Saisonplanung 2027: Crew, Budget und Werkzeuge bis Januar festlegen
Warum die Personalplanung für die Saison 2027 zwischen Oktober und Januar entschieden wird, welche Zahlen sich zum Jahreswechsel ändern, wie Sie den Crewbedarf aus 2026 ableiten und was bis zum Recruiting-Start im Februar stehen muss.
Kurz gesagt
- Die Saison 2027 wird zwischen Oktober und Januar entschieden: Crewbedarf, Personalbudget und das Werkzeug, mit dem geplant, erfasst und abgerechnet wird. Ab Februar läuft das Recruiting, ab Mai die Saison, und mitten in der Saison wechselt niemand das System.
- Zum 1. Januar 2027 steigt der Mindestlohn auf 14,60 Euro und die Minijob-Grenze auf 633 Euro im Monat. Die 70-Tage-Grenze, die Ruhezeit von 11 Stunden und die Zeiterfassungspflicht bleiben, wie sie sind.
- Der Crewbedarf kommt aus den Zahlen von 2026: geplante gegen erschienene Personen pro Bereich, Aufbau- und Abbautage, die Personen, die im Sommer nahe an 70 Tagen waren. Wer das nicht erfasst hat, plant 2027 nach Gefühl.
- § 8 Abs. 1 Nr. 2 SGB IV (kurzfristige Beschäftigung)
- § 8 Abs. 1a SGB IV (Geringfügigkeitsgrenze)
- § 1 MiLoG in Verbindung mit der Mindestlohnanpassungsverordnung
- § 5 ArbZG (Ruhezeit)
- § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG (Zeiterfassung)
Die Saisonplanung für 2027 beginnt nicht im Frühjahr, sondern jetzt: Zwischen Oktober und Januar legen Veranstalter fest, wie viele Personen sie pro Bereich brauchen, was das kostet und mit welchem Werkzeug sie planen, Zeiten erfassen und abrechnen. Ab Februar geht der Crew-Aufruf raus, ab Mai läuft die Saison, und mitten in der Saison wechselt niemand mehr das System. Wer im Januar drei Antworten hat, Bedarf, Budget, Werkzeug, hat im Sommer Zeit für das Event.
Warum die Entscheidung in den Winter gehört
Das Jahr eines Veranstalters hat drei Phasen, und nur eine davon eignet sich für Entscheidungen:
| Zeitraum | Was passiert | Was sich ändern lässt |
|---|---|---|
| Oktober – Januar | Nachbereitung, Budget, Verträge mit Dienstleistern, Werkzeuge | Alles |
| Februar – April | Crew-Aufruf, Bewerbungen, Verträge, Schichtpläne für die ersten Events | Prozesse innerhalb des gewählten Systems |
| Mai – September | Saison | Nichts, was die Crew betrifft |
Der Grund liegt bei der Crew. Sobald sich die ersten hundert Personen über einen Bewerbungslink registriert und ihre Stammdaten eingetragen haben, ist das System gesetzt. Ein Wechsel im April bedeutet zwei Listen, doppelte Registrierung und Personen, die in keiner der beiden vollständig sind. Ein Wechsel im Juli bedeutet, dass die Zeiterfassung des laufenden Events im alten und die Abrechnung im neuen System liegt.
Was sich zum 1. Januar 2027 ändert
Vier Zahlen bestimmen die Personalkosten eines Events. Zwei davon ändern sich zum Jahreswechsel:
| Größe | 2026 | 2027 | Folge für die Planung |
|---|---|---|---|
| Gesetzlicher Mindestlohn | 13,90 Euro | 14,60 Euro | Alle Löhne darunter steigen; prozentuale Zuschläge steigen mit |
| Minijob-Grenze pro Monat | 603 Euro | 633 Euro | Ein Minijobber kann im Monat etwas mehr Stunden arbeiten |
| Kurzfristige Beschäftigung | 70 Arbeitstage oder 3 Monate | unverändert | Zählung pro Person und Kalenderjahr beginnt am 1. Januar neu |
| Ruhezeit zwischen zwei Schichten | 11 Stunden, Ausnahmen bis 10 Stunden | unverändert | Aufbau-, Show- und Abbautage im Plan prüfen |
Die 70 Arbeitstage sind die Zahl, die im Winter am meisten hilft: Am 1. Januar steht jede Person wieder bei null. Wer 2026 im September mit 68 Tagen an der Grenze war, kann 2027 wieder von vorn geplant werden, aber nur, wenn die Zählung dieses Mal ab dem ersten Event läuft und die Vorbeschäftigungen bei anderen Arbeitgebern abgefragt werden.
Den Crewbedarf aus 2026 ableiten
Der Bedarf für 2027 ist keine Schätzung, wenn 2026 erfasst wurde. Vier Zahlen pro Event und Bereich reichen:
- Geplante Schichten aus dem Schichtplan.
- Besetzte Schichten, also die mit einer zugesagten Person.
- Erschienene Personen, aus dem Check-in.
- Erfasste Stunden, aus der Zeiterfassung.
