigkeit und Dubletten prüfen

Vor dem Export an die Behörde muss die Liste vollständig sein: Geburtsdatum, Geburtsort, Anschrift und Ausweisdaten dürfen nicht fehlen, sonst kommt die Liste zurück. Der zweite Punkt sind Dubletten. Dieselbe Person taucht bei zwei Dienstleistern auf, oder dreimal in drei Schreibweisen bei einer Firma. Jede Dublette wird bei der Behörde doppelt geprüft, bekommt zwei Ausweise und erscheint am Einlass mit zwei Codes. Die Prüfung muss vor dem Export laufen, nicht danach.

4. Zuverlässigkeitsüberprüfung durch die Behörde

Bei Großveranstaltungen mit hohem Gefährdungspotenzial verlangt die Genehmigungsbehörde im Sicherheitskonzept eine Zuverlässigkeitsüberprüfung der Personen mit Zutritt zu sicherheitsrelevanten Bereichen. Die Veranstalterin exportiert die Personendaten im Format der Behörde, die Behörde prüft und meldet pro Person zurück. Die Rückmeldung wird an der Person gespeichert, weil sie darüber entscheidet, ob ein Ausweis ausgegeben wird. Welche Daten die Behörde braucht, wer sie liefern muss und was dabei datenschutzrechtlich gilt, steht im Artikel ZVÜ beim Festival.

5. Ausweise nach Regeln vergeben

Ein Ausweis trägt Bereiche und Tage. Bei 600 Personen und acht Bereichen ist die Vergabe von Hand der Punkt, an dem Fehler entstehen: Die Nachtschicht der Security bekommt keinen Zutritt zum Produktionsbereich, der Fotograf steht am Aufbautag ohne Berechtigung am Tor. Die Vergabe muss aus Regeln entstehen: Firma plus Tätigkeit ergibt Bereiche und Tage. Ausnahmen werden pro Person eingetragen, der Rest kommt aus der Regel.

6. Ausgabe und Kontrolle am Einlass

Gedruckte Ausweise sind der letzte Schritt, an dem Änderungen verloren gehen. Eine Person, die am Vortag nachgemeldet wird, hat keinen Ausweis im Druckstapel. Ein Ausweis als Wallet-Pass auf dem Telefon löst das: Er wird nach der Freigabe ausgegeben, kann bei einer Änderung aktualisiert werden und trägt einen Code, den der Einlass scannt. Derselbe Code kann Verpflegung und Parkausweis als Zusatzberechtigung tragen, statt drei Bändchen.

Was eine Akkreditierungssoftware können muss

Kriterium	Warum es zählt	Woran Sie es erkennen
Firmen tragen ihre Personen selbst ein	Abtippen erzeugt Fehler und kostet die Tage vor dem Event	Ein Link pro Firma mit Kontingent, ohne Konto für jede Person
Kontingent pro Firma und Bereich	Ohne Obergrenze melden Dienstleister auf Vorrat	Fortschritt pro Firma, Freigabe bei Überschreitung
ZVÜ-Daten im selben Formular	Eine zweite Erfassung für die Behörde verdoppelt die Fehler	Pflichtfelder je nach Bereich, Export im Format der Behörde
Dublettenprüfung vor dem Export	Doppelte Prüfungen und doppelte Ausweise	Markierung über alle Firmen, Entscheidung vor dem Export
Rückmeldung der Behörde pro Person	Abgelehnte Personen dürfen keinen Ausweis bekommen	Status an der Person, Ausgabe gesperrt bis zur Freigabe
Bereiche und Tage aus Regeln	Vergabe von Hand skaliert nicht über 200 Personen	Regel aus Firma und Tätigkeit, Ausnahme pro Person
Ausweis als Wallet-Pass	Druck friert den Stand vom Vortag ein	Apple Wallet und Google Wallet, Aktualisierung nach Änderung
Ein Code für Zutritt, Verpflegung, Parken	Drei Bändchen sind drei Fehlerquellen	Zusatzberechtigungen am selben Ausweis
Löschung nach dem Event	ZVÜ-Daten sind besonders schutzwürdig	Löschfrist pro Event, Nachweis der Löschung
Preis pro Akkreditierung	Ein Paketpreis bestraft kleine Events	Stückpreis ohne Grundgebühr

Die ersten vier Kriterien entscheiden, ob die Software vor dem Event Arbeit spart. Die nächsten vier entscheiden, ob sie während des Events funktioniert. Die letzten beiden, ob Sie sie im nächsten Jahr noch wollen.

