800 Crew, fünf Bühnen, vier Tage. Ein Plan.
Bewerbungsformular, Schichtplan über alle Bühnen und Tage, QR-Check-in auch ohne Netz und der Export fürs Lohnbüro – in einem System, mit einer KI, die an jedem Schritt mitprüft. Unbegrenzt Crew, bezahlt wird pro Einsatz.
Eigene Testumgebung in wenigen Minuten. Ohne Kreditkarte, endet automatisch.
Ein System vom Crew-Aufruf bis zur Lohnabrechnung
Excel, WhatsApp, Google-Formular und Papierliste sind vier Werkzeuge für eine Aufgabe. EVENTRA ist eins, und die Crew füttert es selbst.
Planen über Bühnen und Tage
Jede Bühne, jedes Tor und jede Bar als eigener Bereich, jeder Festivaltag als Spalte. Schichten kopieren Sie per Drag-and-drop von Freitag auf Samstag, der Plan warnt, bevor eine Ruhezeit oder eine Minijob-Grenze reißt, und für jede offene Schicht schlägt die KI vor, wer sie übernimmt.
- Bereiche und Tage in einem Raster
- Ruhezeit-Warnung beim Ziehen
- KI-Vorschlag für offene Schichten
Formular, das Ihre Fragen stellt
Ein frei konfigurierbares Bewerbungsformular pro Festival: Bereiche, Qualifikationen, Camping, Anreise, Uploads. Die Crew füllt es in der App aus, die KI prüft jede Bewerbung auf fehlende und unplausible Daten und fordert nach. Sie prüfen, taggen und planen.
- 100 % frei konfigurierbares Formular
- KI prüft Vollständigkeit und Plausibilität
- Dubletten markiert die KI
Check-in am Tor, auch offline
Teamleads scannen die Crew per QR-Code am Bereich, auch ohne Netz auf dem Gelände. Die Zeiten kommen minutengenau ins System, sobald das Gerät wieder online ist.
- QR-Check-in am Bereich
- Offline mit späterer Synchronisation
- Live-Board für die Einsatzleitung
Vom Crew-Aufruf zur geprüften Personalakte
Sie bauen das Formular mit Ihren Feldern und veröffentlichen den Link im Crew-Aufruf. Wer sich bewirbt, füllt genau Ihre Fragen aus; die KI prüft, ob alles da ist und zusammenpasst, und bittet um Nachlieferung. Sie sehen den Befund und geben frei.
- Formular frei konfigurierbar pro Event
- KI prüft jede Bewerbung auf Vollständigkeit
- Qualifikations-Tags für Bar, Security und Technik
Alle Bereiche, alle Tage, ein Raster
Bühnen, Bars, Tore und Backstage als Bereiche, Donnerstag bis Sonntag als Tage. Schichten ziehen, kopieren und besetzen, mit Warnung bei elf Stunden Ruhezeit und bei der Minijob-Grenze, bevor die Schicht steht. Bleibt eine Schicht offen, schlägt die KI Kandidaten vor, mit Begründung.
- Schichten per Drag-and-drop kopieren
- Ruhezeit- und Minijob-Warnung im Plan
- KI-Vorschlag für offene Schichten, gebucht wird erst durch Sie
Wer ist da, wer fehlt, wo brennt es
Das Live-Board zeigt pro Bereich, wer eingecheckt ist und wer für die nächste Schicht noch fehlt. Teamleads sehen ihren Bereich in der App, die Einsatzleitung das ganze Gelände.
- Check-in-Status pro Bereich in Echtzeit
- Fehlende Crew vor Schichtbeginn sichtbar
- Teamlead-Ansicht in der Crew-App
Abrechnung, die das Lohnbüro einliest
Nach dem Festival schließen Sie die Zeiten pro Monat ab. Die KI liest den Abschluss und nennt Befunde mit Beleg, die 70 Tage kurzfristiger Beschäftigung zählt EVENTRA über alle Ihre Events, und die Datei geht als DATEV LODAS, Lohn und Gehalt oder StoTax an Ihr Lohnbüro.
Monatsabschluss
Zeiten prüfen, KI-Befunde lesen, freigeben
70-Tage-Regelung
Über alle Events gezählt, mit Prognose
Minijob-Grenze
Pro Person und Monat im Blick
DATEV und StoTax
LODAS, Lohn und Gehalt, StoTax, per Datei oder API
Festivals, die damit arbeiten
Was Veranstalter nach der ersten Saison mit EVENTRA sagen.
„Die Crew-Management-Funktionen haben unsere Festival-Organisation revolutioniert. Wir können jetzt tausende Helfer effizient koordinieren und haben alle Bereiche im Blick - selbst bei mehrtägigen Großveranstaltungen.“
Bastian SchleichVeranstalter, Ikarus Open Air Festival„Durch die digitale Schichtplanung und das Echtzeit-Tracking konnten wir unsere Crew-Zufriedenheit deutlich steigern. Die App wird von unserem Team geliebt und macht die Kommunikation so viel einfacher.“
Häufige Fragen
Kurz beantwortet, damit Sie wissen, was Sie in der Demo sehen werden.
Welche Software eignet sich für die Personalplanung eines Festivals mit mehreren hundert Helfern?
Wie plane ich Schichten über mehrere Bühnen und Festivaltage, ohne dass Ruhezeiten verletzt werden?
Funktioniert der Check-in auf dem Festivalgelände ohne Mobilfunknetz?
Was kostet EVENTRA für ein Festival?
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Antworten aus der Praxis zu den Fragen, die als Nächstes kommen.
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