BookZuck-Kassensystem und Crew-Planung: Kassen-Codes kommen aus der Schichtbestätigung

Bei einem Open Air mit 30 Leuten an den Getränkeinseln entscheidet sich um 15 Uhr, ob die Bar um 17 Uhr läuft: Jede Person braucht ein Konto im Kassensystem, die richtige Rolle und einen Code, mit dem sie sich am Payment Device anmeldet. Bisher hieß das: Excel-Liste aus der Planung ziehen, Konten im Kassensystem anlegen, Codes vergeben, Codes per WhatsApp verteilen, am Eventtag die drei Leute suchen, die keinen Code haben. Die BookZuck-Integration in EVENTRA zieht diese Kette in die Schichtbestätigung: Wer eine Schicht auf einer Bar-Tätigkeit bestätigt bekommt, hat ein Konto und einen Code. Ohne Liste, ohne Nachricht, ohne Nacharbeit.

Tätigkeiten bekommen eine Kassenrolle

Der einzige manuelle Schritt passiert einmal pro Event: Jede Tätigkeit, die einen Kassen-Code braucht, wird einer Rolle zugeordnet. Drei Rollen gibt es:

Rolle	Was die Person am Gerät darf	Wer das Konto pflegt
Verkäufer	Login am Payment Device, verkaufen	EVENTRA
Bar Head	Verkaufen, stornieren, Zugang zum Bestellsystem	EVENTRA
Ausgabe	Warenausgabe	Kassensystem, manuell

Eine Tätigkeit hat genau eine Rolle. Hat eine Person Schichten auf mehreren Tätigkeiten, gilt die höchste: Wer irgendwo als Bar Head eingeteilt ist, bekommt das Bar-Head-Konto, auch wenn sie am nächsten Tag an der Getränkeinsel steht. Ein Konto pro Person, keine Dubletten.

Die Bestätigung legt das Konto an

Ab der Zuordnung läuft alles über den normalen Planungsprozess. Sobald das HR-Team eine Schicht auf einer zugeordneten Tätigkeit bestätigt, passiert im Hintergrund:

1. Konto suchen. EVENTRA fragt das Kassensystem nach der Login-E-Mail der Person. Gibt es das Konto schon, wird es weiterverwendet.
2. Konto anlegen. Fehlt es, wird es angelegt: Name, Login-E-Mail, Rolle. Backend-Zugang und Dashboards bekommt die Crew nicht, das Konto kann nur das, was die Rolle erlaubt.
3. Code vergeben. Ein sechsstelliger Code, der im Kassensystem noch frei ist, wird dem Konto zugewiesen.
4. E-Mail schicken. Die Person bekommt Code, Event, Datum und die Hinweise für ihre Rolle in ihrer Sprache.

Die Bestätigung wartet nicht auf das Kassensystem. Der Versand läuft als Hintergrundjob, das HR-Team sieht die Schicht sofort als bestätigt. Ist das Kassensystem gerade nicht erreichbar, holt die Synchronisierung den Schritt später nach.

Die Übersicht pro Event

Unter dem Event gibt es die Seite Gastronomie. Sie zeigt jede Person mit bestätigter Schicht auf einer zugeordneten Tätigkeit, ihre Rolle und drei Zustände: Gibt es ein Konto im Kassensystem, hat es einen Code, wurde der aktuelle Code verschickt.

Die Tabelle liest live aus dem Kassensystem. Codes werden bewusst nicht zwischengespeichert: Was in der Spalte steht, ist das, was am Gerät funktioniert. Drei Aktionen decken alles ab, was am Eventtag noch offen sein kann:

• Alle synchronisieren legt fehlende Konten an, vergibt Codes an alle ohne Code, ersetzt abweichende Rollen durch die in EVENTRA erwartete und schickt die E-Mails an alle, die ihren aktuellen Code noch nicht bekommen haben.
• Fehlende senden verschickt nur die offenen E-Mails und lässt das Kassensystem unangetastet.
• Alle erneut senden schickt jeder Person ihren Code noch einmal, etwa wenn die erste Welle einen Tag vor dem Event rausging und die Hälfte sie nicht mehr findet.

Weicht die Rolle im Kassensystem von der in EVENTRA ab, weil jemand dort von Hand ein Konto umgestellt hat, zeigt die Seite das als Warnung über der Tabelle. Die Synchronisierung setzt EVENTRA als führendes System durch. Wer im Kassensystem Rechte vergeben will, tut das über die Tätigkeit in der Planung, nicht über das Konto.

Was die Crew bekommt

Die E-Mail ist kurz: Anrede, Event und Datum, der Code groß in der Mitte, die Hinweise für die Rolle. Ein Bar Head liest zusätzlich, dass sein Code storniert und das Bestellsystem öffnet. Der Absender ist der Veranstalter, die Antwort landet bei dessen Support-Adresse.

Zusätzlich steht der Code im Profil der EVENTRA-App, verdeckt, bis die Person darauf tippt. Die Frage „Wie war nochmal mein Code?“ beantwortet sich damit selbst, auch ohne E-Mail-Suche in der Schlange vor dem Bierwagen.

Die Texte der E-Mail pflegt der Veranstalter in den Einstellungen, pro Rolle und pro Sprache, mit Vorschau und Testversand an die eigene Adresse. Ein Block, der leer bleibt, fällt aus der Mail heraus; der Betreff bleibt immer gesetzt.

Was bewusst nicht passiert

• Ausgabe-Konten legt EVENTRA nicht an. Die Warenausgabe wird im Kassensystem gepflegt; die eingeteilten Personen stehen zur Kontrolle trotzdem in der Übersicht.
• Zugangsdaten zum Kassensystem liegen nicht in der Datenbank. Sie werden pro Veranstalter als Umgebungsvariable hinterlegt, jede Installation hat ihre eigene Basis-URL und ihre eigenen Rollen-IDs. Die Adresse eines Veranstalters kann nie in den Anfragen eines anderen landen.
• Codes werden nicht gespeichert. EVENTRA merkt sich nur einen Hash des zuletzt verschickten Codes, um zu wissen, ob die aktuelle Version schon rausging. Der Code selbst lebt im Kassensystem.
• Löschen im Kassensystem übernimmt EVENTRA nicht. Ein Konto, das einmal existiert, bleibt bestehen; die Berechtigung am Gerät steuert das Kassensystem.

Der Ablauf am Eventtag

1. Am Vortag: Alle Schichten sind bestätigt, die Übersicht zeigt bei jeder Person ein Konto, einen Code und „Versendet“.
2. Kurzfristige Ersatzleute: Schicht in der Planung zuweisen und bestätigen, der Code ist zwei Minuten später im Postfach.
3. Jemand findet die E-Mail nicht: Profil öffnen, Code antippen, oder in der Übersicht die Zeile erneut senden.
4. Nach dem Event: nichts. Die Konten bleiben für das nächste Event, die Codes werden bei der nächsten Bestätigung wiederverwendet oder neu vergeben.

Wer heute noch Kassen-Codes per Liste verteilt, spart mit dieser Integration nicht nur die Stunde am Vortag. Er spart die drei Personen, die um 17 Uhr ohne Code an der Bar stehen.