BOE 2027: Was Aussteller und Besucher zur Crew-Software wissen sollten
Die BOE International am 20. und 21. Januar 2027 in Dortmund ist der letzte Termin im Entscheidungsfenster vor der Saison. Welche Fragen Veranstalter und Agenturen an eine Personalplanungs-Software stellen sollten, was für Standpersonal arbeitsrechtlich gilt und wie Sie EVENTRA auf der Messe treffen.
Kurz gesagt
- Die BOE International findet am 20. und 21. Januar 2027 in der Messe Dortmund statt. Für die Personalplanung ist sie der letzte Termin, an dem ein Werkzeug für die Saison 2027 verglichen werden kann, bevor im Februar der Crew-Aufruf rausgeht.
- Zehn Fragen trennen eine Crew-Software von einer Präsentation: Import der bestehenden Crew, Prüfung von Ruhezeit und 70 Tagen beim Planen, Check-in ohne Netz, Export für DATEV und StoTax, Datenhaltung in der EU, Preis pro Einsatz statt pro Sitzplatz, Dauer bis zum Live-Betrieb.
- Standpersonal auf der Messe ist Eventpersonal: kurzfristige Beschäftigung mit 70-Tage-Zählung, Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeit, und für Unternehmen des Messebaus die Sofortmeldung vor Arbeitsbeginn.
- § 28a Abs. 4 SGB IV (Sofortmeldung, Messebau)
- § 8 Abs. 1 Nr. 2 SGB IV (kurzfristige Beschäftigung)
- § 17 MiLoG (Aufzeichnungspflicht)
- § 5 ArbZG (Ruhezeit)
Die BOE International findet am 20. und 21. Januar 2027 in der Messe Dortmund statt. Für Veranstalter und Personalagenturen ist sie der letzte Termin im Entscheidungsfenster: Bis Januar werden Crewbedarf, Budget und Werkzeug für die Saison festgelegt, ab Februar geht der Crew-Aufruf raus, und danach wechselt niemand mehr das System. Wer die Messe nutzt, um Crew-Software zu vergleichen, sollte mit eigenen Zahlen und einer festen Frageliste kommen, nicht mit einer Stunde Zeit für Präsentationen.
Warum die BOE der letzte Termin ist
Die Saisonplanung 2027 folgt einem festen Kalender: Oktober bis Januar Entscheidungen, Februar bis April Recruiting und erste Schichtpläne, Mai bis September Saison. Die BOE liegt in der letzten Woche dieses Fensters. Wer dort ein Werkzeug auswählt, hat bis zum Crew-Aufruf noch etwa zwei Wochen für Import, Bewerbungslink und Einweisung. Wer erst nach der Messe zu vergleichen anfängt, entscheidet in der Recruiting-Phase, wenn die ersten Bewerbungen schon in der alten Tabelle liegen.
Zehn Fragen an jeden Anbieter
Die Fragen sind so gestellt, dass die Antwort am Stand gezeigt werden kann, nicht nur bejaht:
| # | Frage | Woran Sie die Antwort erkennen |
|---|---|---|
| 1 | Wie kommt meine bestehende Crew aus der Tabelle ins System? | Ein Import mit Ihrer Datei, nicht ein Formular pro Person |
| 2 | Trägt die Person ihre Stammdaten und Vorbeschäftigungen selbst ein? | Ein Bewerbungslink mit Pflichtfeldern, Versicherungsnummer inklusive |
| 3 | Prüft der Schichtplan die Ruhezeit von 11 Stunden beim Zuweisen? | Eine Warnung im Plan, bevor die Schicht zugesagt ist |
| 4 | Zählt das System die 70 Arbeitstage pro Person über alle Events, mit Prognose? | Eine Zahl pro Person, die aus Zeiten und gebuchten Schichten entsteht |
| 5 | Funktioniert der Check-in auf dem Gelände ohne Netz? | Ein Scan im Flugmodus, der später synchronisiert |
| 6 | Welche Datei bekommt mein Lohnbüro? | Beispieldateien für DATEV LODAS, DATEV Lohn und Gehalt oder StoTax zum Mitnehmen |
| 7 | Wo liegen die Daten, und wann werden Ausweisdaten gelöscht? | Hosting in der EU, Löschfrist als Einstellung, nicht als Versprechen |
| 8 | Was kostet ein Event mit 300 Einsätzen, und was kostet die Crew-App? | Ein Preis pro Einsatz, die App für die Crew ohne Lizenz |
| 9 | Wie lange dauert es bis zum ersten Event? | Ein Plan mit Tagen, nicht ein Projektangebot |
| 10 | Kann die ZVÜ-Liste pro Dienstleister erfasst und für die Behörde exportiert werden? | Ein Formular pro Person, ein Export pro Event |
Wer nach der Messe fünf Anbieter mit denselben zehn Antworten nebeneinander legt, hat eine Entscheidung. Wer fünf Präsentationen gesehen hat, hat fünf Eindrücke.
