800 crew, vijf podia, vier dagen. Eén planning.
Sollicitatieformulier, dienstrooster over alle podia en dagen, QR-check-in ook zonder bereik en de export voor uw salarisadministratie – in één systeem, met een AI die bij elke stap meekijkt. Onbeperkt crew, u betaalt per inzet.
Je eigen testomgeving binnen enkele minuten. Geen creditcard, stopt automatisch.
Eén systeem van crewoproep tot salarisverwerking
Excel, WhatsApp, een Google-formulier en een papieren lijst zijn vier tools voor één taak. EVENTRA is er één, en de crew vult het zelf.
Plannen over podia en dagen
Elk podium, elke toegang en elke bar als eigen gebied, elke festivaldag als kolom. Diensten kopieert u met slepen van vrijdag naar zaterdag, de planning waarschuwt voordat een rusttijd of een minijobgrens breekt, en voor elke open dienst stelt de AI voor wie hem overneemt.
- Gebieden en dagen in één raster
- Rusttijdwaarschuwing tijdens het slepen
- AI-voorstel voor open diensten
Formulier dat jouw vragen stelt
Een vrij configureerbaar sollicitatieformulier per festival: zones, kwalificaties, camping, aankomst, uploads. De crew vult het in de app in, AI controleert elke sollicitatie op ontbrekende en onlogische gegevens en vraagt na. Jij beoordeelt, tagt en plant.
- 100% configureerbaar formulier
- AI controleert volledigheid en plausibiliteit
- Dubbelen gemarkeerd door AI
Check-in bij de toegang, ook offline
Teamleads scannen de crew per QR-code bij het gebied, ook zonder bereik op het terrein. De tijden komen op de minuut nauwkeurig in het systeem zodra het apparaat weer online is.
- QR-check-in bij het gebied
- Offline met latere synchronisatie
- Live-board voor de leiding
Van crew-oproep naar gecontroleerd personeelsdossier
Je bouwt het formulier met jouw velden en publiceert de link in de crew-oproep. Wie solliciteert beantwoordt precies jouw vragen; AI controleert of alles er is en klopt en vraagt om wat ontbreekt. Jij ziet de bevinding en keurt goed.
- Formulier configureerbaar per evenement
- AI controleert elke sollicitatie op volledigheid
- Kwalificatietags voor bar, beveiliging en techniek
Alle gebieden, alle dagen, één raster
Podia, bars, toegangen en backstage als gebieden, donderdag tot zondag als dagen. Diensten slepen, kopiëren en bezetten, met waarschuwing bij elf uur rusttijd en bij de minijobgrens voordat de dienst staat. Blijft een dienst open, dan stelt de AI kandidaten voor, met onderbouwing.
- Diensten kopiëren met slepen
- Rusttijd- en minijobwaarschuwing in de planning
- AI-voorstel voor open diensten; alleen u boekt het
Wie is er, wie ontbreekt, waar brandt het
Het live-board toont per gebied wie is ingecheckt en wie voor de volgende dienst nog ontbreekt. Teamleads zien hun gebied in de app, de leiding het hele terrein.
- Check-instatus per gebied in realtime
- Ontbrekende crew zichtbaar vóór de dienst
- Teamlead-weergave in de crew-app
Een afrekening die de salarisadministratie inleest
Na het festival sluit u de tijden per maand af. De AI leest de afsluiting en noemt bevindingen met bewijs, EVENTRA telt de 70 dagen kortdurende arbeid over al uw evenementen, en het bestand gaat als DATEV LODAS, Lohn und Gehalt of StoTax naar uw salarisadministratie.
Maandafsluiting
Tijden controleren, AI-bevindingen lezen, goedkeuren
70-dagenregeling
Over alle evenementen geteld, met prognose
Minijobgrens
Per persoon en maand in beeld
DATEV en StoTax
LODAS, Lohn und Gehalt, StoTax, per bestand of API
Festivals die ermee werken
Wat organisatoren na hun eerste seizoen met EVENTRA zeggen.
„De crewmanagementfuncties hebben onze festivalorganisatie gerevolutioneerd. We kunnen nu duizenden helpers efficiënt coördineren en hebben alle gebieden in beeld – zelfs bij meerdaagse grote evenementen.“
Bastian SchleichOrganisator, Ikarus Open Air Festival„Door de digitale dienstroosterplanning en realtime-tracking konden we onze crewtevredenheid aanzienlijk verhogen. Ons team is enthousiast over de app en communicatie is veel eenvoudiger.“
Veelgestelde vragen
Kort beantwoord, zodat u weet wat u in de demo ziet.
Welke software past bij de personeelsplanning van een festival met honderden vrijwilligers?
Hoe plan ik diensten over meerdere podia en festivaldagen zonder rusttijden te schenden?
Werkt de check-in op het festivalterrein zonder mobiel netwerk?
Wat kost EVENTRA voor een festival?
Verder lezen
Antwoorden uit de praktijk op de vragen die hierna komen.
Personeelsplanning voor evenementen: van personeelsbehoefte tot gewerkte uren
Hoe je de personeelsbehoefte van een evenement per gebied en dag berekent, verschillende contractvormen in één planning houdt, wat planningsoftware voor…
LezenDienstrooster voor evenementen: dienstroosterplanning over podia, dagen en nachtdiensten
Waarin een dienstrooster voor een evenement verschilt van een weekrooster, welke gegevens erin moeten, hoe je rusttijden uit de Arbeidstijdenwet al bij…
LezenFestival staff planning in Excel: template, structure, and where it breaks
How to build a festival shift plan in Excel, which columns you actually need, which formulas check rest periods (Ruhezeit) and the 70-day limit, and above…
LezenPersoneelsbehoefteplanning voor evenementen: zo beheerst u de personeelsuitdagingen in de evenementensector
Personeelsbehoefteplanning voor evenementen: hoeveel medewerkers met welke kwalificaties u wanneer nodig hebt, kwantitatief en kwalitatief, stap voor stap.
Lezen
Bekijk uw festival in EVENTRA
30 minuten met de oprichter. Neem podia, dagen en crewaantal mee, wij bouwen de planning live na.
Je eigen testomgeving binnen enkele minuten. Geen creditcard, stopt automatisch.
Prijzen bekijken