Gastronomie & Kassensystem
Kassen-Codes für Barpersonal: Tätigkeiten Rollen zuordnen, Konten im Kassensystem anlegen und Codes per E-Mail verteilen.
Wer an der Bar kassiert, braucht einen persönlichen Login-Code für das Kassensystem. Der Bereich Gastronomie verbindet den Schichtplan mit der Kasse: Er legt die fehlenden Kassenkonten an, vergibt Codes und verschickt sie an genau die Personen, die für eine Kassen-Tätigkeit bestätigt sind.
Feature-Add-On
Gastronomie ist ein kostenpflichtiges Add-On. Ist es nicht gebucht, erscheint der Menüpunkt nicht. Sie benötigen außerdem mindestens die Berechtigungsstufe Vollplanung.
Sie finden den Bereich in der Seitenleiste unter dem Event-Umschalter als Gastronomie.
Voraussetzung: die Verbindung einrichten
Bevor die Seite arbeiten kann, muss die Kassensystem-Anbindung stehen. Sie konfigurieren sie unter Einstellungen › BookZuck.
Verbindung
Jeder Mandant hat eine eigene BookZuck-Installation. Hinterlegen Sie hier die API-Basis-URL -- also die Wurzel der dynamischen API, ohne /alluser oder /user am Ende:
https://<host>/api/dynamic-apiBenutzername und Passwort werden serverseitig hinterlegt und sind in der Oberfläche nicht sichtbar. Lassen Sie das Feld leer, wird die serverseitig konfigurierte URL verwendet.
Code-Typen
Es gibt drei Rollen. Nur aktive Code-Typen lassen sich Tätigkeiten zuordnen und erscheinen in der Gastro-Übersicht -- mindestens einer muss aktiv bleiben.
| Rolle | Wofür der Code gilt |
|---|---|
| Verkäufer | Login-Code für das Payment Device an der Bar. |
| Bar Head | Code mit Storno-Berechtigung und Zugang zum Bestellsystem. |
| Ausgabe | Nur zur Tätigkeitszuordnung. Konten werden manuell im Kassensystem gepflegt. |
Rollen-IDs
Zu jeder aktiven Rolle gehört die systemRole-ID aus der BookZuck-Installation dieses Mandanten. Ohne diese IDs lassen sich keine Konten anlegen.
E-Mail-Texte
Der Wortlaut der Code-E-Mail ist pro Code-Typ und pro Sprache frei editierbar; Empfängerinnen und Empfänger bekommen die Fassung ihrer eigenen Sprache. Bearbeitbar sind Betreff, Überschrift, Einleitung, Hinweis zum Code, Hinweis auf das Profil, Info-Karte (Titel und Punkte, ein Punkt pro Zeile), Hinweisfeld, Text und Beschriftung des Buttons samt Link sowie der Abschluss.
- Ein leer gelassenes Feld entfernt den Block aus der E-Mail.
- Standard holt den ursprünglichen Text zurück.
- Die Vorschau zeigt jede Änderung sofort so, wie sie auf dem Telefon ankommt (mit Beispieldaten und Code 4821).
- Testmail an mich senden verschickt die aktuelle Fassung an Ihre eigene Adresse.
Als Platzhalter stehen {firstName} (Vorname), {event} (Name der Veranstaltung) und {date} (Datum, z. B. „12. August 2026") zur Verfügung. Zusätzlich sind **fett** und [Linktext](https://…) erlaubt.
Schritt 1: Tätigkeiten Rollen zuordnen
Oben auf der Gastro-Seite steht die Karte Tätigkeiten: „Lege fest, welche Tätigkeiten einen Kassen-Code benötigen und in welcher Rolle."
Ordnen Sie jeder kassenrelevanten Tätigkeit eine Rolle zu -- etwa „Barkraft" → Verkäufer, „Barleitung" → Bar Head. Tätigkeiten ohne Zuordnung tauchen in der Mitarbeitertabelle nicht auf.
Leere Tabelle?
Steht dort „Keine Mitarbeiter mit bestätigten Schichten auf Kassen-Tätigkeiten gefunden", ist entweder noch keiner Tätigkeit eine Rolle zugeordnet, oder es hat noch niemand eine Schicht auf einer solchen Tätigkeit bestätigt. Nur bestätigte Schichten zählen.
