Demo boeken
Gastenlijst

De gastenlijst die zichzelf vult

U stelt een contingent per gastheer in, de gastheer voert zijn gasten via een link zelf in, het ticket komt in de wallet en aan de deur wordt elke persoon afzonderlijk gescand. Sponsors, pers, artiesten en de families van de crew, in één lijst.

Dezelfde persoon bij twee gastheren? Het model markeert het paar voordat het tweede ticket de deur uitgaat.
Demo boeken30 dagen testen

Je eigen testomgeving binnen enkele minuten. Geen creditcard, stopt automatisch.

Gastenlijst in EVENTRA: uitnodigingen, contingenten en tickets in één oogopslag
Krachtige functies

Bezoekersbeheer voor uw evenement, van uitnodiging tot toegang

Drie dingen die anders in drie spreadsheets staan: wie hoeveel gasten mag uitnodigen, wie er echt komt en wie al binnen is.

Uitnodigingen van de gastenlijst met contingent, verzendstatus en gasten per host

Contingenten per gastheer

Elk uitnodigingstype heeft tickettypes, aantallen en prijzen. Sponsor GmbH krijgt vier Full Weekend Premium gratis en zes Full Weekend voor 15 euro, de pers twee persbandjes. Opgeslagen als sjabloon, hergebruikt voor het volgende evenement.

  • Tickettypes met kleur en afkorting
  • Aantal en prijs per regel
  • Sjablonen per uitnodigingstype
Gastenlijst in EVENTRA: uitnodigingen, contingenten en tickets in één oogopslag

Gastheren voeren zelf in

De gastheer krijgt een mail met link, ziet zijn contingent en voert namen en adressen in, één voor één of als geplakte lijst. Wat hij invult, ziet u meteen, inclusief het restant.

  • Uitnodigingsmail op de geplande datum
  • Lijst plakken in plaats van een formulier typen
  • Restant zichtbaar per regel
Deurweergave van de gastenlijst: check-in per gast bij de ingang

Toegang per persoon

Aan de deur wordt de QR-code gescand of de naam gezocht. Elke persoon wordt afzonderlijk toegelaten, ook de begeleider op hetzelfde ticket. Wie al binnen is, staat groen in de lijst.

  • Scan of zoeken op naam
  • Begeleiders één voor één toelaten
  • Openstaand bedrag zichtbaar aan de deur
Dubbelen

Eén gast, één ticket, ook als drie mensen hem uitnodigen

De sponsor nodigt de burgemeester uit, de pers heeft haar ook op de lijst en de crew kent haar privé. Bij het invoeren vergelijkt EVENTRA e-mail en naam met de hele lijst van het evenement en waarschuwt de gastheer voordat het tweede ticket de deur uitgaat. Daarbovenop leest het model schrijfwijzen en afkortingen, markeert het paar, en u beslist of het één persoon is. Aan de deur ziet de scan dan één boeking, geen drie.

  • Waarschuwing bij het invoeren, niet aan de deur
  • E-mail, naam en schrijfwijze over alle gastheren
  • Samenvoegen met één klik, contingent blijft kloppen
Meer informatie
Gastenrijen met tickettype en check-in-status
Voor gastheren

Wie hoeveel mag, staat in één tabel

Elke uitnodiging is een rij: gastheer, uitnodigingstype, contingent per tickettype, gevuld en open, verzonden en geopend. Een contingent is per uitnodiging aan te passen zonder het sjabloon aan te raken. Wie zijn link nog niet heeft geopend, ziet u twee weken voor het evenement, niet aan de deur.

  • Verzonden, geopend, gevuld per uitnodiging
  • Contingent per uitnodiging aanpasbaar
  • Een deel doorgeven als sub-uitnodiging
Meer informatie
Uitnodigingen van de gastenlijst met contingent, verzendstatus en gasten per host
Host voegt een gast toe op de uitnodigingspagina
Het ticket

Het ticket zit in de wallet, met alle begeleiders

Elke gast krijgt zijn ticket per mail: als pagina in de browser en als pas voor Apple Wallet en Google Wallet, in het ontwerp van uw evenement. Begeleiders staan op hetzelfde ticket, met één QR-code voor de hele boeking. Bij de scan ziet de deur wie van de groep al binnen is.

