EVENTRA vs. Excel y WhatsApp
La mayoría de los festivales planifican su equipo en Excel, recogen inscripciones con Google Forms, se comunican por WhatsApp y registran las horas en papel. Es gratis, todo el mundo lo conoce, y hasta 300 personas de equipo en un solo día funciona. A partir de ahí falla en cuatro puntos: datos incompletos, conflictos de turnos, horas estimadas y una nómina que tarda semanas. EVENTRA sustituye las cuatro herramientas por un sistema que alimenta el propio equipo.
En resumen
- Excel cuesta 0 € en licencias y aproximadamente un puesto a tiempo completo durante el verano.
- Los periodos de descanso, los límites de Minijob (empleo marginal alemán) y los 70 días de la regla de 70 días (70-Tage-Regelung) son invisibles en Excel, hasta que llama la gestoría.
- El check-in en papel produce estimaciones. El check-in por QR produce minutos, incluso sin conexión.
- El formulario de inscripción configurable de EVENTRA permite que el equipo introduzca sus propios datos y la IA comprueba que todo esté. Nadie vuelve a teclear nada.
Comparación basada en los procesos que encontramos en festivales antes de introducir EVENTRA.
Funciones comparadas
| Función | EVENTRA Plataforma de equipo para festivales, eventos deportivos y agencias de personal | Excel, WhatsApp, Google Forms Hoja de cálculo, grupo de chat, formulario, lista en papel |
|---|---|---|
| Reclutamiento | ||
| Formulario de inscripción configurable | Sí Formulario propio por evento, la IA revisa la integridad de cada inscripción | Parcial Formulario de Google, datos copiados a mano |
| Autoservicio de datos del equipo | Sí ID fiscal, banco, identidad y documentos aportados por el equipo | No |
| Etiquetas de cualificación | Sí | Parcial Una columna en la hoja |
| Planificación y cumplimiento | ||
| Aviso de periodo de descanso | Sí Aviso de 11 horas al planificar | No |
| Límite de Minijob | Sí Límite mensual por persona, aviso antes del turno | No La gestoría se da cuenta |
| Regla de los 70 días | Sí En todos los eventos, con previsión | No Se cuenta a mano en todos los eventos |
| Día del evento | ||
| Check-in por QR | Sí | No Lista en papel |
| Check-in sin conexión | Sí Escaneo del supervisor sin conexión, sincronización posterior | Sí El papel siempre funciona, pero nunca llega |
| Panel en directo | Sí Web y app del equipo | No |
| App del equipo | Sí iOS y Android, incl. vista de jefe de equipo | No Grupos de WhatsApp |
| Acceso | ||
| Acreditación y ZVÜ | Sí Incl. recopilación y exportación de datos ZVÜ (base de datos alemana de acreditación) | No |
| Lista de invitados y pases wallet | Sí Lista de invitados, Apple y Google Wallet | No |
| Nómina y precio | ||
| Exportación a DATEV | Sí LODAS y Lohn und Gehalt, archivo o API | No Introducción manual en la gestoría |
| Exportación a StoTax | Sí | No |
| Facturación a clientes y AÜG | No Facturación a clientes y módulo AÜG (ley alemana de cesión de trabajadores) en desarrollo | Parcial Factura desde la hoja de cálculo |
| Modelo de precios | Sí Equipo y usuarios administradores ilimitados. 99 € de cuota de plataforma al mes, 5 € por turno, 4 € a partir del turno 501 del año de contrato, 3 € a partir del 2.001 | Sí Gratis, se paga en horas y errores |
Los datos sobre otros proveedores se toman de sus páginas públicas. No documentado significa que no se ha encontrado, no que no exista. Las correcciones son bienvenidas.
Cuándo Excel es suficiente
Menos de 100 personas de equipo, un día, todo personal fijo
Entonces un plan de turnos en Excel y una hoja en la puerta son, honestamente, suficientes.
Sin empleados de corta duración, sin trabajadores de Minijob
Sin los límites de la regla de los 70 días y de Minijob, desaparece la mayor parte del riesgo.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tarda el cambio de Excel a EVENTRA?
¿Puedo seguir obteniendo exportaciones a Excel?
¿Cuánto cuesta EVENTRA para un festival con 500 personas de equipo?
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