Aus 1 und 2 folgt, in welchen Bereichen das Recruiting zu spät oder zu knapp war. Aus 2 und 3 folgt die Reserve, die pro Bereich eingeplant werden muss, statt einer pauschalen Zahl für das ganze Event. Aus 4 folgt das Budget. Bereiche mit Aufbau und Abbau brauchen eine eigene Zeile, weil ihre Tage bei derselben Person zu den Festivaltagen dazuzählen und die 70 Tage schneller erreichen, als die Showtage vermuten lassen.
Wer diese Zahlen nicht hat, weil der Plan in Excel lag und die Zeiten auf Papier, plant 2027 mit dem Gefühl der Bereichsleitung. Das funktioniert bei drei Bereichen und bricht bei dreißig. Die erste Entscheidung für 2027 ist dann, Schichtplan und Zeiterfassung ab dem ersten Event im selben System zu führen, damit die Zahlen für 2028 vorliegen.
Das Personalbudget rechnen
Das Budget für 2027 entsteht aus den erfassten Stunden von 2026, dem Lohn pro Bereich und den Abgaben pro Beschäftigungsart:
- Kurzfristig Beschäftigte: Bruttolohn ohne Sozialversicherungsbeiträge, dafür Lohnsteuer individuell oder pauschal. Der größte Teil der Festivalcrew.
- Minijobber: Bruttolohn bis 633 Euro im Monat plus die pauschalen Abgaben des Arbeitgebers. Für regelmäßige Wochenendkräfte in Hallen und Stadien.
- Sozialversicherungspflichtig Beschäftigte: Bruttolohn plus Arbeitgeberanteil. Die Kernmannschaft und alle, die über 70 Tage hinausgehen.
Auf die Stunden von 2026 kommt die Mindestlohnerhöhung, auf die Bereiche mit Nachtarbeit die Zuschläge aus den Zeitregeln. Was in dieser Rechnung fehlt, wenn die Zeiten nicht erfasst wurden, sind die Überstunden: Der Plan sagte acht Stunden, der Abbau dauerte bis vier Uhr morgens. Das ist der Posten, an dem Budgets 2026 gerissen sind, und der einzige, den ein Schichtplan allein nicht zeigt.
Der Zeitplan bis zum Crew-Aufruf
| Monat | Aufgabe |
|---|---|
| Oktober | Zahlen aus 2026 ziehen: geplant, besetzt, erschienen, Stunden pro Bereich. Personen nahe 70 Tagen markieren. |
| November | Bedarf pro Bereich für jedes Event 2027 festlegen, Reserve pro Bereich, Aufbau und Abbau getrennt. |
| Dezember | Budget mit Mindestlohn 14,60 Euro rechnen, Verträge mit Dienstleistern, Anforderungen an das Werkzeug. |
| Januar | Werkzeug entscheiden, Crew aus 2026 importieren, Bewerbungslink und Stammdatenformular vorbereiten. |
| Februar | Crew-Aufruf, erste Bewerbungen, Verträge für die ersten Events. |
Die Reihenfolge ist wichtig, weil jede Zeile die nächste braucht. Wer im Januar das Werkzeug wählt, ohne im Oktober die Zahlen gezogen zu haben, wählt nach Preis und Demo, nicht nach dem, was 2026 gefehlt hat.
Woran Sie ein Werkzeug für 2027 messen
Die Frage ist nicht, welche Software die meisten Funktionen hat, sondern welche die fünf Dinge kann, an denen 2026 Zeit verloren ging:
- Crew aus der Tabelle importieren und den Rest die Person selbst eintragen lassen: Stammdaten, Versicherungsnummer, Vorbeschäftigungen im Kalenderjahr.
- Schichtplan, der beim Planen prüft: Ruhezeit zwischen zwei Schichten, Arbeitstage kurzfristig Beschäftigter, Monatsverdienst der Minijobber, bevor die Schicht zugesagt ist, nicht beim Monatsabschluss.
- Zeiterfassung, die auf dem Gelände funktioniert: Check-in per QR-Code, auch ohne Netz, mit Abgleich gegen die geplante Schicht.
- Export, den das Lohnbüro einliest: DATEV LODAS, DATEV Lohn und Gehalt oder StoTax, mit Lohnarten und Zuschlägen, ohne Abtippen. Die Steuerberatung sollte die Beispieldateien vor der Entscheidung gesehen haben.
- Datenhaltung in der EU mit Löschfristen für Ausweisdaten und Bewerbungen, weil ZVÜ-Listen und Stammdaten von hunderten Personen darin liegen.
Was bis Januar entschieden ist, muss im Februar laufen. Rechnen Sie zwei Wochen für Import, Bewerbungslink und die Einweisung der Bereichsleitungen. Wie das bei EVENTRA abläuft, steht auf der Seite Onboarding; die Preise für die Saison stehen unter Preise. Wer die eigenen Zahlen aus 2026 mitbringt, bekommt in 30 Minuten Demo eine Planung für ein eigenes Event 2027 zu sehen, nicht eine für ein Beispielfestival.