Neue Mitarbeiter & Stammdatenformular
Registrierung, Freischaltung, Standard-Abrechnungsart und eigene Felder im Stammdatenformular.
Zwei Einstellungsseiten bestimmen gemeinsam, wie neue Mitarbeitende in Ihre Organisation kommen und welche Daten sie dabei hinterlassen: Einstellungen › Neue Mitarbeiter und Einstellungen › Stammdatenformular.
Neue Mitarbeiter
Konfiguriere, wie neue Mitarbeiter registriert, freigeschaltet und abgerechnet werden.
Freischaltung erforderlich
Der zentrale Schalter der Seite. Ist er aktiv, müssen neue Benutzer nach der Registrierung von einem Admin freigeschaltet werden, bevor sie die Plattform nutzen können.
Weil die Einstellung grundlegend verändert, wie neue Benutzer die Mitarbeiter-App erleben, fragt EVENTRA in beide Richtungen nach:
Freischaltung aktivieren
Neue Benutzer können sich nach der Registrierung zwar einloggen und ihre Daten hinterlegen, haben aber keinen Zugriff auf Events, Bewerbungen oder Schichten, bis ein Admin sie freischaltet.
Freischaltung deaktivieren
Neue Benutzer erhalten nach der Registrierung sofort vollen Zugriff. Bereits wartende Benutzer bleiben inaktiv und müssen weiterhin manuell freigeschaltet werden -- das Abschalten holt sie also nicht automatisch herein.
Wartende Benutzer finden Sie über die Schaltfläche Warteliste auf der Seite Mitarbeiter; sie trägt die Anzahl der offenen Registrierungen als Zähler. Dort schalten Sie einzeln oder als Stapel frei -- die Spalte Datenstatus zeigt vorher, ob die Stammdaten Vollständig, Teilweise oder Unvollständig sind.
Standard-Abrechnungsart
Der Personengruppenschlüssel, der neuen Mitarbeitenden automatisch zugewiesen wird -- egal ob sie eingeladen werden oder sich selbst registrieren. Er lässt sich pro Mitarbeitendem jederzeit ändern.
Warum das zählt
Die Abrechnungsart entscheidet später darüber, ob jemand in der Minijob-Auswertung, in der 70-Tage-Regelung oder in keiner von beiden auftaucht. Eine falsche Voreinstellung fällt erst im Monatsabschluss auf.
Stammdatenformular
Definieren Sie zusätzliche Felder, die Mitarbeitende bei der Registrierung ausfüllen müssen.
Neben den fest vorgegebenen Stammdaten (Name, Adresse, Bankverbindung etc.) erfassen Sie hier eigene Angaben -- T-Shirt-Größe, Führerscheinklasse, Ernährungsform oder was Ihre Planung sonst braucht.
Felder und Abschnitte
- Feld hinzufügen legt ein einzelnes Formularfeld an.
- Abschnitt hinzufügen legt eine Überschrift an, unter der Felder gruppiert werden; Feld in diesen Abschnitt hinzufügen hängt ein Feld direkt darunter.
- Über die Einstellung Breite legen Sie fest, ob ein Feld die volle oder nur die halbe Formularbreite einnimmt -- so stehen kurze Felder nebeneinander.
Ist noch nichts angelegt, steht dort „Noch keine Felder vorhanden" mit dem Hinweis, das erste Feld zu erstellen.
Löschen
Feld löschen
„Bereits erfasste Daten für dieses Feld bleiben erhalten, werden aber nicht mehr angezeigt." Ein gelöschtes Feld entfernt also keine Historie -- es blendet sie nur aus.
Abschnitt löschen
„Die enthaltenen Felder bleiben erhalten und rücken in den vorherigen Abschnitt." Ein Abschnitt ist eine reine Überschrift; sein Löschen kostet keine Felder.
Wo dieselben Formulare noch auftauchen
Der Formular-Baukasten wird an mehreren Stellen verwendet und trägt dort jeweils einen eigenen Namen:
| Kontext | Wo das Formular erscheint |
|---|---|
| Onboarding | Beim Registrieren bzw. im Stammdaten-Assistenten |
| Bewerbung | Als zusätzlicher Schritt im Bewerbungsassistenten -- die Felder können auf die gewählten Tätigkeiten reagieren |
| Akkreditierung | Im Rahmen der Zuverlässigkeitsüberprüfung |
Dokumentschlüssel
Feldern lässt sich ein eigener Dokumentschlüssel geben, unter dem hochgeladene Dateien abgelegt werden. Erlaubt sind nur Kleinbuchstaben, Ziffern und Unterstriche, und der Schlüssel muss mit einem Buchstaben beginnen. Die Form feld1 ist reserviert -- solche Schlüssel vergibt das System selbst.