Schritt 2: Die Mitarbeitertabelle lesen
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| Mitarbeiter | Name und Profilbild |
| Tätigkeit | Die kassenrelevante Tätigkeit der bestätigten Schicht |
| Rolle | Die in EVENTRA erwartete Kassenrolle |
| Kassensystem | Der Kontostatus in BookZuck |
| Code | Der hinterlegte Code -- standardmäßig verborgen, über Code anzeigen einblendbar |
| Ob der aktuelle Code bereits versendet wurde |
Kontostatus
| Status | Bedeutung |
|---|---|
| OK | Konto vorhanden, Code gesetzt, Rolle stimmt. |
| Kein Konto | Für diese E-Mail-Adresse existiert kein Konto im Kassensystem. |
| Kein Code | Konto vorhanden, aber es ist noch kein Code hinterlegt. |
| Inaktiv | Das Konto im Kassensystem ist deaktiviert. |
| Rolle abweichend | Im Kassensystem steht eine andere Rolle als in EVENTRA erwartet. |
| Manuell | Ausgabe-Konten. EVENTRA legt sie nicht an und versendet keine Codes. |
Weicht mindestens eine Rolle ab, erscheint über der Tabelle ein Hinweis: „n Mitarbeiter haben im Kassensystem eine abweichende Rolle. Synchronisieren ersetzt die hinterlegte Rolle durch die in EVENTRA erwartete."
E-Mail-Status
- Ausstehend -- der aktuelle Code wurde noch nicht versendet.
- Versendet -- der aktuelle Code ist raus; der Tooltip nennt den Zeitpunkt.
„Aktuell“ heißt: dieser Code
Wird ein Code neu vergeben, springt der E-Mail-Status derselben Person zurück auf Ausstehend -- die alte Mail zeigt ja einen Code, der nicht mehr gilt.
Schritt 3: Synchronisieren und versenden
Der große Durchlauf. Alle Synchronisieren erledigt in einem Rutsch:
- erstellt fehlende Konten im Kassensystem,
- vergibt Codes an alle ohne Code,
- ersetzt abweichende Rollen durch die in EVENTRA erwartete,
- versendet die E-Mails an alle, die ihren aktuellen Code noch nicht erhalten haben.
Eine Rückfrage bestätigt den Lauf. Danach meldet ein Hinweis, was passiert ist -- etwa „3 Kontos erstellt", „5 Codes vergeben", „2 Rollen aktualisiert", „7 E-Mails gesendet". Ist nichts zu tun, steht dort „Alles bereits aktuell".
Versendet die E-Mails nur an Mitarbeiter, die ihren aktuellen Code noch nicht erhalten haben. Im Kassensystem wird dabei nichts verändert.
Verschickt die Codes noch einmal an alle Mitarbeiter mit bestätigten Schichten -- auch an die, die ihren aktuellen Code bereits bekommen haben. Ausgabe-Konten werden übersprungen, weil sie manuell verwaltet werden. Auch hier wird im Kassensystem nichts verändert.
Jede Zeile hat eine eigene Synchronisieren-Aktion. Sie legt das Konto an, falls es fehlt, vergibt einen Code, falls noch keiner gesetzt ist, und versendet die E-Mail, sofern der aktuelle Code noch nicht verschickt wurde.
Fehlermeldungen
„Das Kassensystem ist nicht konfiguriert.“
Die Angaben unter Einstellungen › BookZuck sind unvollständig -- meist fehlen die Rollen-IDs oder die API-Basis-URL.
„Das Kassensystem ist nicht erreichbar.“
Die BookZuck-Installation antwortet nicht. Über Erneut versuchen können Sie den Abruf wiederholen; prüfen Sie andernfalls die Basis-URL.
Rückmeldungen nach dem Versand
Ein Sammelversand meldet auch, was nicht geklappt hat: „n ohne Code im Kassensystem", „n ohne E-Mail-Adresse", „n fehlgeschlagen" oder „Keine Empfänger gefunden". Personen ohne hinterlegte E-Mail-Adresse können keinen Code erhalten.