HR-Kommunikation: E-Mails, Dokumente & Aufgaben

1. E-Mail-Verwaltung

Der E-Mail-Bereich bietet eine vollständige Übersicht über alle systemgenerierten E-Mails, die an Mitarbeiter gesendet wurden. Sie können Zustellstatus einsehen, nach Tags oder Status filtern und einzelne E-Mail-Inhalte prüfen.

Zugang zum E-Mail-Protokoll

1. Öffnen Sie den HR-Bereich über die Hauptnavigation.
2. Navigieren Sie zum Bereich E-Mails.
3. Sie sehen eine Tabelle mit dem Titel E-Mails, die alle gesendeten E-Mails auflistet.

Die E-Mail-Tabelle verstehen

Die Tabelle zeigt folgende Spalten:

Spalte	Beschreibung
Status	Zustellstatus-Badge (siehe unten)
Empfanger	Name und E-Mail-Adresse des Empfangers
Betreff	Betreffzeile der E-Mail
Datum	Datum und Uhrzeit des Versands (zeigt "Heute" für heute, "Gestern" für gestern)
Aktionen	Aktionen-Dropdown-Menü

E-Mail-Zustellstatus

Fahren Sie mit der Maus über ein Status-Badge, um ein Erklärungspanel mit dem Titel E-Mail Status Erklärung zu sehen. Die möglichen Status sind:

Status	Bedeutung	Farbe
Created	E-Mail wurde erstellt und wartet auf Versendung	Grau
Sent	E-Mail wurde erfolgreich an Amazon SES übermittelt	Blau
Delivered	E-Mail wurde erfolgreich an den Empfanger zugestellt	Grün
Opened	E-Mail wurde vom Empfanger geöffnet	Grün
Clicked	Ein Link in der E-Mail wurde vom Empfanger angeklickt	Grün
DeliveryDelayed	Zustellung verzögert, wird erneut versucht	Gelb
Delayed	Versendung verzögert aufgrund temporarer Probleme	Gelb
Bounced	E-Mail konnte nicht zugestellt werden (ungültige Adresse oder Postfach voll)	Rot
Complained	E-Mail wurde als Spam markiert	Rot
Rejected	E-Mail wurde vom Empfangerserver abgelehnt	Rot
Failed	Versendung fehlgeschlagen aufgrund eines technischen Fehlers	Rot

E-Mails filtern

1. Nach Tag: Verwenden Sie das Dropdown Tag (standardmäßig "Alle Tags"), um E-Mails nach ihrem zugeordneten Tag zu filtern.
2. Nach Status: Klicken Sie auf die Status-Badges im unteren Filterbereich. Jedes Badge zeigt die Anzahl für diesen Status (z.B. "Delivered: 42"). Klicken Sie auf ein Badge, um den Filter ein- oder auszuschalten.
3. Nach Suche: Verwenden Sie das Suchfeld, um E-Mails nach Empfangername, E-Mail-Adresse oder Betreff zu finden.

E-Mail-Inhalt anzeigen

1. Doppelklicken Sie auf eine E-Mail-Zeile, oder klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie Details anzeigen.
2. Ein Dialog öffnet sich mit dem E-Mail-Betreff, dem Empfanger (bezeichnet als Empfanger:) und einer gerenderten Vorschau des E-Mail-Inhalts.
3. Schließen Sie den Dialog, indem Sie außerhalb klicken oder die X-Schaltflache drucken.

E-Mail-Liste aktualisieren

Klicken Sie auf die Schaltflache Aktualisieren (mit dem Aktualisierungssymbol), um die E-Mail-Daten neu zu laden.

2. Dokumentenverwaltung

Der Dokumentenbereich bietet einen Dateimanager, in dem Sie Dateien und Ordner hochladen, organisieren, umbenennen, taggen und löschen können.

Zugang zu Dokumenten

1. Öffnen Sie den HR-Bereich über die Hauptnavigation.
2. Navigieren Sie zum Bereich Dokumente.
3. Sie sehen eine Dateitabelle mit den Spalten: Name, Tag, Anderungsdatum, Größe und Art.

Dateien hochladen

1. Klicken Sie auf die Schaltflache Hochladen in der Symbolleiste.
2. Wählen Sie eine oder mehrere Dateien von Ihrem Computer aus.
3. Die Dateien werden hochgeladen und erscheinen in der Tabelle.

Ordner erstellen

1. Klicken Sie auf die Schaltflache Neuer Ordner in der Symbolleiste.
2. Ein neuer Ordner erscheint in der Tabelle mit einem Inline-Textfeld.
3. Geben Sie den Ordnernamen ein und drucken Sie Enter zum Bestätigen oder Escape zum Abbrechen.

Dateien organisieren

• Drag & Drop: Ziehen Sie Dateien und Ordner, um sie in andere Ordner zu verschieben.
• Ordner auf-/zuklappen: Klicken Sie auf eine Ordnerzeile, um den Inhalt auf- oder zuzuklappen. Ein Pfeilsymbol dreht sich, um den aktuellen Zustand anzuzeigen.

