Abschluss vorbereiten
Die Plausibilitätsprüfung: Schichtplan und Zeiterfassung abgleichen, bevor der Monat in die Lohnabrechnung geht.
Lohnbuchhaltung › Abschluss vorbereiten ist die letzte Kontrolle, bevor ein Monat in die Lohnabrechnung geht. Die Seite gleicht Schichtplan und Zeiterfassung gegeneinander ab und meldet alles, was nicht zusammenpasst -- solange es sich noch korrigieren lässt.
Zugriff
Die Seite verlangt die Berechtigungsstufe Buchhaltung und das Add-On Lohnbuchhaltung. In Mandanten mit aktiviertem Ehrenamts-Modus ist der gesamte Lohnbuchhaltungs-Bereich ausgeblendet.
Monat auswählen
Oben rechts wählen Sie den Monat. Voreingestellt ist der zuletzt abgeschlossene Monat -- also der Vormonat. Zur Auswahl stehen dieser und die drei Monate davor.
Zähler in der Seitenleiste
Der Menüpunkt Abschluss vorbereiten trägt einen Zähler mit der Anzahl offener Auffälligkeiten des zuletzt abgeschlossenen Monats. Sie sehen also schon in der Navigation, ob noch etwas zu tun ist.
Die Prüfung
Während der Prüfung läuft eine Fortschrittsanzeige mit drei Stufen:
- „Schichtplan wird eingelesen …"
- „Zeiterfassung wird abgeglichen …"
- „Plausibilität wird geprüft …"
Danach steht am Kopf der Auswertung entweder „Alle Prüfungen bestanden" oder „n Auffälligkeiten gefunden", jeweils mit vier Kennzahlen:
| Kennzahl | Bedeutung |
|---|---|
| Prüfungen | Wie viele Prüfungen gelaufen sind |
| Bestanden | Wie viele davon ohne Befund blieben |
| Auffälligkeiten | Summe der markierten Einträge |
| Betroffene MA | Wie viele Mitarbeitende insgesamt betroffen sind |
Die drei Prüfungen
1. Zeiterfassung ohne Schicht
Gleicht jede erfasste Zeit gegen den akzeptierten Schichtplan ab.
Mitarbeitende haben Zeit erfasst, sind aber nicht im Schichtplan eingeteilt. Mögliche Ursachen: Die Person ist nicht in STOTAX registriert, oder Schichtplanänderungen wurden nicht korrekt übertragen.
Die Tabelle zeigt Name, Abrechnung (Beschäftigungsart) und StotaxID. Fehlt die StotaxID, steht dort „Fehlt". Ehrenamtliche tragen zusätzlich das Kennzeichen Volunteer.
2. Schicht ohne freigegebene Zeiterfassung
Prüft, ob zu jeder akzeptierten Schicht eine freigegebene Zeiterfassung vorliegt.
Mitarbeitende waren für eine Schicht eingeteilt, haben aber keine Zeit erfasst. Entweder sind sie nicht erschienen -- oder die Zeiterfassung wurde schlicht nicht freigegeben. Der zweite Fall ist der häufigere und lässt sich unter Zeiterfassung in wenigen Klicks beheben.
3. Zeiterfassung vor erster Schicht
Erkennt freigegebene Zeiten, die zeitlich vor der ersten Schicht des Mitarbeitenden liegen.
Die Tabelle stellt Zeiterfassung am und Früheste Schicht nebeneinander, dazu StotaxID und Abrechnung.
Diese Prüfung blockiert den Export
Freigegebene Zeiten vor der frühesten akzeptierten Schicht müssen korrigiert werden. Vorher ist kein Export möglich -- die Lohnabrechnung würde einen Beschäftigungszeitraum abrechnen, der so nie vereinbart war.
Was danach passiert
Sind alle Prüfungen unauffällig, meldet die Seite: „Schichtplan und Zeiterfassung für Monat sind plausibel und exportbereit." Erst dann führen Sie den eigentlichen Export unter Lohnbuchhaltung › Schnittstelle durch.
Prüfungen ohne Befund werden mit dem Kennzeichen Bestanden und der Zeile „Keine Auffälligkeiten in dieser Prüfung." eingeklappt dargestellt, damit die offenen Punkte oben stehen.
Reihenfolge im Monatsabschluss
Die vier Seiten unter Lohnbuchhaltung bauen aufeinander auf:
- Abschluss vorbereiten -- Datenqualität prüfen und Lücken schließen.
- Geringfügige -- für jeden Minijobber entscheiden, ob automatisch exportiert oder manuell erfasst wird.
- 70-Tage-Regelung -- prüfen, ob kurzfristig Beschäftigte ihr Tagesbudget überschreiten.
- Schnittstelle -- Stammdaten und Bewegungsdaten exportieren.