ZVÜ beim Festival: Zuverlässigkeitsüberprüfung für Crew und Dienstleister sauber durchführen
Wann eine Zuverlässigkeitsüberprüfung verlangt wird, welche Daten die Behörde braucht, wer sie liefern muss und wie Veranstalter die Erfassung für hunderte Personen organisieren, ohne dass die Liste am Vortag noch fehlt.
Kurz gesagt
- Die Zuverlässigkeitsüberprüfung (ZVÜ) ist keine bundesweit einheitliche Regel, sondern eine Auflage der Genehmigungsbehörde oder des Veranstalters für Personen in sicherheitsrelevanten Bereichen: Backstage, Bühne, Zutritt, Technik, Security.
- Verlangt werden meist Name, Geburtsdatum und -ort, Staatsangehörigkeit, Anschrift und Ausweisdaten, einige Wochen vor dem Event, als Liste pro Dienstleister. Ohne Freigabe kein Ausweis.
- Das organisatorische Problem ist nicht die Behörde, sondern die Erfassung: 30 Dienstleister, 600 Personen, Excel-Listen in fünf Formaten. Die Lösung ist ein Formular, das die Person selbst ausfüllt, mit einem Export im Format der Behörde.
- Auflagen der Genehmigungsbehörde nach Landesrecht
- § 7 LuftSiG (Flughäfen)
- § 26 DSGVO / § 26 BDSG (Beschäftigtendaten)
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO
Die Zuverlässigkeitsüberprüfung, meist ZVÜ abgekürzt, ist ein Abgleich der Personendaten von Crew und Dienstleistern mit polizeilichen Erkenntnissen, bevor diese Personen Zutritt zu sicherheitsrelevanten Bereichen einer Veranstaltung bekommen. Anders als am Flughafen, wo § 7 LuftSiG sie vorschreibt, gibt es für Festivals und Stadien keine bundeseinheitliche Rechtsgrundlage. Die Pflicht entsteht aus den Auflagen der Genehmigungsbehörde, aus dem Sicherheitskonzept oder aus dem Vertrag mit dem Veranstalter. Für die Organisation ändert das nichts: Ohne Freigabe kein Ausweis, und die Liste muss Wochen vorher vollständig sein.
Wann eine ZVÜ verlangt wird
Typische Auslöser:
- Auflage im Genehmigungsbescheid für Großveranstaltungen, oft ab einer Besucherzahl oder bei besonderer Gefährdungslage.
- Anforderung der Polizei für Bereiche mit Zugang zu Bühne, Backstage, Künstlerbereich, Stromversorgung, Zutrittskontrolle.
- Eigene Vorgabe des Veranstalters für Security, Technik und alle Personen mit All-Area-Zugang.
- Vorgabe von Künstlern oder Sponsoren in deren Verträgen.
Betroffen sind eigene Crew, Personal von Dienstleistern und Subunternehmern und Freiwillige, sofern sie in den betroffenen Bereichen eingesetzt werden. Der Einlass am Publikumsbereich ist meist nicht betroffen, der Einlass zum Backstage schon.
Welche Daten die Behörde braucht
Die Anforderungen unterscheiden sich je nach Bundesland und Behörde, der Kern ist gleich:
| Datum | Zweck |
|---|---|
| Familienname, Vorname, Geburtsname | Identifikation |
| Geburtsdatum, Geburtsort | Abgleich |
| Staatsangehörigkeit | Abgleich |
| Meldeanschrift | Abgleich |
| Ausweisart und -nummer | Identitätsprüfung am Einlass |
| Firma und Funktion, Bereich | Zuordnung zum Zutrittsbereich |
Manche Behörden verlangen zusätzlich eine unterschriebene Einwilligung der Person, manche eine Ausweiskopie. Beides sollte vorher geklärt sein, weil es die Erfassung verändert.
Datenschutz
Die Verarbeitung ist zulässig, wenn sie zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung oder der Auflage erforderlich ist. Drei Regeln aus der Praxis:
- Zweckbindung. Die Daten werden für die ZVÜ dieses Events erhoben, nicht für die Personalakte. Wer sie mit Bewerbungsdaten vermischt, braucht eine zweite Rechtsgrundlage.
- Löschfrist. Nach dem Event und dem Ende der Aufbewahrungsauflage werden die Daten gelöscht. Ein Datum im Prozess, kein Vorsatz.
- Zugriff. Ausweisdaten von 600 Personen gehören nicht in eine Excel-Datei, die per Mail an dreißig Dienstleister und zurück geht. Zugriff nur für die Personen, die die Akkreditierung bearbeiten.
Warum die Erfassung das eigentliche Problem ist
Die Behörde bekommt eine Liste und antwortet. Die Arbeit davor: Der Veranstalter verschickt eine Vorlage an dreißig Dienstleister, bekommt fünf Formate zurück, Geburtsorte fehlen, Namen sind in Großbuchstaben, ein Dienstleister meldet zehn Personen nach, zwei Tage vor Frist. Dann wird die Liste zusammengeführt, an die Behörde geschickt, das Ergebnis kommt als PDF zurück und muss auf die Ausweise übertragen werden.
So läuft es ohne Excel
- Die Person füllt selbst aus. Jede Person, ob eigene Crew oder Dienstleister, erhält einen Link und trägt ihre Daten in ein Formular mit Pflichtfeldern ein. Keine Übertragungsfehler, keine fehlenden Geburtsorte.
- Der Dienstleister sieht seinen Stand. Wie viele seiner Personen sind vollständig, wer fehlt. Er meldet nach, statt nachzufragen.
- Der Veranstalter exportiert. Eine Liste im Format der Behörde, pro Event, mit Stand und Datum.
- Das Ergebnis steuert den Ausweis. Freigegeben heißt: Ausweis wird gedruckt oder in die Wallet geschickt. Abgelehnt heißt: kein Ausweis, Dienstleister wird informiert.
- Frist mit Reserve. Liste zwei Wochen vor der Frist der Behörde vollständig, damit Nachmeldungen noch möglich sind.
Wer das einmal so aufgesetzt hat, wiederholt es im nächsten Jahr mit denselben Formularen. Die Dienstleister kennen den Link, die Behörde kennt das Format.
Siehe auch: ZVÜ im Glossar der Dokumentation und der Handbuch-Eintrag Zuverlässigkeitsüberprüfungen (ZVÜ).