STOTAX Lohnabrechnung

EVENTRA ist mit STOTAX integriert, einem deutschen Lohnabrechnungssystem, das Sie bei der Verwaltung von Mitarbeiteranmeldungen, zeitbasierten Abrechnungsdaten und Mitarbeiterabmeldungen unterstützt. Diese Anleitung behandelt die Seite STOTAX Management unter HR > Payroll > STOTAX.

Die Seitenüberschrift lautet: STOTAX Management mit der Beschreibung "Verwalten Sie die STOTAX-Meldungen und -Daten. Hier können Sie die STOTAX-Meldungen und -Daten verwalten, exportieren und importieren." Das STOTAX-Logo erscheint in der oberen rechten Ecke.

Seitenaufbau

Die Seite hat drei Tabs:

1. Meldung & Stammdaten -- Import und Abgleich von Stammdaten.
2. Zeiterfassung & Bewegungsdaten -- Prüfung der Zeiterfassungen und CSV-Export.
3. Abmeldung -- Verwaltung von Mitarbeiterabmeldungen.

Tab 1: Meldung & Stammdaten

Dieser Tab behandelt den Import und Abgleich von Mitarbeiter-Stammdaten mit STOTAX-Datensatzen.

Übersicht des Workflows

Der Anmeldungsprozess folgt einem mehrstufigen Assistenten:

1. Upload -- STOTAX-Datendateien hochladen.
2. Vergleich -- hochgeladene STOTAX-Daten mit den Mitarbeiterdaten in EVENTRA abgleichen, um Abweichungen zu identifizieren.
3. Plausibilität -- Plausibilitätsprüfungen durchführen.
4. Neu -- neue Mitarbeiter aus dem Upload bearbeiten.
5. Wiedereintritt -- zurückkehrende Mitarbeiter bearbeiten.

Schritt 1: Upload

1. Wählen Sie ein Event aus dem Event-Dropdown.
2. Laden Sie zwei Dateien hoch, indem Sie sie in die Upload-Bereiche ziehen oder klicken, um zu durchsuchen:
   • Gesamtbelegschaft-Datei -- die vollständige Mitarbeiterliste.
   • Aktive Belegschaft-Datei -- aktuell aktive Mitarbeiter.
3. Das System liest die Dateien (mit Windows-1250-Kodierung) und verarbeitet sie.
4. Klicken Sie, um zum nächsten Schritt fortzufahren.

Schritt 2: Vergleich

Nach dem Upload vergleicht das System die importierten Daten mit der bestehenden EVENTRA-Mitarbeiterdatenbank. Sie sehen:

• Eine Liste von Mitarbeitern mit hervorgehobenen Abweichungen zwischen STOTAX-Datensatzen und EVENTRA-Daten.
• Jede Abweichung zeigt den Feldnamen, den STOTAX-Wert und den EVENTRA-Wert.

Schritte 3-5: Plausibilität, neue Mitarbeiter, Wiedereintritte

• Der Plausibilitätsschritt validiert die Datenkonsistenz.
• Neue Mitarbeiterdatensätze können überprüft und als CSV heruntergeladen werden.
• Wiedereintrittsmitarbeiter können auf notwendige Datenanderungen geprüft werden.

Daten herunterladen

Während des gesamten Prozesses können Sie generierte CSV-Dateien herunterladen. Der Download wird automatisch ausgelost, wenn der Export erfolgreich abgeschlossen ist.

Tab 2: Zeiterfassung & Bewegungsdaten

Dieser Tab verwaltet den monatlichen Abrechnungsabschluss und den CSV-Export der Zeiterfassungsdaten.

Fortschrittsanzeige

Am oberen Rand wird ein zweistufiger Fortschrittsbalken angezeigt:

1. Prüfung -- einen Monat auswählen und prüfen.
2. Export -- die CSV-Datei generieren und herunterladen.

Schritt 1: Prüfung

1. Wählen Sie unter Monat für Abschluss auswählen einen Monat aus dem Dropdown.
   • Platzhalter: "Monat auswählen".
   • Nur Monate mit freigegebenen Zeiterfassungen werden angezeigt.
   • Hilfetext: "Es werden nur Monate angezeigt, die freigegebene Zeiterfassungen enthalten".
   • Falls keine Monate verfügbar sind: "Keine Monate zur Abrechnung verfügbar".
2. Sobald ein Monat ausgewählt ist, erscheint eine Checkliste offener Punkte zur Prüfung.
3. Klicken Sie auf Weiter, um zum Export-Schritt fortzufahren.

