ZVÜ bij evenementen: wat de betrouwbaarheidscontrole vereist
De betrouwbaarheidscontrole, kortweg ZVÜ, is de toetsing van de persoonsgegevens van crew en leveranciers aan politiegegevens voordat deze personen toegang krijgen tot veiligheidsrelevante gebieden van een evenement. Voor festivals en stadions in Duitsland bestaat daarvoor geen landelijke wet. De verplichting volgt uit de voorwaarden van de vergunningverlener, uit het veiligheidsplan of uit het contract met de organisator. Geen vrijgave, geen pas, en de lijst moet weken van tevoren compleet zijn.
In het kort
- De ZVÜ is geen landelijk uniforme regel maar een voorwaarde van de vergunningverlener of de organisator voor personen in veiligheidsrelevante gebieden: backstage, podium, toegangscontrole, techniek, security.
- Meestal gevraagd: naam, geboortedatum en -plaats, nationaliteit, adres en ID-gegevens, enkele weken voor het evenement, als lijst per leverancier. Geen vrijgave, geen pas.
- Het organisatorische probleem is niet de autoriteit maar het verzamelen: 30 leveranciers, 600 personen, Excel-lijsten in vijf formaten. De oplossing is een formulier dat de persoon zelf invult, met een export in het formaat van de autoriteit.
Juridische basis: voorwaarden van de vergunningverlener naar deelstaatrecht, § 7 LuftSiG alleen voor luchthavens, art. 6 lid 1 sub c AVG. Laatst gecontroleerd op 9 september 2026.
Wanneer een ZVÜ wordt geëist
Vier typische aanleidingen. Het betreft eigen crew, personeel van leveranciers en onderaannemers en vrijwilligers zodra zij in de betrokken gebieden werken. De publieksingang is meestal niet betrokken, de backstage-ingang wel.
- Een voorwaarde in de vergunning voor grote evenementen, vaak vanaf een bezoekersaantal of bij een verhoogde dreiging.
- Een eis van de politie voor gebieden met toegang tot podium, backstage, artiestengebied, stroomvoorziening en toegangscontrole.
- Een eigen regel van de organisator voor security, techniek en iedereen met all-area-toegang.
- Een eis van artiesten of sponsors in hun contracten.
Welke gegevens de autoriteit nodig heeft
De eisen verschillen per deelstaat en autoriteit, de kern is hetzelfde.
| Gegeven | Doel |
|---|---|
| Achternaam, voornaam, geboortenaam | Identificatie |
| Geboortedatum, geboorteplaats | Toetsing |
| Nationaliteit | Toetsing |
| Inschrijfadres | Toetsing |
| ID-type en -nummer | Identiteitscontrole bij de ingang |
| Bedrijf, functie, gebied | Toewijzing aan het toegangsgebied |
Sommige autoriteiten eisen daarnaast een ondertekende toestemming van de persoon, andere een kopie van het ID. Beide vooraf uitzoeken, omdat het de gegevensverzameling verandert.
Zo verloopt de ZVÜ zonder Excel
De autoriteit krijgt een lijst en antwoordt. Het werk daarvoor is het verzamelen, en dat is in vijf stappen te organiseren.
- 1
De persoon vult zelf in
Elke persoon, eigen crew of leverancier, krijgt een link en voert de gegevens in een formulier met verplichte velden in. Geen overtypfouten, geen ontbrekende geboorteplaatsen.
- 2
De leverancier ziet zijn stand
Hoeveel van zijn mensen compleet zijn, wie ontbreekt. Hij meldt na in plaats van na te vragen.
- 3
De organisator exporteert
Eén lijst in het formaat van de autoriteit, per evenement, met stand en datum.
- 4
Het resultaat stuurt de pas
Vrijgegeven betekent: de pas wordt gedrukt of naar de wallet gestuurd. Afgewezen betekent: geen pas, de leverancier wordt geïnformeerd.
- 5
Deadline met marge
Lijst twee weken voor de deadline van de autoriteit compleet, zodat nameldingen nog mogelijk zijn.
ZVÜ-gegevens per evenement, door de persoon zelf ingevoerd
De ZVÜ is een optioneel onderdeel van de accreditatie dat u per evenement inschakelt. Dan voeren crew en personeel van leveranciers hun ID-gegevens zelf in, de organisator ziet status en ontbrekende velden per bedrijf, exporteert de lijst voor de autoriteit in één keer, en het resultaat stuurt de accreditatie en de wallet-pas.
- Formulier per persoon met verplichte velden
- Stand per leverancier, namelden zonder nabellen
- Export voor de autoriteit per evenement
- Vrijgave stuurt pas en wallet-pas
- Optioneel per evenement, de accreditatie werkt ook zonder ZVÜ
Veelgestelde vragen over de ZVÜ
Is de ZVÜ wettelijk verplicht?
Wie voert de controle uit?
Mag ik de ID-gegevens van de crew opslaan?
Wat gebeurt er met personen die niet worden vrijgegeven?
Bekijk jouw event in EVENTRA
30 minuten met de oprichter. We bouwen jouw event live na, van sollicitatieformulier tot exportbestand voor je loonadministratie.
Je eigen testomgeving binnen enkele minuten. Geen creditcard, stopt automatisch.
Prijzen bekijken