Glossar

Dieses Glossar definiert die wichtigsten Begriffe und Konzepte, die in der EVENTRA-Plattform verwendet werden.

Allgemeine Plattformbegriffe

Abonnement

Das Abonnement bestimmt, welche Funktionen und wie viele HR-Lizenzen Ihrer Organisation zur Verfugung stehen. Stufen: Free, Professional, Enterprise.

Abrechnung

Der Buchhaltungs- und Lohnabrechnungsprozess für die Berechnung von Mitarbeiterlohnen, einschließlich Zuschläge, Boni und Abzüge.

Akkreditierung

Der Prozess der Überprüfung und Autorisierung von Personal für die Arbeit bei Veranstaltungen. Umfasst Credential-Zuweisung, ZVÜ-Sicherheitsuberprufung und Check-in/Check-out vor Ort.

Anzeigename

Der öffentlich sichtbare Name Ihrer Organisation, der auf der Landing Page, in E-Mails und auf der gesamten Plattform angezeigt wird.

Aufgaben

Systemgenerierte HR-Handlungsbedarfe, die auf Datenqualitätsprobleme hinweisen, wie doppelte Mitarbeiter, Platzhalterdaten oder fehlende Beschäftigungsinformationen.

Beschaftigungs- und Lohnbegriffe

ArbZG (Arbeitszeitgesetz)

Deutsches Bundesgesetz über Arbeitszeiten, Pausenzeiten und Ruhezeiten. EVENTRA berechnet Pausenzeiten und kennzeichnet mögliche Verstöße gemäß den ArbZG-Anforderungen.

Siehe auch: Ruhezeit bei Veranstaltungen: Die 11 Stunden, die Ausnahmen und der Abbau um 4 Uhr im Ratgeber.

Bewegungsdaten

Zeitabhängige Mitarbeiterdaten wie geleistete Arbeitsstunden, Schichtzuweisungen und Check-in/Check-out-Aufzeichnungen, im Gegensatz zu statischen Stammdaten.

Brutto (Beschäftigungstyp)

Kurzfristig Beschäftigte mit Bruttolohnzahlung. Diese Mitarbeiter sind unter bestimmten Bedingungen von Sozialversicherungsbeitragen befreit. Interner Code: 110.

Geringfügig Beschäftigte

Siehe: Minijob.

Kurzfristig Beschäftigte

Arbeitnehmer, die nur für eine begrenzte Zeit beschäftigt werden und von Sozialversicherungsbeitragen befreit sind, wenn sie nicht berufsmassig tatig sind und bestimmte zeitliche Grenzen nicht uberschreiten. Umfasst sowohl den Beschäftigungstyp Brutto als auch Netto.

Siehe auch: Kurzfristige Beschäftigung 2026: Die 70-Tage-Regelung für Eventpersonal im Ratgeber.

Lohnart

Ein Code, der in Lohnabrechnungssystemen verwendet wird, um verschiedene Vergütungsarten zu kategorisieren (z.B. Grundlohn, Zuschläge, Boni). Wird beim Lohnexport für die Integration mit externen Buchhaltungssystemen verwendet.

Minijob (Beschäftigungstyp)

Geringfügig entlohnte Beschäftigte (Minijobber) mit einer maximalen monatlichen Verdienstgrenze. Die Sozialversicherungsbeitrage sind reduziert, und der Arbeitgeber trägt pauschale Abgaben. Interner Code: 109.

Siehe auch: Minijob-Grenze 2026: 603 Euro, und was das für Eventpersonal bedeutet im Ratgeber.

Netto (Beschäftigungstyp)

Kurzfristig Beschäftigte mit Nettolohnauszahlung. Der Lohn wird bereits netto ausgezahlt, wodurch sich die Abrechnung vereinfacht. Interner Code: 110-N.

Rechnung (Beschäftigungstyp)

Nicht meldepflichtige Beschäftigte (Rechnungssteller), die als Selbstständige tatig sind und Rechnungen für ihre Dienstleistungen stellen. Sie fuhren ihre Steuern selbst ab. Interner Code: 900.

Stammdaten

Statische Mitarbeiterinformationen wie Name, Adresse, Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer, Bankdaten und Beschäftigungstyp. Müssen ausgefüllt werden, bevor ein Mitarbeiter Schichten zugewiesen werden kann.

