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Sportveranstaltungen

Tausend Helfer an einem Tag, alle eingecheckt.

EVENTRA für Marathons, Turniere und Stadion-Events: Akkreditierung mit ZVÜ-Datenerfassung, Ausweise in der Wallet, Check-in an jedem Posten per QR-Code und ein Live-Board, das zeigt, welcher Sektor besetzt ist und wer für die nächste Schicht fehlt. Unbegrenzt Helfer. Helfer-Einsätze 2 €, bezahlte Einsätze 3–5 € je nach Menge.

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Akkreditierung in EVENTRA: Firmen mit Kontingenten und Akkreditierungsstand
Check-in einer Schicht in der Crew-App
Warum EVENTRA

Ein Eventtag, viele Posten, eine Wahrheit

Bei einem Sportevent passiert alles an einem Tag. Wer wo steht, muss vorher feststehen, und der Check-in muss ohne Empfang an der Strecke funktionieren.

Akkreditierung mit ZVÜ

Ordner, Security und Dienstleister tragen ihre Ausweisdaten selbst ein. Sie exportieren die Liste für die Behörde in einem Lauf, und Regeln vergeben nach der Freigabe automatisch den passenden Ausweis pro Bereich und Tag.

  • ZVÜ-Daten optional, pro Person selbst erfasst
  • Export im Format der Behörde
  • Ausweis in Apple und Google Wallet

Posten und Sektoren planen

Streckenposten, Eingänge, Tribünen und Verpflegungsstationen als Bereiche. Qualifikations-Tags sorgen dafür, dass am Sektor mit Zutrittskontrolle nur Personal mit der passenden Qualifikation steht.

  • Bereiche mit Qualifikationsanforderung
  • Schichten pro Posten und Zeitfenster
  • Teamleads pro Sektor

Check-in ohne Empfang

Teamleads scannen ihre Helfer am Posten, auch wenn im Stadion oder an der Strecke kein Netz ist. Die Zeiten synchronisieren später, das Live-Board zeigt den Stand pro Sektor.

  • QR-Check-in am Posten
  • Offline mit späterer Synchronisation
  • Fehlende Helfer pro Sektor, bevor die Schicht beginnt
Akkreditierte Personen in EVENTRA: vollständige Liste mit Status und Bereichen
Akkreditierung

Ausweise, die die Freigabe steuert

Jede Person erhält einen Link und trägt Name, Geburtsdaten und Ausweisnummer selbst ein. Sie sehen pro Dienstleister, wer vollständig ist, exportieren die Liste für die ZVÜ und geben Ausweise für freigegebene Personen aus.

  • Selbsterfassung pro Person und Dienstleister
  • ZVÜ-Export in einem Lauf
  • Ausweis nach Freigabe
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Mitarbeiter-Übersicht in EVENTRA: Stammdaten-Vollständigkeit, Kennzeichnungen und Personalliste
Crew

Ein Pool für alle Events der Saison

Helfer, Ordner und Dienstleister bleiben im Pool. Qualifikationen, Dokumente und Ausweisdaten liegen einmal vor, und für das nächste Heimspiel oder den nächsten Lauf planen Sie aus dem Bestand. Dieselbe Person hinter zwei Schreibweisen markiert die KI, zusammengeführt wird nach Ihrer Freigabe.

  • Qualifikations-Tags pro Person
  • Dokumente und Ausweisdaten einmal erfasst
  • Dubletten im Pool markiert die KI
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Zeiterfassungen in EVENTRA: Check-in und Check-out pro Person mit Dauer und Abrechnung
Zeiten

Minuten statt Schätzungen

Jeder Check-in und Check-out liegt als Zeit vor, pro Posten und Person. Nach dem Event prüfen Sie Abweichungen, schließen den Tag ab und exportieren für Lohnbüro oder Aufwandsentschädigung.

  • Zeiten pro Posten und Person
  • Abweichungen zum Plan sichtbar
  • Export nach DATEV oder StoTax
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Eventtag

Das Live-Board für die Einsatzleitung

Wer ist eingecheckt, welcher Sektor ist unterbesetzt, wer fehlt für die nächste Schicht: Das Board meldet es, bevor der Start fällt. Im Web für die Leitstelle, in der App für Teamleads am Posten.

Live-Übersicht in EVENTRA am Eventtag: Status-Donut, Erfassungsgrad, Pünktlichkeit und Tagesverlauf

Akkreditierung

ZVÜ-Daten, Freigabe, Ausweis

Wallet-Ausweise

Apple und Google Wallet, pro Bereich gültig

Zutrittsbereiche

Qualifikation entscheidet, wer wohin darf

Live-Board

Fehlende Check-ins pro Sektor, in Echtzeit

Häufige Fragen

Kurz beantwortet, damit Sie wissen, was Sie in der Demo sehen werden.

Wie akkreditiere ich tausend Helfer und Ordner für einen Marathon oder ein Stadion-Event?

Jede Firma und jeder Verein trägt seine Leute über einen eigenen Link mit Kontingent ein, inklusive der ZVÜ-Daten, wenn die Behörde sie verlangt. EVENTRA prüft Dubletten über alle Listen, exportiert für die Behörde und vergibt Ausweise nach Bereich und Tag als Wallet-Pass.

Wie erfasse ich die Arbeitszeit an fünfzig Posten gleichzeitig?

Jeder Posten hat einen QR-Code, jede Person checkt mit dem Telefon ein und aus, auch offline. Das Live-Board zeigt pro Bereich, wer da ist und wer fehlt. Die Zeiten laufen mit Pausen und Zuschlägen aus Ihren Zeitregeln direkt in den Monatsabschluss.

Können Ordner und Sicherheitspersonal externer Dienstleister mit derselben Software eingecheckt werden?

Ja. Externe Firmen bekommen ein Kontingent und tragen ihre Personen selbst ein. Am Posten scannt derselbe Code für Zutritt und Zeiterfassung, die Zeiten bleiben pro Firma getrennt auswertbar.

Was kostet EVENTRA für eine Sportveranstaltung?

99 € Plattformgebühr im Monat plus 5 € pro Einsatz, ab 500 Einsätzen im Jahr 4 €, ab 2.000 Einsätzen 3 €. Akkreditierung 0,25 € pro Person, Volunteer-Einsätze 2 €. Helfer, Ordner und Admin-Nutzer sind unbegrenzt und kostenlos.

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Antworten aus der Praxis zu den Fragen, die als Nächstes kommen.

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