Gäste & Einlass

Gästeliste › Gäste & Einlass ist die Liste aller Gäste eines Events -- egal ob über ein Kontingent eingetragen oder direkt von Ihnen. Hier versenden Sie Tickets, gewähren Einlass und behalten den Überblick.

Die Seite

Oben zwei Kennzahlen: Personen („Auf der Liste, ohne stornierte", mit der Zahl der Begleitungen) und Eingelassen („von n Personen"). Daneben das Diagramm Ticketarten & Add-ons -- was gebraucht wird und was schon ausgegeben ist, Begleitungen mitgezählt.

Spalte	Inhalt
Name	Gast, darunter Begleitungen als Begleitung 1, 2 …; Badge +n mit Tooltip, wie viele Personen der Buchung schon eingelassen sind.
E-Mail	Adresse für Ticket-Mail; Sprache, falls abweichend.
Via	Herkunft: „Über Kontingent: Name", „Eingetragen von Name" oder „Eingetragen von A im Auftrag von B".
Ticketarten	Kürzel-Kacheln des Tickets und der Add-ons, mit Gültigkeitstag bei mehrtägigen Events.
Preis	Was der Gast zahlt; Kostenlos, wenn nichts.
Notiz	Interne Notiz, direkt in der Zeile editierbar.
Aktionen	Einlass, Ticket senden, Bearbeiten, Stornieren.

Filter: Gruppe, Einladungsart, Ticketart, Tag und der Schnellfilter (Noch nicht eingelassen, Meine Gäste). Ein Klick auf den Namen öffnet den Verlauf: angelegt, Ticket verschickt, eingelassen, storniert.

Gäste hinzufügen

Dublettenwarnung

Vor dem Speichern prüft EVENTRA jede Zeile gegen die Liste -- zuerst über die E-Mail-Adresse, sonst über den Namen. Treffer werden markiert:

• „Diese Person steht bereits auf der Gästeliste." bzw. „… eingetragen über Name."
• „Steht bereits in Zeile n dieser Liste." für Doppelungen im selben Stapel.

Die Warnung blockiert nicht: Sie entscheiden, ob die Zeile bleibt. Stornierte Gäste lösen keine Warnung aus -- jemanden erneut einzutragen ist der normale Weg, ein Storno rückgängig zu machen.

Begleitungen

Eine Begleitung ist eine eigene Person mit eigenem Einlass, bekommt aber kein eigenes Ticket -- sie steht auf dem Ticket des Gastes. Der QR-Code des Gastes gilt für alle Personen der Buchung; die Ticket-Mail sagt das dem Gast („Kommt bitte gemeinsam zum Einlass oder nennt dort den Namen auf dem Ticket").

Unter Bearbeiten › Begleitungen ändern Sie die Anzahl Begleitungen; die Vorschau zeigt „n Begleitungen werden hinzugefügt" bzw. „… storniert". Einzelne Begleitungen lassen sich stornieren, wiederherstellen oder löschen.

Gast bearbeiten

Bearbeiten öffnet den Dialog mit drei Abschnitten:

• Stammdaten -- Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, Sprache („In dieser Sprache erhält der Gast Ticket-Mail und Wallet-Pass") und die interne Notiz.
• Ticket -- Ticketart, Gültigkeitstag, Add-ons und Preis. Bei Kontingent-Gästen bedeutet ein leerer Preis „Wie Kontingent"; sonst gilt die gewählte Preiskategorie.
• Begleitungen -- siehe oben.

Tickets versenden

Wann Gäste ihr Ticket bekommen, legt der Ticketversand fest (Einstellungen oder Event-Konfiguration): Automatisch, Geplant (zu einem Zeitpunkt, „beim nächsten Durchlauf nach diesem Zeitpunkt, nicht auf die Minute genau") oder Manuell.

• Ticket senden in der Zeile, bzw. Ticket erneut senden -- der QR-Code bleibt derselbe, das bisherige Ticket wird nicht ungültig.
• Tickets senden (n) über der Tabelle für alle Gäste ohne verschicktes Ticket. Bereits verschickte werden übersprungen, Gäste ohne E-Mail ebenso („Keine E-Mail-Adresse hinterlegt").

Was in der Mail steht, zeigt Tickets & Wallet-Pässe.

Stornieren, wiederherstellen, löschen

• Stornieren -- „Der Platz wird wieder frei und das Ticket verliert seine Gültigkeit. Begleitungen werden mit storniert." Der Gast erhält die Stornierungs-Mail.
• Storno zurücknehmen -- der Gast ist wieder auf der Liste.
• Löschen -- nur für stornierte Gäste („Erst stornieren"): entfernt den Eintrag samt Tickets und Begleitungen unwiderruflich; der Ticket-Link funktioniert danach nicht mehr.

Der Einlass

Am Einlass arbeiten Sie mit dem Dialog Einlass -- „Jede Person einzeln einlassen, Bänder ausgeben und die Buchung prüfen."

1. QR-Code scannen über der Tabelle (Kamera) oder Einlass öffnen in der Zeile. Ein gescannter Code, der nicht zu diesem Event gehört, meldet: „Zu diesem Code gehört kein Gast dieses Events."
2. Der Dialog zeigt die Buchung: alle Personen dieser Buchung, die Ticketarten (welche Bänder auszugeben sind) und Für diese Buchung zu kassieren -- oder „Für diese Buchung ist nichts zu bezahlen."
3. Einlassen pro Person, oder Alle n Personen einlassen. Jede Person kann einzeln zurückgenommen werden (Einlass zurücknehmen).
4. Eine Notiz („z. B. Ausweis vergessen, Begleitung kommt später") bleibt am Gast.

Stornierte Gäste zeigen im Dialog Storniert. Kein Einlass.