  • Apple Wallet en Google Wallet
  • Eén QR-code voor de hele boeking
  • Evenementkleur en artwork per evenement
Meer informatie
Digitaal gastenticket met QR-code en wallet-pas

Zo loopt de gastenlijst tot aan de deur

Vier stappen, waarvan HR er maar twee zelf doet.

Ticket- en uitnodigingstypes aanmaken

Full Weekend, dagticket, pers, add-ons zoals camping of SkyDeck. Eén keer per account, voor alle evenementen.

Contingenten toewijzen

Per gastheer één uitnodiging met aantal en prijs per tickettype, uit een sjabloon of met de hand.

Gastheren voeren in

De link gaat op de geplande datum de deur uit. Dubbelen worden bij het invoeren gemarkeerd, het ticket gaat automatisch naar de gast.

Scannen aan de deur

QR-code of naam, persoon voor persoon. De statistiek telt mee wie binnen is en wat nog openstaat.

Uitnodigingsmail van de gastenlijst aan een host

Wat de gastenlijst vóór de deur regelt

De cijfers die anders 's avonds ontbreken.

Per gastheer
1 link
Wallets
2
QR-code per boeking
1
Toegangsgraad
Live

Veelgestelde vragen over de gastenlijst

Kort beantwoord, zodat u weet wat u in de demo ziet.

Wat is gastenlijst-software voor evenementen?

Een systeem waarin organisatoren contingenten aan gastheren toewijzen, gastheren hun gasten zelf invoeren, elke gast een ticket krijgt en de deur per scan controleert wie er komt. EVENTRA doet dat in hetzelfde account als de dienstplanning en de accreditatie, met dezelfde evenementen en gebruikers.

Hoe werkt bezoekersbeheer met contingenten?

Elke uitnodiging bevat regels van tickettype, aantal en prijs. De gastheer ziet zijn contingent en het restant, maar kan er niet overheen. HR past een contingent per uitnodiging aan of geeft een deel door als sub-uitnodiging.

Kunnen gastheren gasten invoeren zonder login?

Ja. De uitnodigingsmail bevat een link met token. De gastheer voert naam, e-mail en tickettype in, één voor één of als lijst geplakt uit zijn spreadsheet. Crewleden met een eigen contingent krijgen dezelfde link op hun adres.

Wat gebeurt er als dezelfde gast twee keer wordt uitgenodigd?

Bij het invoeren vergelijkt EVENTRA e-mail en naam met alle gasten van het evenement en toont de gastheer de waarschuwing voordat het ticket de deur uitgaat. HR ziet de gemarkeerde paren in de lijst en voegt ze samen.

Hoe komt het ticket bij de gast?

Per mail, automatisch na het invoeren of op een moment dat u vastlegt. De mail bevat het ticket als pagina en de knoppen voor Apple Wallet en Google Wallet. Begeleiders staan op hetzelfde ticket.

Werkt de toegang ook met prijzen?

Ja. Een contingentregel kan een prijs dragen, bijvoorbeeld 15 euro voor het extra ticket van een medewerker. Het bedrag staat op het ticket en in het toegangsvenster, zodat het ter plaatse wordt geïnd.

Verder lezen

Antwoorden uit de praktijk op de vragen die hierna komen.

Aan de slag

Bekijk een gastenlijst die al gevuld is

30 minuten met de oprichter, met contingenten, wallet-ticket en de deur van een echte festivaldag.

Demo boeken30 dagen testen

Je eigen testomgeving binnen enkele minuten. Geen creditcard, stopt automatisch.

Prijzen bekijken