Stotax

Ein externes Lohnabrechnungs-/Steuerverarbeitungssystem, das für die Mitarbeiterregistrierung, Steuerberechnungen und den Lohndatenexport verwendet wird. Die Integration ermöglicht die automatische Synchronisation von Mitarbeiterdaten.

Zuschlag

Zusätzliche Vergütung, die Mitarbeitern für Arbeit unter bestimmten Bedingungen gezahlt wird, z.B. Nachtschichten, Wochenenden oder Feiertage. Wird über das Zeitregelsystem konfiguriert.

Event- und Personalbegriffe

Gewerk

Eine Kategorie, die die Art der Arbeit oder Fähigkeiten beschreibt (z.B. Produktion, Sicherheit, Catering). Unternehmen und Mitarbeiter werden nach ihrem zugewiesenen Gewerk innerhalb von Events organisiert.

Schicht

Ein definierter Arbeitszeitraum innerhalb eines Events mit Startzeit, Endzeit und zugewiesener Tätigkeit. Mitarbeiter werden in Schichten eingeplant.

Tätigkeit

Eine spezifische Arbeitsrolle oder Aufgabe innerhalb einer Event-Struktur. Tätigkeiten sind unter Einheiten organisiert und können Sichtbarkeits- und Anforderungs-Tags zugewiesen bekommen.

Tag-System

Sichtbarkeits-Tags (Visibility Tags)

Anforderungs-Tags (Requirement Tags)

Benutzerrollen und Rechte

Eine Rolle bestimmt, welche Oberfläche ein Konto öffnet; Rechte bestimmen, was es darin darf.

Nutzer

Standardrolle für Mitarbeitende: Mitarbeiter-App bzw. -Portal, kein Zugang zur Verwaltung. Kann Events einsehen, sich bewerben, Schichten annehmen, Zeiten erfassen und Stammdaten pflegen.

Admin

Öffnet die Verwaltung (/hr) und belegt eine HR-Lizenz. Was das Konto darin darf, legen die einzelnen Rechte fest -- per Vorlage (Einheitenplanung, Planung, Abrechnung, Administrator) oder einzeln.

Akkreditierung

Öffnet die Akkreditierungs-App statt der Verwaltung: ZVÜ-Daten einreichen, eigenen Status einsehen, QR-Code vorzeigen. Mit dem Recht Akkreditierungs-Team leiten verwaltet das Konto die Mitarbeiter des eigenen Dienstleisters.

Behörde (Authority)

Behörden-Einsicht in das Akkreditierungssystem: ZVÜ-Anträge prüfen und genehmigen. Keine weiteren Rechte.

Supervisor

Kein eigener Rollenname mehr, sondern das Recht Zeiterfassung für andere: Teammitglieder scannen, ein- und auschecken, Zeiten kommentieren und bewerten. Wird in der Mitarbeitertabelle direkt vergeben, ohne Lizenz.

Teamleitung

Zuweisung an einer Einheit im Einheitenbaum. Sieht in der App das Team dieser Einheit und ihrer Untereinheiten (Dein Team) -- ohne Planungsrechte.

Berechtigungsvorlage

Ein komplettes Rechteset als Startpunkt. Danach lässt sich jedes Recht einzeln an- und abwählen; die Vorlage ist keine Stufe.

Beschaftigungstypen

Code	Typ	Deutsche Bezeichnung	Beschreibung
110	Brutto	Kurzfristig Beschäftigte	Kurzfristig Beschäftigte mit Bruttolohnzahlung
110-N	Netto	Kurzfristig Beschäftigte (Nettolohn)	Kurzfristig Beschäftigte mit Nettolohnauszahlung
109	Minijob	Geringfügig Beschäftigte (Minijobber)	Geringfügig Beschäftigte mit monatlicher Verdienstgrenze
900	Rechnung	Nicht meldepflichtig (Rechnungssteller)	Selbstständige/Auftragnehmer, die Rechnungen stellen

Feature-Add-Ons

Akkreditierung & ZVÜ

Vollständige Akkreditierungsverwaltung einschließlich ZVÜ-Sicherheitsuberprufungsintegration, Credential-Konfiguration, QR-basiertem Check-in/out und Dienstleister-Unternehmensverwaltung für Events.

