EVENTRA

Das Akkreditierungssystem in EVENTRA, einschließlich ZVÜ-Sicherheitsuberprufung, HR-Dashboard und Credential-Verifizierung bei Veranstaltungen.

Dieser Leitfaden behandelt das Akkreditierungssystem in EVENTRA, einschließlich des ZVÜ-Prozesses (Zuverlässigkeitsüberprüfung) für Mitarbeiter, des Akkreditierungs-Dashboards für HR und der Credential-Verifizierung bei Veranstaltungen.

Feature-Voraussetzung

Das Akkreditierungssystem erfordert, dass die Funktion Akkreditierung & ZVÜ für Ihre Organisation aktiviert ist. Wenn diese Funktion nicht aktiv ist, sind die Akkreditierungsseiten nicht zugänglich.

Was ist ZVÜ?

ZVÜ steht für Zuverlässigkeitsüberprüfung. Es handelt sich um eine polizeiliche Sicherheitsuberprufung, die für Personal erforderlich ist, das an Hochsicherheits-Veranstaltungsorten in Deutschland arbeitet. Alle Mitarbeiter, die vor Ort bei solchen Veranstaltungen arbeiten, müssen diese Überprüfung durchlaufen.

Wichtige Hinweise zur ZVÜ

Die ZVÜ erfolgt nur mit Kenntnisnahme und Zustimmung des Mitarbeiters.
Ohne Zustimmung und erfolgreiche ZVÜ-Durchführung kann keine Akkreditierung oder Arbeitserlaubnis vor Ort ausgestellt werden.
Das für die ZVÜ verwendete Ausweisdokument muss zur Akkreditierung bei der Veranstaltung im Original mitgebracht werden.

Akkreditierungsrollen

EVENTRA definiert mehrere Rollen innerhalb des Akkreditierungssystems:

Rolle	Beschreibung
accJunior	Standard-Akkreditierungsbenutzer (Mitarbeiter). Kann ZVÜ-Daten einreichen, den eigenen Akkreditierungsstatus einsehen und den QR-Code bei Veranstaltungen vorzeigen.
accSupervisor	Supervisor für ein Dienstleister-Unternehmen. Kann Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens verwalten, Akkreditierungsstatistiken auf Unternehmensebene einsehen und Mitarbeiter hinzufügen.
authority	Behörden-/Admin-Rolle. Hat vollen Zugriff auf das Akkreditierungs-Dashboard, kann ZVÜ-Antrage prüfen und genehmigen und alle Unternehmen und Mitarbeiter verwalten.
hr	HR-Administratoren. Wenn ein HR-Benutzer auf den Akkreditierungsbereich zugreift, wird er zum HR-Dashboard weitergeleitet.
junior / supervisor	Standard-Mitarbeiterrollen. Wenn diese Benutzer auf den Akkreditierungsbereich zugreifen, werden sie zur Hauptanwendung weitergeleitet.

Mitarbeiter-ZVÜ-Prozess (3-Schritte-Assistent)

Mitarbeiter mit Akkreditierungsrollen (accJunior, accSupervisor) durchlaufen einen 3-Schritte-Assistenten, um ihre ZVÜ-Daten einzureichen.

Voraussetzungen

Der Mitarbeiter muss eingeloggt sein.
Die ZVÜ-Daten durfen noch nicht eingereicht worden sein (falls bereits eingereicht, sieht der Mitarbeiter eine Bestatigungsseite).

Schritt 1: Dateneingabe

Der erste Schritt sammelt persönliche Informationen in drei Karten:

Karte 1: Persönliche Daten

Feld	Bezeichnung	Hinweise
Vorname	Vorname	Pflichtfeld
Nachname	Nachname	Pflichtfeld
Geburtsdatum	Geburtsdatum	Format: TT.MM.JJJJ
Geschlecht	Geschlecht	Dropdown: Männlich, Weiblich, Divers
Nationalität	Nationalität	Länder-Dropdown