Kontextmenu-Aktionen

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Datei oder einen Ordner, um das Kontextmenu zu öffnen:

Aktion	Beschreibung
Neuer Ordner	Erstellt einen neuen Ordner an dieser Position
Herunterladen	Ladt die Datei herunter (nur bei Dateien)
Umbenennen	Benennt die Datei oder den Ordner inline um
Tag	Weist einen Tag zu (aktuell verfügbar: Vertragsvorlage)
Löschen	Loscht die Datei oder den Ordner

Dateien löschen

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei oder den Ordner und wählen Sie Löschen.
2. Ein Bestätigungsdialog erscheint:
   • Für Dateien: Möchten Sie "[Name]" wirklich löschen?
   • Für Ordner: Möchten Sie den Ordner "[Name]" und alle darin enthaltenen Dateien und Unterordner wirklich löschen?
3. Klicken Sie auf Löschen zum Bestätigen oder Abbrechen zum Abbrechen.
4. Bei Erfolg erscheint eine Bestatigungsmeldung: "[Name]" gelöscht.

Dateien taggen

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Datei oder einen Ordner und fahren Sie über Tag.
2. Wählen Sie Vertragsvorlage, um die Datei als Vertragsvorlage zu kennzeichnen. Ein Häkchen erscheint neben dem aktiven Tag.
3. Wählen Sie Tag entfernen, um den Tag zu entfernen.

3. Aufgaben (Todo-Board)

Der Aufgabenbereich (im UI als Aufgaben bezeichnet) zeigt HR-Handlungsbedarfe, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern. Diese sind systemgenerierte Warnungen über Datenqualitätsprobleme.

Zugang zu Aufgaben

1. Öffnen Sie den HR-Bereich über die Hauptnavigation.
2. Navigieren Sie zum Bereich Aufgaben.
3. Die Tabelle zeigt alle aktuellen HR-Aufgaben, standardmäßig werden ungelesene Eintrage angezeigt.

Aufgabenkategorien

Aufgaben sind in vier Kategorien organisiert, jeweils als farbiges Badge dargestellt:

Kategorie	Badge-Text	Schweregrad	Beschreibung
Duplikate	Duplikat	Hoch (rot)	Mögliche doppelte Mitarbeiter erkannt (übereinstimmende Steuer-ID oder SV-Nummer)
Platzhalter	Platzhalter	Hoch (rot)	Mitarbeiter verwenden Platzhalterwerte für Steuer-ID oder SV-Nummer
Beschäftigung	Beschäftigung	Mittel (orange)	Beschäftigungsstatus-Probleme (z.B. fehlender Beschäftigungstyp)
Monatsabschluss	Monatsabschluss	Niedrig (blau)	Monatsabschluss-Aufgaben

Platzhalter verstehen

Aufgaben filtern

1. Nach Status: Klicken Sie auf die Schaltflache Status, um zwischen folgenden Optionen zu wechseln:
   • Alle (alle Eintrage)
   • Offen (ungelesene/offene Eintrage)
   • Erledigt (abgeschlossene/gelesene Eintrage)
2. Nach Kategorie: Klicken Sie auf die Kategorie-Badges unten (z.B. "Duplikate: 3"), um nach dieser Kategorie zu filtern.
3. Nach Suche: Verwenden Sie das Suchfeld, um nach Titel, Beschreibung, Benutzername oder E-Mail zu filtern.

Aufgaben verwalten

• Klicken Sie auf Erledigt (mit grunem Häkchen), um eine offene Aufgabe als erledigt zu markieren.
• Klicken Sie auf Offen (mit rotem X), um eine erledigte Aufgabe wieder zu öffnen.
• Wenn eine Aufgabe als erledigt markiert ist, zeigt das Info-Symbol beim Hovern an, wer sie markiert hat und wann (z.B. Erledigt am [Datum] Uhr).
• Klicken Sie auf einen Benutzernamen in der Spalte Benutzer, um zu dessen Profil zu navigieren.

E-Mail-Adressen kopieren

Am unteren Rand der Seite klicken Sie auf die Schaltflache E-Mails kopieren, um alle sichtbaren Mitarbeiter-E-Mail-Adressen in Ihre Zwischenablage zu kopieren. Die Schaltflache zeigt die Anzahl an (z.B. E-Mails kopieren (12)).

4. Automatisierungen

Die Automatisierungen sind inzwischen vollständig verfügbar: Auslöser, Bedingungen, Verzögerungen und Aktionen lassen sich im Workflow-Designer frei zusammenstellen.

5. Vertragsmanagement

Auch die Dokumenten-Workflows sind ausgebaut: Word-Vorlagen für den digitalen Arbeitsvertrag, die Stapelgenerierung der Befristungsblätter mit QR-Codes und die Zuordnung der unterschriebenen Blätter zum digitalen Datensatz.