Gästeliste: Begleitpersonen auf einem Ticket, Warnung bei Dubletten, Einladungen auf Autopilot
Was im September in der Gästeliste von EVENTRA dazugekommen ist: Plus-eins-Gäste stehen auf dem Ticket des Einladenden, die Liste warnt bei doppelten Gästen, Kontingente versenden Einladungen auf Wunsch selbst, und alle Einladungen eines Events liegen in einer Tabelle mit Diagrammen.
Kurz gesagt
- Eine Einladung, ein Ticket, mehrere Personen: Begleitpersonen stehen auf dem Ticket des Einladenden, im Wallet-Pass und am Tor. Eingecheckt wird trotzdem pro Person.
- Beim Anlegen warnt die Gästeliste, wenn E-Mail oder Name schon auf der Liste stehen. Wer die zweite Person wirklich meint, legt sie trotzdem an.
- Kontingente können Einladungen automatisch versenden, sobald ein Gast eingetragen ist. Die Funktion ist pro Veranstalter abschaltbar und standardmäßig aus.
Die Gästeliste war bis August ein Werkzeug, das pro Person dachte: eine Einladung, ein Ticket, ein Check-in. Für Sponsoren, Partner und Pressekontakte, die zu zweit kommen, hieß das zwei Einträge, zwei Tickets und zwei Nachfragen, wenn die Begleitung wechselte. Die Änderungen von Anfang September drehen das um: Die Einladung ist die Einheit, das Ticket gehört zum Einladenden, und wer mitkommt, steht darauf.
Begleitpersonen auf einem Ticket
Ein Gast mit Plus-eins bekommt ein Ticket, auf dem beide Namen stehen, im Web-Ticket wie im Wallet-Pass. Die Begleitperson braucht keine eigene E-Mail-Adresse und kein eigenes Ticket, sie geht mit dem Einladenden durch das Tor. Was pro Person bleibt, ist der Check-in: Das Tor-Modal zeigt jede Person auf dem Ticket einzeln, mit eigenem Haken. Kommt die Begleitung eine Stunde später, wird sie nachgetragen, ohne dass das Ticket neu erzeugt werden muss.
Für die Wallet-Pässe hat das eine zweite Folge: Ein Pass pro Einladung heißt weniger Pässe im Umlauf und weniger Nachfragen, welcher Pass zu wem gehört. Apple-Wallet-Pässe zeigen die Informationen seit dem Update gruppiert und blenden sich an den Eventtagen ein, an denen das Ticket gilt.
Warnung bei doppelten Gästen
Beim Anlegen eines Gastes prüft die Liste, ob die E-Mail-Adresse schon vorkommt. Fehlt die Adresse, wird auf den Namen geprüft. Trifft eines zu, erscheint eine Warnung mit dem vorhandenen Eintrag. Angelegt wird trotzdem, wenn Sie das wollen: Zwei Personen, die Max Müller heißen, bleiben zwei Personen. Die Warnung ist das, was vorher die Sichtkontrolle der Liste am Abend vor dem Event war.
Einladungen versenden sich selbst
Kontingente, also die Gästelisten-Anteile pro Partner, Sponsor oder Abteilung, konnten bisher Einladungen nur auf Knopfdruck versenden. Jetzt lässt sich pro Kontingent einstellen, dass jeder eingetragene Gast seine Einladung automatisch bekommt, sofort oder zu einem festen Termin. Die Funktion ist für den ganzen Mandanten abschaltbar und standardmäßig aus, weil eine Einladung, die zu früh rausgeht, schwerer zurückzuholen ist als eine, die man von Hand auslöst.
Passend dazu lässt sich die Textfarbe auf dem Ticket wählen: automatisch nach Hintergrund, hell oder dunkel, einmal pro Veranstalter mit Ausnahme pro Event. Ein Ticket auf dunklem Key-Visual bleibt so lesbar, ohne dass jemand die Farbe im Code ändert.
Alle Einladungen in einer Tabelle
Die Einladungen eines Events liegen seit dem 7. September in einer Tabelle statt gruppiert nach Quelle. Darüber stehen zwei Diagramme: Status (offen, angenommen, eingecheckt) und Quelle (welches Kontingent). Ein Klick in ein Diagramm filtert die Tabelle. Wer am Eventtag wissen will, wie viele Sponsorengäste noch nicht da sind, klickt einmal.
Was sich nicht geändert hat: Die Gästeliste erfasst am Tor nur den Check-in. Ob und wo ein Gast bezahlt hat, bleibt Sache Ihres Ticketings oder der Kasse; EVENTRA weiß, wer drin ist.