Karte 2: Ausweisdaten

Feld	Bezeichnung	Hinweise
Ausweistyp	Ausweistyp	Dropdown: Personalausweis, Reisepass, Sonstiges
Ausweisnummer	Ausweisnummer	Pflichtfeld
Geburtsname	Geburtsname (Nachname)	Pflichtfeld
Geburtsort	Geburtsort	Pflichtfeld
Geburtsland	Geburtsland	Länder-Dropdown

Karte 3: Anschrift

Feld	Bezeichnung	Hinweise
Straße & Hausnummer	Straße & Hausnummer	Pflichtfeld
Land	Land	Länder-Dropdown
Bundesland	Bundesland	Dropdown für Deutschland, Freitextfeld für andere Länder
Postleitzahl	Postleitzahl	Pflichtfeld
Stadt	Stadt	Pflichtfeld

Nach dem Ausfüllen aller Felder klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.

Schritt 2: AGB (Allgemeine Geschäftsbedingungen)

Der zweite Schritt zeigt den Rechtstext zur polizeilichen Sicherheitsuberprufung. Der Mitarbeiter muss das Dokument lesen, das folgende Themen abdeckt:

Informationen daruber, was die ZVÜ beinhaltet.
Zustimmung zur polizeilichen Hintergrundprufung.
Datenverarbeitung und Datenschutzinformationen.
Rechtsgrundlage für die Sicherheitsuberprufung.

Nach dem Lesen klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren, oder Zurück, um zur Dateneingabe zurückzukehren.

Schritt 3: Zusammenfassung & Absenden

Der letzte Schritt zeigt eine Zusammenfassung der eingegebenen Daten in zwei Karten:

Persönliche Daten: Name, Geschlecht, Nationalität.
Ausweisdokument: Typ und Nummer.

Wichtiger Hinweis

Das für die ZVÜ verwendete Ausweisdokument muss zur Akkreditierung bei der Veranstaltung im Original mitgebracht werden.

Aktionen:

Klicken Sie auf Zurück, um zuruckzugehen und Korrekturen vorzunehmen.
Klicken Sie auf Abschicken, um den ZVÜ-Antrag einzureichen.
Während der Einreichung wird ein Ladesymbol angezeigt.

Nach der Einreichung

Bei erfolgreicher Einreichung wird der Mitarbeiter zur Akkreditierungs-Startseite weitergeleitet. Er sieht eine Bestatigungsseite:

Deine Daten wurden erfolgreich gespeichert! Du kannst dich jetzt ausgeloggen. Bei Fragen kannst du dich gerne bei uns melden: check@eventra.app

Wenn der Mitarbeiter seine Daten bereits eingereicht hat und erneut auf das Formular zugreifen möchte, sieht er:

Du hast deine Daten bereits eingegeben. Sollten dabei ein Fehler vorliegen melde dich bitte bei: check@eventra.app

Fehlerbehandlung

Fehlermeldung

Wenn die Einreichung fehlschlagt, erscheint folgende Fehlermeldung:

Fehler beim Speichern der Daten. Die Webseite wird neu geladen.

Die Seite wird nach 2 Sekunden automatisch neu geladen.

ZVÜ-Status-Verfolgung

Nach der Einreichung durchlauft die ZVÜ des Mitarbeiters mehrere Statusstufen:

Status	Beschreibung	Was der Mitarbeiter sieht
Nicht gestartet	ZVÜ-Antrag noch nicht eingereicht	ZVÜ-Antrag noch nicht gestartet
inputCompleted	Dateneingabe abgeschlossen, Bearbeitung läuft	Ihre Eingaben sind vollständig - Bearbeitung läuft
dataExported	Daten wurden zur Prüfung weitergeleitet	Daten wurden zur Prüfung weitergeleitet
approved	ZVÜ erfolgreich abgeschlossen und freigegeben	ZVÜ erfolgreich abgeschlossen & freigegeben

Hinweis

Wenn der ZVÜ-Status approved ist, kann der Mitarbeiter auf seinen QR-Code für den Event-Check-in zugreifen.

