Plan füllen: ein Klick, und die KI besetzt den ganzen Bereich
Seit dem 15. September füllt EVENTRA einen Bereich mit einem Klick: die KI sammelt die freien Bewerber, prüft Qualifikation, Verfügbarkeit, Ruhezeit und Grenzen und legt für jede offene Schicht eine Geistkarte mit Begründung und Konfidenz in den Plan. Wie der Lauf arbeitet, was Sie gewichten können und warum ohne Ihren Klick nichts gebucht wird.
Kurz gesagt
- „Plan füllen“ besetzt alle offenen Schichten eines Bereichs und seiner Untereinheiten in einem Lauf: Regeln filtern die Bewerber, das Modell wählt pro Schicht eine Person und nennt Grund und Konfidenz, die Vorschläge landen als Geistkarten im Plan.
- Die weichen Kriterien sind Ihre: Teamwunsch, Favoriten, gewünschte Tätigkeit, Bewertung, Entfernung und Auslastung lassen sich als entscheidend, wichtig oder nachrangig einstufen oder abschalten, als Organisationsstandard und pro Lauf.
- Gebucht wird erst, wenn Sie übernehmen. „Alle übernehmen“ nimmt nur Vorschläge ohne Warnung; eine fehlende Qualifikation oder eine Ruhezeit unter elf Stunden bleibt zur Einzelprüfung stehen.
- § 5 ArbZG
- Art. 22 DSGVO
Bisher hat die KI in EVENTRA nach jedem Drag-and-drop gefragt, wer als Nächstes passt. Seit dem 15. September dreht sie den Ablauf um: Sie wählen einen Bereich und einen Zeitraum, klicken „Plan füllen“, und jede offene Schicht bekommt einen Vorschlag. Zehn Schichten, ein Klick, wenige Sekunden. Was dabei passiert, ist keine Magie, sondern drei Schritte in fester Reihenfolge.
Ein Lauf in drei Schritten
Der Knopf öffnet einen Dialog mit dem Zeitraum und vier Zahlen: offene Schichten, verfügbare Bewerber, Untereinheiten, davon online. Die Zahlen sind der erste Nutzen; sie sagen, ob sich der Lauf lohnt, bevor er beginnt.
Sammeln. EVENTRA holt jede Bewerbung des Events und prüft sie gegen jede offene Schicht mit Regeln, die kein Modell braucht: Ist die Person am Tag verfügbar? Hat sie an diesem Kalendertag schon eine Schicht, egal in welchem Event? Bewirbt sie sich nur für bezahlte Arbeit, während die Schicht unbezahlt ist? Wer hier scheitert, erreicht das Modell nie. Was bleibt, bekommt einen Vorwert aus Ihren Kriterien und Warnungen, die mitreisen statt auszuschließen: fehlende Qualifikation, Ruhezeit unter elf Stunden nach § 5 ArbZG, unvollständige Personaldaten, Minijob-Grenze.
Planen. Das Modell sieht pro Schicht die besten zwanzig Kandidaten mit Vorwert, Wünschen, Qualifikationen und dem Text aus der Bewerbung, dazu die Regeln in Ihrer Gewichtung. Es wählt für jede Schicht eine Person und schreibt einen Satz dazu. Ein Tag wird in Pakete von höchstens zehn Schichten geschnitten, die parallel laufen; Teams, die zusammen arbeiten wollen, bleiben im selben Paket, damit das Modell sie zusammen setzen kann.
Schreiben. Jedes Paket landet im Plan, sobald es fertig ist, als Geistkarte an der Schicht: Person, Begründung, Konfidenz hoch, mittel oder niedrig, dazu die Warnungen aus Schritt eins. Bleibt nach dem letzten Paket eine Schicht leer, obwohl jemand sie legal übernehmen könnte, sucht ein deterministischer Nachlauf einen Tausch, der sie füllt, ohne eine andere leer zu machen. Das Modell hat dabei nichts entschieden; die Zeile ist als Regelvorschlag markiert.