Schritt 2: Export

Das Export-Formular enthält:

1. Event (Pflichtfeld) -- Event auswählen, für das Daten exportiert werden sollen. Platzhalter: "Event auswählen".
2. Kostentrager (Pflichtfeld) -- Kostentrager-Feld. Platzhalter: "Kostentrager eingeben".
3. Mitarbeiter ID (optional) -- Export auf einen einzelnen Mitarbeiter filtern. Platzhalter: "Für einzelnen Mitarbeiter filtern".
4. Kostenstelle (Pflichtfeld) -- Kostenstelle-Feld. Platzhalter: "Kostenstelle eingeben".

Zeitanpassungsregeln:

• Unter den Formularfeldern werden alle verfügbaren Zeitanpassungsregeln aufgelistet.
• Jede Regel zeigt ihren Namen, Status-Badge (Aktiv/Inaktiv), Typ (Hinzufügen/Abziehen) und Parameter.
• Verwenden Sie die Kippschalter, um einzelne Regeln in den Export ein- oder auszuschliessen.
• Für jede aktivierte Regel wird eine Auswirkungsvorschau angezeigt: betroffene Zeiterfassungen, betroffene Mitarbeiter und gesamte Zeitanpassung.
• Ein grüner Zusammenfassungskasten mit dem Titel Gesamte Auswirkung aller ausgewählten Regeln zeigt die kombinierte Auswirkung.

Export-Zusammenfassung:

• Ein grauer Kasten am unteren Rand zeigt den ausgewählten Monat, das Event, die Anzahl gültiger Zeiterfassungen und die Anzahl ungültiger Eintrage (falls vorhanden).

Aktions-Buttons:

• Zurück -- zurück zum Prufungsschritt.
• CSV generieren -- CSV-Datei generieren und herunterladen. Deaktiviert bei Validierungsfehlern oder fehlenden Pflichtfeldern.
• Weiter -- zum nächsten Schritt fortfahren.

Der generierte CSV-Dateiname folgt dem Muster: löhne_[Monat]_[Jahr]_[Event]_entries_[Anzahl]_rules_[Regelanzahl]_am_[Datum]_um_[Uhrzeit].csv

Tab 3: Abmeldung

Dieser Tab unterstützt Sie bei der Verwaltung von Mitarbeiterabmeldungen aus STOTAX, wenn deren Beschäftigung oder Eventteilnahme endet.

Seitenkopf

• Titel: Mitarbeiter-Abmeldungen verwalten (mit LogOut-Symbol)
• Beschreibung: "Übersicht über Mitarbeiter und deren letzte Arbeitstage pro Event im ausgewählten Monat"

Zeitraum auswählen

1. Wählen Sie unter Zeitraum auswählen einen Monat aus dem Dropdown Monat auswählen.
2. Drei Übersichtskarten erscheinen:
   • Mitarbeiter gesamt -- Gesamtzahl der Mitarbeiter im ausgewählten Zeitraum.
   • Events im Monat -- Anzahl der Events im Monat.
   • Potenzielle Abgange -- potenzielle Abmeldungen (orange hervorgehoben).

Event-Abmeldungskarten

Für jedes Event im ausgewählten Monat wird eine Karte angezeigt mit:

• Eventname mit Zeitraum, Gesamtzahl der Mitarbeiter und Anzahl der Abmeldungen.
• CSV Export Button -- lädt eine CSV-Datei der Abmeldungsdaten für dieses Event herunter.

Die Tabelle innerhalb jeder Karte zeigt:

• Name -- Mitarbeitername.
• Stotax-ID -- die STOTAX-Identifikationsnummer des Mitarbeiters.
• Letzter akzeptierter Tag -- letzter akzeptierter Arbeitstag (mit Kalender-Symbol).
• Status -- einer von:
  • Arbeitet [Event-Name] (blaues Badge) -- Mitarbeiter arbeitet bei einem anderen Event.
  • Hat Folgetag-Eintrag (grünes Badge) -- Mitarbeiter hat Eintrage am Folgetag.
  • Letzter Arbeitstag (rotes Badge) -- dies war der letzte Arbeitstag des Mitarbeiters.

Daten aktualisieren

Klicken Sie auf den Button Aktualisieren, um die Abmeldungsdaten zu aktualisieren. Das Aktualisieren-Symbol dreht sich während des Ladevorgangs.

Wenn keine Daten verfügbar sind: "Keine Daten verfügbar" / "Es wurden keine Mitarbeiter mit akzeptierten Zeiten im ausgewählten Zeitraum gefunden."

Fehlermeldungen