Dienstleister-Management

Umfassendes Management von externen Dienstleistern und Partnerunternehmen, einschließlich Einladungs-Workflows und gewerkbasierter Organisation.

Dokumenten-Management

Zentrale Dokumentenverwaltung mit Dateiorganisation, Tagging und Zugriffskontrollen.

Lohnbuchhaltungs-Integration

Integration mit externen Lohnabrechnungssystemen (z.B. Stotax) für automatisierten Lohndatenexport und Mitarbeiterregistrierung.

Social Login (SSO)

Single-Sign-On-Funktionalität mit Apple- und Google-Konten für vereinfachte Mitarbeiteranmeldung.

Smart Wallets

Integration mit Apple Wallet und Google Pay für digitale Mitarbeiter-Credentials und Event-Passe.

KI-Mitarbeiter-Zuordnung (AI Matching)

KI-gestützte automatische Zuordnung von Mitarbeitern zu Schichten und Teams basierend auf Qualifikationen, Verfügbarkeit und bisheriger Leistung.

Support-Chat

Direkter Nachrichtenkanal zwischen Mitarbeitenden und dem HR-Team, mit Anhängen und einer internen Weiterleitung an das EVENTRA-Tech-Team.

Gastronomie

Anbindung an das Kassensystem (BookZuck): legt Kassenkonten für Barpersonal an, vergibt Login-Codes und verschickt sie per E-Mail.

Ehrenamts-Modus

Blendet die gesamte Lohnbuchhaltung aus und schaltet stattdessen die Anerkennung frei -- Kennzahlen, Stufen und Abzeichen für Freiwillige.

Gästeliste

Add-On für Personen, die ein Event ohne Schicht betreten: Kontingente für Gastgeber, Tickets mit QR-Code, Wallet-Pässe und der Tür-Check-in.

Gästelisten-Begriffe

Ticketart

Was der Gast in der Hand hält -- Band, Pass, Lanyard oder Karte -- und zugleich sein Ausweis am Einlass. Rolle Ticket (genau eines pro Gast) oder Add-on (beliebig viele).

Einladungsart

Die Rolle des Gastgebers: Formular, E-Mail-Texte und eine vorgeschlagene Ticketart. Sagt nichts über Menge oder Preis.

Kontingent

„N × Ticketart zu diesem Preis" für einen Gastgeber und ein Event. Dauerhaft über eine Gruppe, einmalig über eine Vorlage (Preset) oder von Hand als einzelne Einladung.

Einladung

Das Kontingent eines konkreten Gastgebers für ein konkretes Event, mit eigenem Link zur Selbst-Eintragung. Kann versendet, delegiert und widerrufen werden.

Gastgeber (Host)

Wer ein Kontingent hält und seine Gäste selbst einträgt -- ein Mitglied mit EVENTRA-Konto oder ein Gäste-Kontakt ohne Konto.

Begleitung (+1)

Eine zusätzliche Person auf der Buchung eines Gastes. Zählt als eigener Kopf mit eigenem Einlass, hat aber kein eigenes Ticket -- sie steht auf dem Ticket des Gastes.

Preiskategorie

Ein benannter Preis pro Kopf, aus dem jedes Preisfeld der Gästeliste wählt. „Gratis" ist immer dabei.

Einlass

Der Tür-Check-in der Gästeliste: jede Person einer Buchung einzeln einlassen, Bänder ausgeben, Betrag prüfen. Erfasst wird die Anwesenheit, keine Zahlung.

Wallet-Pass

Das Ticket für Apple Wallet oder Google Wallet -- derselbe QR-Code wie in der Ticket-E-Mail und im Web-Ticket.

Betrieb & Auswertung

Live-Übersicht (Live-Tag)

Die Echtzeitansicht des laufenden Eventtages: fehlende Check-ins, überfällige Check-outs, Erfassungsgrad, Pünktlichkeit und Tagesverlauf. Erscheint in der Navigation nur, wenn für den Tag mindestens fünf besetzte Schichten geplant sind.

Erfassungsgrad

Der Anteil der bereits fälligen Stempelungen, die tatsächlich erfasst sind -- getrennt für Check-ins und Check-outs.