Zugangsmanagement, Akkreditierung, Gästeliste, Ticketing

Die vier Begriffe werden vermischt, bezeichnen aber verschiedene Dinge.

Begriff	Wer	Nachweis	Was das System wissen muss
Zugangsmanagement	alle Personen auf dem Gelände	Scan am Tor	welcher Code welchen Bereich zu welcher Zeit öffnet
Akkreditierung	arbeitende Personen	personengebundener Ausweis	Firma, Tätigkeit, Bereiche, Tage, ZVÜ-Status
Gästeliste	eingeladene Besucher	Ticket aus einem Kontingent	Gastgeber, Kontingent, Begleitpersonen
Ticketing	zahlende Besucher	Ticket	Kategorie, Preis, Einlasszeit

Zugangsmanagement ist der Oberbegriff: die Kontrolle am Tor. Akkreditierung, Gästeliste und Ticketing liefern die Codes, die das Tor scannt. Eine Akkreditierungssoftware muss deshalb nicht das Ticketing ersetzen, aber ihr Code muss am selben Tor lesbar sein wie das Ticket.

Datenschutz in der Akkreditierung

Akkreditierungsdaten sind personenbezogene Daten, ZVÜ-Daten enthalten Geburtsdatum, Geburtsort und Ausweisnummer. Rechtsgrundlage für die Erfassung ist bei eigener Crew der Arbeitsvertrag, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, bei Dienstleistern und Presse das berechtigte Interesse an der Sicherheit der Veranstaltung, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, und bei der Zuverlässigkeitsüberprüfung die behördliche Auflage. Drei Punkte sind in der Praxis wichtig:

1. Information der Betroffenen. Wer seine Daten bei einem Dienstleister für die Akkreditierung angibt, muss nach Art. 13 DSGVO wissen, wer sie bekommt und wie lange sie gespeichert werden. Der Hinweis gehört in das Formular, mit dem die Firma ihre Personen einträgt.
2. Auftragsverarbeitung. Die Software, die die Daten speichert, ist Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit Hosting-Standort und Löschfristen ist Pflicht, nicht Kür.
3. Löschung. ZVÜ-Daten haben nach der Rückmeldung der Behörde keinen Zweck mehr, außer die Behörde verlangt eine Aufbewahrung. Die Löschung kurz nach der Veranstaltung ist der Normalfall.

Was die Veranstalterin gegenüber der Behörde nachweisen muss, ergibt sich aus dem Sicherheitskonzept nach § 43 MVStättVO und den Betreiberpflichten nach § 38 MVStättVO in der jeweiligen Landesfassung. Die Akkreditierungsliste ist Teil dieses Nachweises.

Wo die Akkreditierung in der Praxis bricht

• Die Liste kommt am Vortag. Dienstleister melden spät, weil das Formular umständlich ist oder weil sie ihre Crew erst kurz vorher kennen. Ein Link pro Firma mit sichtbarem Fortschritt und einer Frist im System verschiebt das Problem vom Vortag auf zwei Wochen vorher.
• Dieselbe Person, drei Ausweise. Der Bühnentechniker arbeitet für die Technikfirma und hilft beim Abbau für die Rigging-Firma. Beide melden ihn. Ohne Dublettenprüfung bekommt er zwei Ausweise, die Behörde prüft ihn zweimal.
• Der Ausweis ist gedruckt, die Person abgelehnt. Die Rückmeldung der Behörde kommt nach dem Druck. Ohne Sperre an der Person hängt der Ausweis im Stapel und wird ausgegeben.
• Der Bereich fehlt. Die Vergabe von Hand vergisst den Produktionsbereich für die Nachtschicht. Am Tor steht die Security ohne Berechtigung.
• Die Verpflegung läuft über Bändchen. Ein zweites System für Catering, ein drittes für Parken. Drei Listen, drei Fehlerquellen, drei Ausgabestellen.

Jeder dieser Punkte ist ein Prozessfehler, den eine Software mit Kontingenten, Dublettenprüfung, Regeln und Wallet-Pässen vor dem Event abfängt. Was sie nicht abfängt, ist eine Firma, die ihre Leute nicht kennt. Das bleibt eine Frage des Vertrags mit dem Dienstleister.