De gastenlijst die zichzelf vult
U stelt een contingent per gastheer in, de gastheer voert zijn gasten via een link zelf in, het ticket komt in de wallet en aan de deur wordt elke persoon afzonderlijk gescand. Sponsors, pers, artiesten en de families van de crew, in één lijst.
Je eigen testomgeving binnen enkele minuten. Geen creditcard, stopt automatisch.
Bezoekersbeheer voor uw evenement, van uitnodiging tot toegang
Drie dingen die anders in drie spreadsheets staan: wie hoeveel gasten mag uitnodigen, wie er echt komt en wie al binnen is.
Contingenten per gastheer
Elk uitnodigingstype heeft tickettypes, aantallen en prijzen. Sponsor GmbH krijgt vier Full Weekend Premium gratis en zes Full Weekend voor 15 euro, de pers twee persbandjes. Opgeslagen als sjabloon, hergebruikt voor het volgende evenement.
- Tickettypes met kleur en afkorting
- Aantal en prijs per regel
- Sjablonen per uitnodigingstype
Gastheren voeren zelf in
De gastheer krijgt een mail met link, ziet zijn contingent en voert namen en adressen in, één voor één of als geplakte lijst. Wat hij invult, ziet u meteen, inclusief het restant.
- Uitnodigingsmail op de geplande datum
- Lijst plakken in plaats van een formulier typen
- Restant zichtbaar per regel
Toegang per persoon
Aan de deur wordt de QR-code gescand of de naam gezocht. Elke persoon wordt afzonderlijk toegelaten, ook de begeleider op hetzelfde ticket. Wie al binnen is, staat groen in de lijst.
- Scan of zoeken op naam
- Begeleiders één voor één toelaten
- Openstaand bedrag zichtbaar aan de deur
Eén gast, één ticket, ook als drie mensen hem uitnodigen
De sponsor nodigt de burgemeester uit, de pers heeft haar ook op de lijst en de crew kent haar privé. Bij het invoeren vergelijkt EVENTRA e-mail en naam met de hele lijst van het evenement en waarschuwt de gastheer voordat het tweede ticket de deur uitgaat. Daarbovenop leest het model schrijfwijzen en afkortingen, markeert het paar, en u beslist of het één persoon is. Aan de deur ziet de scan dan één boeking, geen drie.
- Waarschuwing bij het invoeren, niet aan de deur
- E-mail, naam en schrijfwijze over alle gastheren
- Samenvoegen met één klik, contingent blijft kloppen
Wie hoeveel mag, staat in één tabel
Elke uitnodiging is een rij: gastheer, uitnodigingstype, contingent per tickettype, gevuld en open, verzonden en geopend. Een contingent is per uitnodiging aan te passen zonder het sjabloon aan te raken. Wie zijn link nog niet heeft geopend, ziet u twee weken voor het evenement, niet aan de deur.
- Verzonden, geopend, gevuld per uitnodiging
- Contingent per uitnodiging aanpasbaar
- Een deel doorgeven als sub-uitnodiging
Het ticket zit in de wallet, met alle begeleiders
Elke gast krijgt zijn ticket per mail: als pagina in de browser en als pas voor Apple Wallet en Google Wallet, in het ontwerp van uw evenement. Begeleiders staan op hetzelfde ticket, met één QR-code voor de hele boeking. Bij de scan ziet de deur wie van de groep al binnen is.
- Apple Wallet en Google Wallet
- Eén QR-code voor de hele boeking
- Evenementkleur en artwork per evenement
Zo loopt de gastenlijst tot aan de deur
Vier stappen, waarvan HR er maar twee zelf doet.
Ticket- en uitnodigingstypes aanmaken
Full Weekend, dagticket, pers, add-ons zoals camping of SkyDeck. Eén keer per account, voor alle evenementen.
Contingenten toewijzen
Per gastheer één uitnodiging met aantal en prijs per tickettype, uit een sjabloon of met de hand.
Gastheren voeren in
De link gaat op de geplande datum de deur uit. Dubbelen worden bij het invoeren gemarkeerd, het ticket gaat automatisch naar de gast.
Scannen aan de deur
QR-code of naam, persoon voor persoon. De statistiek telt mee wie binnen is en wat nog openstaat.
Wat de gastenlijst vóór de deur regelt
De cijfers die anders 's avonds ontbreken.
- Per gastheer
- 1 link
- Wallets
- 2
- QR-code per boeking
- 1
- Toegangsgraad
- Live
Veelgestelde vragen over de gastenlijst
Kort beantwoord, zodat u weet wat u in de demo gaat zien.
Verder lezen
Antwoorden uit de praktijk op de vragen die hierna komen.
Guest list: companions on one ticket, duplicate warning, invitations on autopilot
What landed in the EVENTRA guest list in September: plus-one guests sit on the inviter's ticket, the list warns about duplicate guests, contingents can…
LezenEvent accreditation: process, background checks and software
How accreditation works at festivals, stadiums and large events: allocations per contractor, data capture by the companies themselves, the reliability…
LezenBookZuck POS and crew planning: POS codes come out of the shift confirmation
How the BookZuck integration in EVENTRA turns a confirmed bar shift into a POS account with a role and a login code, what the crew receives by email, and…
Lezen
Bekijk een gastenlijst die al gevuld is
30 minuten met de oprichter, met contingenten, wallet-ticket en de deur van een echte festivaldag.
Je eigen testomgeving binnen enkele minuten. Geen creditcard, stopt automatisch.
Prijzen bekijken