Ist die ZVÜ gesetzlich vorgeschrieben?

Für Veranstaltungen gibt es kein bundesweites Gesetz wie für Flughäfen. Die Pflicht entsteht aus der Genehmigung der Behörde, aus Auflagen der Polizei bei Großveranstaltungen oder aus dem Sicherheitskonzept des Veranstalters. Sie ist damit für die Crew und die Dienstleister verbindlich, sobald der Veranstalter sie zur Zutrittsbedingung macht.

Wer führt die Überprüfung durch?

Die Behörde, in der Regel Polizei oder Ordnungsamt, anhand der übermittelten Liste. Der Veranstalter sammelt und übermittelt die Daten, erhält das Ergebnis pro Person und steuert damit die Akkreditierung.

Darf ich die Ausweisdaten der Crew speichern?

Ja, wenn eine Rechtsgrundlage besteht: die Auflage der Behörde oder die Zutrittsbedingung im Vertrag. Zweckbindung, Löschfrist nach dem Event und Zugriffsbeschränkung gehören dazu. Ausweiskopien sind nur zulässig, wenn die Behörde sie ausdrücklich verlangt.

Was passiert mit Personen, die nicht freigegeben werden?

Sie erhalten keinen Ausweis für den betroffenen Bereich. Der Dienstleister muss Ersatz stellen und nachmelden. Deshalb sollte die Liste früh genug und mit Reserve übermittelt werden.

Ratgeber

ZVÜ bei Veranstaltungen: was die Zuverlässigkeitsüberprüfung verlangt

Die Zuverlässigkeitsüberprüfung, kurz ZVÜ, ist der Abgleich der Personendaten von Crew und Dienstleistern mit polizeilichen Erkenntnissen, bevor diese Personen Zutritt zu sicherheitsrelevanten Bereichen einer Veranstaltung bekommen. Für Festivals und Stadien gibt es dafür kein bundeseinheitliches Gesetz. Die Pflicht entsteht aus den Auflagen der Genehmigungsbehörde, aus dem Sicherheitskonzept oder aus dem Vertrag mit dem Veranstalter. Ohne Freigabe kein Ausweis, und die Liste muss Wochen vorher vollständig sein.

Kurz gesagt

Die ZVÜ ist keine bundesweit einheitliche Regel, sondern eine Auflage der Genehmigungsbehörde oder des Veranstalters für Personen in sicherheitsrelevanten Bereichen: Backstage, Bühne, Zutritt, Technik, Security.
Verlangt werden meist Name, Geburtsdatum und -ort, Staatsangehörigkeit, Anschrift und Ausweisdaten, einige Wochen vor dem Event, als Liste pro Dienstleister. Ohne Freigabe kein Ausweis.
Das organisatorische Problem ist nicht die Behörde, sondern die Erfassung: 30 Dienstleister, 600 Personen, Excel-Listen in fünf Formaten. Die Lösung ist ein Formular, das die Person selbst ausfüllt, mit einem Export im Format der Behörde.

Rechtliche Grundlage: Auflagen der Genehmigungsbehörde nach Landesrecht, § 7 LuftSiG nur für Flughäfen, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Zuletzt geprüft am 9. September 2026.

Wann eine ZVÜ verlangt wird

Vier typische Auslöser. Betroffen sind eigene Crew, Personal von Dienstleistern und Subunternehmern und Freiwillige, sobald sie in den betroffenen Bereichen arbeiten. Der Publikumseinlass ist meist nicht betroffen, der Einlass zum Backstage schon.

Auflage im Genehmigungsbescheid für Großveranstaltungen, oft ab einer Besucherzahl oder bei besonderer Gefährdungslage.
Anforderung der Polizei für Bereiche mit Zugang zu Bühne, Backstage, Künstlerbereich, Stromversorgung und Zutrittskontrolle.
Eigene Vorgabe des Veranstalters für Security, Technik und alle Personen mit All-Area-Zugang.
Vorgabe von Künstlern oder Sponsoren in deren Verträgen.

Welche Daten die Behörde braucht

Die Anforderungen unterscheiden sich je nach Bundesland und Behörde, der Kern ist gleich.

Angabe	Zweck
Familienname, Vorname, Geburtsname	Identifikation
Geburtsdatum, Geburtsort	Abgleich
Staatsangehörigkeit	Abgleich
Meldeanschrift	Abgleich
Ausweisart und -nummer	Identitätsprüfung am Einlass
Firma, Funktion, Bereich	Zuordnung zum Zutrittsbereich

Manche Behörden verlangen zusätzlich eine unterschriebene Einwilligung der Person, manche eine Ausweiskopie. Beides vorher klären, weil es die Erfassung verändert.

So läuft die ZVÜ ohne Excel

Die Behörde bekommt eine Liste und antwortet. Die Arbeit davor ist die Erfassung, und die lässt sich in fünf Schritten organisieren.

1
Die Person füllt selbst aus
Jede Person, ob eigene Crew oder Dienstleister, erhält einen Link und trägt ihre Daten in ein Formular mit Pflichtfeldern ein. Keine Übertragungsfehler, keine fehlenden Geburtsorte.
2
Der Dienstleister sieht seinen Stand
Wie viele seiner Personen sind vollständig, wer fehlt. Er meldet nach, statt nachzufragen.
3
Der Veranstalter exportiert
Eine Liste im Format der Behörde, pro Event, mit Stand und Datum.
4
Das Ergebnis steuert den Ausweis
Freigegeben heißt: Ausweis wird gedruckt oder in die Wallet geschickt. Abgelehnt heißt: kein Ausweis, der Dienstleister wird informiert.
5
Frist mit Reserve
Liste zwei Wochen vor der Frist der Behörde vollständig, damit Nachmeldungen noch möglich sind.

In EVENTRA

ZVÜ-Daten pro Event, direkt bei der Person erfasst

Die Crew und die Mitarbeiter der Dienstleister tragen ihre Ausweisdaten selbst ein. Der Veranstalter sieht Status und fehlende Angaben pro Firma, exportiert die Liste für die Behörde in einem Lauf, und das Ergebnis steuert die Akkreditierung und den Wallet-Ausweis.