Excel und WhatsApp gegen Crew-Software
Die Alternative zur Software ist nicht "keine Software", sondern die Tabelle und die Gruppe. Beides funktioniert bis zu einer Größe, und die Messe ist der Ort, an dem Veranstalter feststellen, ob sie darüber liegen:
| Aufgabe | Tabelle und Gruppe | Crew-Software |
|---|---|---|
| Stammdaten | Der Veranstalter tippt ab, was die Person schickt | Die Person trägt selbst ein, Pflichtfelder erzwingen Vollständigkeit |
| Ruhezeit und 70 Tage | Formeln, die jemand pflegt | Prüfung beim Planen, pro Person über alle Events |
| Zeiterfassung | Papierliste oder Nachricht "bin da" | Check-in per QR-Code, Abgleich mit der Schicht |
| Lohnbüro | Stunden abtippen | Export mit Lohnarten und Zuschlägen |
| Wer ist heute wo | Anruf bei der Bereichsleitung | Live-Übersicht mit fehlenden Check-ins |
Die Stelle, an der die Tabelle bricht, ist bei den meisten Veranstaltern dieselbe: die Person, die in drei Bereichen und bei zwei Gesellschaften arbeitet, und deren Tage niemand addiert.
Was für Standpersonal gilt
Aussteller auf der BOE sind selbst Arbeitgeber von Eventpersonal, oft über eine Agentur. Drei Regeln gelten für Hostessen, Aufbau und Standbetreuung wie für jede Festivalcrew:
- Kurzfristige Beschäftigung: höchstens 70 Arbeitstage oder 3 Monate im Kalenderjahr, über alle Arbeitgeber gezählt. Zwei Messetage im Januar sind die ersten Tage der Zählung 2027, und die Person, die im Sommer beim Festival arbeitet, bringt sie mit.
- Aufzeichnungspflicht: Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit, für Minijobber und kurzfristig Beschäftigte nach § 17 MiLoG spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach dem Arbeitstag.
- Sofortmeldung: Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen beteiligen, stehen in § 28a Abs. 4 SGB IV. Für ihre Beschäftigten muss die Sofortmeldung vor Arbeitsbeginn abgegeben sein, auch für einen einzelnen Aufbautag.
Wer Standpersonal über eine Agentur bucht, sollte im Vertrag stehen haben, wer die Aufzeichnung führt und wer die Meldungen abgibt. Bei einer Prüfung am Stand wird nicht die Agentur gefragt, sondern die Person.
EVENTRA auf der BOE treffen
EVENTRA hat keinen Stand auf der BOE 2027. Wir sind am 20. und 21. Januar als Besucher in Dortmund und treffen Veranstalter und Agenturen nach Termin, auf dem Gelände oder online in der Woche danach. Buchen Sie den Termin über die Demo-Seite und bringen Sie die Zahlen aus 2026 mit: Anzahl Events, Personen pro Bereich, Beschäftigungsarten, das Lohnprogramm des Steuerbüros. Damit planen wir in 30 Minuten ein eigenes Event 2027 durch, mit Ruhezeit, 70-Tage-Zählung und dem Export für Ihr Lohnbüro. Die zehn Fragen oben beantworten wir dabei der Reihe nach, mit dem Produkt, nicht mit Folien.