Angenommene Schichtdauer

Die unter Einstellungen › Zeiterfassung hinterlegte Dauer, die für Schichten ohne feste Zeiten angenommen wird -- für Kostenprognosen und für die geplante Kurve im Tagesverlauf.

70-Tage-Regelung

Die Obergrenze für kurzfristige Beschäftigung im Kalenderjahr. Ab der konfigurierten Grenze (in Deutschland 70 Tage) entfällt die Sozialversicherungsfreiheit. Die Grenze gilt arbeitgeberübergreifend.

Siehe auch: Kurzfristige Beschäftigung 2026: Die 70-Tage-Regelung für Eventpersonal im Ratgeber.

Übertrag

Arbeitstage, die eine kurzfristig beschäftigte Person im laufenden Jahr bereits bei anderen Arbeitgebern geleistet hat und die deshalb von Hand nachgetragen werden.

Monatsabschluss / Abschluss vorbereiten

Die Plausibilitätsprüfung vor dem Lohndatenexport: Sie gleicht Schichtplan und Zeiterfassung ab und meldet Zeiten ohne Schicht, Schichten ohne freigegebene Zeit und Zeiten vor der ersten Schicht.

Anerkennung

Die Auswertung und Konfiguration ehrenamtlicher Leistungen: Kennzahlen, Rang, Stufen und Abzeichen.

Ansichtseinstellungen

Persönliche Darstellungsoptionen des Schichtplaners (Kartenbreite, Dichte, sichtbare Details), am Benutzerkonto gespeichert und auf jedem Gerät gleich.

Volle Breite

Schalter im Benutzermenü, der die Breitenbegrenzung der HR-Seiten aufhebt.

Automatisierung (Workflow)

Ein Ablauf aus Auslöser, Bedingungen, optionaler Verzögerung und Aktionen -- etwa „Bewerbung eingereicht → drei Tage warten → Dokument anfordern".

Inhalte & Sprachen

Quellsprache

Die Sprache, in der Inhalte geschrieben werden. Alle Übersetzungen entstehen aus ihr; sie ist immer aktiv.

Aktive Sprachen

Die Sprachen, in die Inhalte übersetzt werden. Wird eine deaktiviert, bleiben ihre Übersetzungen erhalten.

Text (Übersetzungsstand)

Ein einzelnes Feld -- zum Beispiel der Name oder die Beschreibung einer Veranstaltung, nicht die Veranstaltung insgesamt.

Stammdatenformular

Die frei definierbaren Zusatzfelder, die Mitarbeitende zu den fest vorgegebenen Stammdaten ausfüllen -- etwa T-Shirt-Größe oder Führerscheinklasse. Dasselbe Werkzeug erzeugt auch Zusatzschritte in Bewerbung und Akkreditierung.

DATEV (LODAS / Lohn und Gehalt)

Die beiden DATEV-Lohnprogramme, für die EVENTRA Stammdaten, Bewegungsdaten und Abmeldungen erzeugt -- als ASCII-Importdatei oder direkt über die DATEV-API (hr:exchange).

Tätigkeitsschlüssel

Der Schlüssel, den jede abrechenbare Aufgabe für den Lohndatenexport benötigt. Er wird über alle Events hinweg nach Aufgabennamen gepflegt.

Akkreditierungsbegriffe

Credential

Ein spezifischer Zugangspass- oder Autorisierungstyp, der Mitarbeitern für den Eventzugang zugewiesen wird (z.B. "P - Produktion (Pass)", "B - Behörde (Pass)"). Credentials werden in den Einstellungen konfiguriert und während des Akkreditierungsprozesses zugewiesen.

ZVÜ (Zuverlässigkeitsüberprüfung)

Eine polizeiliche Hintergrundprufung, die für Personal erforderlich ist, das an Hochsicherheits-Veranstaltungsorten in Deutschland arbeitet. Der 3-Schritte-Prozess umfasst die Eingabe persönlicher Daten, die Annahme der Bedingungen und die Prüfung/Genehmigung.

Siehe auch: ZVÜ beim Festival: Zuverlässigkeitsüberprüfung für Crew und Dienstleister sauber durchführen im Ratgeber.

Check-in / Check-out

Der Prozess der Registrierung der Ankunft und des Verlassens eines Mitarbeiters am Veranstaltungsort, typischerweise durch Scannen des QR-Codes mit dem EVENTRA-Scanner.