EVENTRA vs. Excel und WhatsApp
Die meisten Festivals planen ihre Crew in Excel, sammeln Bewerbungen per Google-Formular, kommunizieren über WhatsApp und erfassen Zeiten auf Papier. Das ist kostenlos, jeder kennt es, und bis 300 Crew an einem Tag funktioniert es. Danach bricht es an vier Stellen: unvollständige Daten, Schichtkonflikte, geschätzte Zeiten und eine Lohnabrechnung, die Wochen dauert. EVENTRA ersetzt die vier Werkzeuge durch ein System, das die Crew selbst füttert.
Kurz gesagt
- Excel kostet 0 € Lizenz und rund eine Vollzeitstelle im Sommer.
- Ruhezeiten, Minijob-Grenzen und 70 Tage sieht in Excel niemand, bis das Lohnbüro anruft.
- Papier-Check-in liefert Schätzungen. QR-Check-in liefert Minuten, auch ohne Netz.
- Das frei konfigurierbare Bewerbungsformular von EVENTRA lässt die Crew ihre Daten selbst eintragen, die KI prüft, ob alles da ist. Niemand tippt mehr ab.
Vergleich auf Basis der Abläufe, die wir bei Festivals vor der Einführung von EVENTRA vorgefunden haben.
Funktionen im Vergleich
| Funktion | EVENTRA Crew-Plattform für Festivals, Sportevents und Personaldienstleister | Excel, WhatsApp, Google Forms Tabelle, Gruppe, Formular, Papierliste |
|---|---|---|
| Recruiting | ||
| Konfigurierbares Bewerbungsformular | Ja Eigenes Formular pro Event, KI prüft jede Bewerbung auf Vollständigkeit | Teilweise Google-Formular, Daten werden von Hand übertragen |
| Selbstauskunft der Crew | Ja Steuer-ID, Bank, Ausweis, Dokumente durch die Crew | Nein |
| Qualifikations-Tags | Ja | Teilweise Spalte in der Tabelle |
| Planung und Compliance | ||
| Ruhezeit-Warnung | Ja 11-Stunden-Warnung beim Planen | Nein |
| Minijob-Grenze | Ja Monatsgrenze pro Person, Warnung vor der Schicht | Nein Fällt dem Lohnbüro auf |
| 70-Tage-Regelung | Ja Über alle Events, mit Prognose | Nein Zählung per Hand über alle Events |
| Eventtag | ||
| QR-Check-in | Ja | Nein Papierliste |
| Offline-Check-in | Ja Supervisor-Scan ohne Netz, spätere Synchronisation | Ja Papier geht immer, kommt aber nie an |
| Live-Board | Ja Web und Crew-App | Nein |
| Crew-App | Ja iOS und Android, inkl. Teamlead-Ansicht | Nein WhatsApp-Gruppen |
| Zutritt | ||
| Akkreditierung und ZVÜ | Ja Inkl. ZVÜ-Datenerfassung und Export | Nein |
| Gästeliste und Wallet-Pässe | Ja Gästeliste, Apple und Google Wallet | Nein |
| Abrechnung und Preis | ||
| DATEV-Export | Ja LODAS und Lohn und Gehalt, Datei oder API | Nein Manuelle Eingabe beim Lohnbüro |
| StoTax-Export | Ja | Nein |
| Kundenabrechnung und AÜG | Nein Kundenrechnung und AÜG-Modul in Arbeit | Teilweise Rechnung aus der Tabelle |
| Preismodell | Ja Unbegrenzt Crew und Admin-Nutzer. 99 € Plattformgebühr pro Monat, 5 € pro Einsatz, ab dem 501. Einsatz im Vertragsjahr 4 €, ab dem 2.001. 3 € | Ja Kostenlos, bezahlt wird in Stunden und Fehlern |
Angaben zu anderen Anbietern nach deren öffentlichen Seiten. Unbelegt heißt: nicht gefunden, nicht: nicht vorhanden. Hinweise auf Fehler nehmen wir gern entgegen.
Wann Excel reicht
Unter 100 Crew, ein Tag, alle fest angestellt
Dann ist ein Schichtplan in Excel und ein Zettel am Tor ehrlich gesagt ausreichend.
Keine kurzfristig Beschäftigten, keine Minijobber
Ohne 70-Tage- und Minijob-Grenzen fällt der größte Teil des Risikos weg.
Häufige Fragen
Sehen Sie Ihr Event in EVENTRA
30 Minuten mit dem Gründer. Wir bauen Ihr Event live nach, vom Bewerbungsformular bis zur Exportdatei für Ihr Lohnbüro.
Eigene Testumgebung in wenigen Minuten. Ohne Kreditkarte, endet automatisch.
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