Was Sie gewichten, und was fest ist
Vier Prüfungen sind Regeln und nicht verhandelbar: Verfügbarkeit, Doppelbuchung am selben Tag, bezahlte gegen unbezahlte Arbeit, Blacklist. Die Warnungen sind ebenfalls Regeln, nur dass sie anzeigen statt auszuschließen. Alles andere ist Präferenz, und Präferenzen gehören der Organisation. Unter Einstellungen → KI-Planung stufen Sie acht Kriterien in drei Stufen ein oder schalten sie ab:
| Kriterium | Was es tut |
|---|---|
| Passung | Qualifikation und Tätigkeitswunsch gegen die Schicht; immer entscheidend |
| Teamwunsch | Wer im Bewerbungstext zusammen genannt wird, wird zusammen vorgeschlagen |
| Favoriten | Als Favorit markierte Personen zuerst |
| Tätigkeitswunsch | Die in der Bewerbung angekreuzte Tätigkeit |
| Bewertung | Bewertungen aus früheren Einsätzen |
| Entfernung | Wohnort gegen Veranstaltungsort, ein Punkt pro 25 Kilometer |
| Arbeitsform | Bezahlt oder freiwillig, wenn beides angeboten wird |
| Auslastung | Einsätze gleichmäßig verteilen statt dieselben Namen dreimal |
Entscheidend schlägt wichtig, wichtig schlägt nachrangig; innerhalb einer Stufe zählen die Kriterien gleich, und die Passung entscheidet Gleichstände. Das ist bewusst grob. Eine Gewichtung mit Prozentwerten hatten wir gebaut und wieder verworfen: Niemand konnte erklären, was 15 Prozent Entfernung gegen 20 Prozent Teamwunsch bedeutet. Drei Stufen kann jeder in der Planungsrunde vertreten.
Die Einstellung gilt als Organisationsstandard. Im Dialog lässt sie sich für einen Lauf ändern, ohne den Standard anzufassen; der Lauf merkt sich, womit er gerechnet hat.
Übernehmen, verwerfen, prüfen
Die Leiste am unteren Rand zählt die Vorschläge und trennt sie: mit Warnung, nicht besetzbar. „Alle übernehmen“ nimmt nur Karten ohne Warnung; die anderen bleiben stehen, bis Sie sie einzeln ansehen. Wer die Vorschläge lieber als Liste prüft, öffnet „Details“: dieselben Karten mit Filtern für Warnungen und offene Schichten, mit Übernehmen und Verwerfen pro Zeile.
Übernehmen weist die Person der Schicht zu, auf demselben Weg wie ein Drag-and-drop: Ist die Schicht inzwischen anders besetzt, verfällt der Vorschlag statt zu überschreiben; ist die Schicht online, geht die Benachrichtigung sofort raus. Wird eine Schicht zwischen Lauf und Klick bearbeitet, verschoben oder von Hand besetzt, verfällt ihre Karte; ein Vorschlag überlebt die Schicht nicht, die er beschreibt.
Mehr dazu, warum der Klick keine Formsache ist, steht im Artikel KI-Schichtplanung für Events.
Was das Modell sieht, und wo es läuft
Bei Besetzungsvorschlägen sieht das Modell Namen, Qualifikationen, Wünsche und den Text der Bewerbung. Ohne Namen wäre der Vorschlag nicht prüfbar. Der Aufruf läuft über Amazon Bedrock in der EU; Eingaben werden nicht zum Training verwendet. Jeder Lauf reserviert vorher einen Betrag aus dem KI-Budget der Organisation und bucht nach dem Lauf die tatsächlichen Token; ist das Budget des Monats erschöpft, startet kein Lauf, und die Leiste sagt es.
Was der Lauf nicht tut
Er plant nicht über Bereiche hinweg, die Sie nicht ausgewählt haben, und er verschiebt keine bestehende Zuweisung. Er füllt keine Schicht, für die niemand die Regeln erfüllt; die Zeile sagt dann, woran es liegt. Und er startet nicht zweimal für denselben Bereich: Solange Vorschläge zur Entscheidung liegen, ist der Knopf gesperrt, bis Sie übernommen oder verworfen haben.