Akkreditierungs-Startseite (Mitarbeiter)

Die Akkreditierungs-Startseite zeigt:

Das Logo der Organisation (falls konfiguriert).
Eine Willkommensuberschrift: [Firmenname] lädt [zur Akkreditierung ein] (für Supervisoren wird der Firmenname angezeigt).
Für freigegebene Mitarbeiter: Ein QR-Code-Drawer, der für den Event-Check-in geöffnet werden kann.

HR-Akkreditierungs-Dashboard

HR-Administratoren greifen über die eventspezifische Akkreditierungsseite auf die Akkreditierungsverwaltung zu.

Dashboard-Übersicht

Die Dashboard-Seite zeigt:

Eine Überschrift: Akkreditierung - [Eventname]
Eine Beschreibung: Verwalten Sie hier die Dienstleister für das Event [Eventname] verwalten, Firmen einladen und Akkreditierungen vergeben.
Gewerk-Tabs (Branchen-/Fahigkeitskategorie-Tabs) zur Organisation von Unternehmen und Mitarbeitern nach ihrem zugewiesenen Gewerk.

Unternehmen und Mitarbeiter verwalten

Vom Dashboard aus kann HR:

Alle Unternehmen und deren Mitarbeiter nach Gewerk organisiert anzeigen.
Neue Unternehmen einladen.
Akkreditierungen (Credentials) an Mitarbeiter vergeben.
Mitarbeiterdaten importieren.
Akkreditierungsdaten exportieren.

Personal-Credential-Verifizierung

Im Personalbereich kann HR:

Alle Mitarbeiter und ihren Credential-Status anzeigen.
Mitarbeiter-Detaildialoge öffnen, um Akkreditierungsdaten zu prüfen.

QR-Scanner für Check-in/Check-out

Die QR-Scanner-Funktion ermöglicht die Vor-Ort-Verifizierung akkreditierter Mitarbeiter. Der Scanner verwendet die Geratekamera, um Mitarbeiter-QR-Codes zu lesen.

Wenn ein QR-Code gescannt wird:

Der Informationsdialog des Mitarbeiters öffnet sich.
HR kann den Mitarbeiter einchecken (Erfolgsmeldung: Mitarbeiter/-in erfolgreich eingecheckt).
HR kann den Mitarbeiter auschecken (Erfolgsmeldung: Mitarbeiter/-in erfolgreich ausgecheckt).
HR kann einen Mitarbeiter bei Bedarf sperren (Erfolgsmeldung: Mitarbeiter/-in erfolgreich gesperrt).
HR kann einen gesperrten Mitarbeiter entsperren (Erfolgsmeldung: Mitarbeiter/-in erfolgreich entsperrt).

Fehlermeldungen

Check-in-Fehler: Fehler beim Einchecken, bitte versuche es erneut.
Check-out-Fehler: Fehler beim Auschecken, bitte versuche es erneut.

Supervisor-Dashboard

Supervisoren (Rolle accSupervisor) haben ihr eigenes Dashboard mit:

Akkreditierungsstatistiken auf Unternehmensebene.
Eine Liste der Mitarbeiter ihres Unternehmens.
Die Möglichkeit, neue Mitarbeiter zum Unternehmen hinzuzufügen.

Mitarbeiter hinzufügen

Klicken Sie auf die Schaltflache zum Hinzufügen von Mitarbeitern.
Füllen Sie die erforderlichen Mitarbeiterinformationen aus.
Senden Sie das Formular ab.
Bei einem Fehler wird eine Meldung angezeigt (entweder die spezifische Fehlermeldung des Servers oder Ein unerwarteter Fehler ist Aufgetreten).

Behörden-Dashboard (Authority)

Benutzer mit der Rolle "authority" haben Zugriff auf:

Eine umfassende Übersicht über alle Unternehmen und Mitarbeiter.
Die Möglichkeit, ZVÜ-Antrage zu prüfen.
Eine Datentabelle mit Spalten zum Filtern und Sortieren von Mitarbeiter-Akkreditierungsdaten.
Mitarbeiter-Detaildialoge zur Überprüfung eingereichter ZVÜ-Informationen.