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Schichtplanung

Schichtplan über alle Bühnen und Tage

Bereiche, Aufgaben und Schichten pro Eventtag im Raster. Ruhezeit-Konflikte und Minijob-Grenzen erscheinen beim Ziehen, Express-Schichten füllen große Bereiche in Sekunden, Teamleads sehen ihre Crew in der App.

Die KI schlägt vor, wer die offene Schicht übernimmt. Ruhezeit und Grenzen sind vorher geprüft.
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Schichtplanung in EVENTRA: Einheit Bühnenfront am Festivaltag mit Tätigkeiten, besetzten Schichten und der Mitarbeiterliste
Leistungsstarke Features

Planen wie am Bühnenplan, prüfen wie das Lohnbüro

Das Raster zeigt jeden Bereich und jeden Tag, die Prüfungen laufen im Hintergrund mit. Konflikte sehen Sie beim Planen, nicht erst in der Abrechnung.

Schichtplanung in EVENTRA: Einheit Bühnenfront am Festivaltag mit Tätigkeiten, besetzten Schichten und der Mitarbeiterliste

Bereiche, Aufgaben, Tage im Raster

Jede Bühne ist ein Bereich, jeder Bereich hat Aufgaben, jede Aufgabe hat Schichten pro Eventtag. Ziehen, kopieren, Tage übernehmen.

  • Schichten per Drag-and-drop
  • Tag auf Tag kopieren
  • Teamleads pro Bereich
Mitarbeiter-Seitenleiste der Schichtplanung mit Qualifikationen und Verfügbarkeit

Passende Crew und ein Vorschlag pro Schicht

Die Mitarbeiterliste zeigt Qualifikations-Tags, Bewertung und Verfügbarkeit. Für jede offene Schicht schlägt die KI eine Besetzung vor, mit Grund und Konfidenz, als Vorschlag im Raster, bis Sie ihn übernehmen.

  • Filter nach Qualifikation
  • Vorschlag mit Begründung an der Schicht
  • Teamwünsche aus der Bewerbung fließen ein
Minijob-Grenze in EVENTRA: monatliche Verdienstgrenze pro Mitarbeiter mit Auslastung

Konflikte, bevor sie passieren

Ruhezeit unter elf Stunden, Doppelbelegung, Minijob-Grenze in Reichweite: Die Warnung erscheint an der Schicht, nicht Wochen später beim Lohnbüro.

  • Ruhezeit-Warnung an der Schicht
  • Doppelbelegung über Bereiche
  • Minijob-Grenze pro Monat
Plan füllen

Ein Klick, und der Bereich ist besetzt

Zehn offene Schichten, ein Klick auf „Plan füllen“. Die KI sammelt die freien Bewerber, filtert nach Qualifikation, Verfügbarkeit, Ruhezeit und Grenzen und legt für jede Schicht einen Vorschlag mit Begründung und Konfidenz als Geistkarte in den Plan. Sie lesen, übernehmen alle auf einmal oder verwerfen einzelne.

  • Ganze Bereiche und Untereinheiten in Sekunden, nicht Schicht für Schicht
  • Kriterien wie Teamwunsch, Bewertung oder Entfernung gewichten Sie selbst
  • Jede Karte nennt ihren Grund und ihre Konfidenz
  • Nichts ist gebucht, bevor Sie übernehmen
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Schichtplan mit einem Klick füllen
Im Raster

Ziehen, und die Schicht sitzt

Eine Schicht anlegen, per Drag-and-drop auf den nächsten Tag ziehen, Crew zuweisen. Die App zeigt der Crew sofort, wo sie wann eingeteilt ist, mit Bereich, Aufgabe und Ansprechpartner.

  • Schichten zwischen Tagen und Bereichen ziehen
  • Zeiten, Pausen und Vergütung an der Schicht
  • Zusagen und Absagen der Crew laufen zurück ins Raster
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Schicht per Drag-and-drop besetzen
Schichtliste in der EVENTRA Crew-App
Besetzungsvorschlag

Die offene Schicht bekommt einen Vorschlag, keinen Zufall

Das Modell sieht nur Kandidaten, die vorher gefiltert sind: Qualifikation, Verfügbarkeit, Ruhezeit, Minijob- und 70-Tage-Grenze. Es schlägt eine Besetzung vor, nennt den Grund und seine Konfidenz und legt sie als Geistkarte an die Schicht. Teamwünsche aus dem Bewerbungstext fließen ein. Sie übernehmen die Karte oder verwerfen sie.

  • Vorschlag an der Schicht, mit Begründung und Konfidenz
  • Wer zusammenarbeiten will, wird zusammen vorgeschlagen
  • Nichts ist gebucht, bevor Sie die Karte übernehmen
Mehr erfahren
Mitarbeiter-Seitenleiste der Schichtplanung mit Qualifikationen und Verfügbarkeit

Vom Bereich zur besetzten Schicht

Vier Schritte, die sich pro Event wiederholen und mit jedem Event schneller werden.

Bereiche und Aufgaben anlegen

Bühnen, Gastro, Einlass: Jeder Bereich bekommt Aufgaben mit Qualifikation und Vergütung.

Schichten pro Tag setzen

Zeiten und Bedarf pro Eventtag, per Express-Schicht auch für ganze Bereiche auf einmal.

Crew zuweisen

Aus der gefilterten Liste ziehen oder den Vorschlag der KI übernehmen. Konflikte erscheinen sofort an der Schicht.

Veröffentlichen und nachziehen

Die Crew bestätigt in der App, Absagen landen als Lücke im Raster, Teamleads sehen ihren Bereich.

Projektübersicht der Schichtplanung

Was im Plan mitläuft

Prüfungen, die beim Planen laufen, nicht erst beim Lohnbüro.

Ruhezeit
11 h
Minijob-Grenze 2026
603 €
Kurzfristige Beschäftigung
70 Tage
Doppelbelegungen
0

Häufige Fragen zur Schichtplanung

Kurz beantwortet, damit Sie wissen, was Sie in der Demo sehen werden.

Wie werden Ruhezeit-Konflikte erkannt?

EVENTRA vergleicht das Schichtende einer Person mit dem nächsten Schichtbeginn über alle Bereiche und Events. Liegen weniger als elf Stunden dazwischen, erscheint eine Warnung direkt an der Schicht, während Sie sie zuweisen. Die Schicht bleibt planbar, die Entscheidung liegt bei Ihnen.

Wie kommt der Besetzungsvorschlag zustande?

Die Kandidaten einer offenen Schicht werden zuerst ohne Modell gefiltert: Qualifikation, Verfügbarkeit, Ruhezeit, Minijob- und 70-Tage-Grenze. Erst diese Liste sieht das Modell. Es wählt aus, begründet die Wahl und gibt eine Konfidenz an. Der Vorschlag liegt im Raster, gebucht wird erst durch Sie.

Kann ich einen Tag auf die nächsten Tage kopieren?

Ja. Schichten lassen sich per Drag-and-drop auf andere Eventtage ziehen oder als Express-Schicht für einen ganzen Bereich anlegen. Zeiten, Bedarf und Vergütung werden übernommen, die Zuweisung erfolgt pro Tag.

Sieht die Crew Änderungen sofort?

Sobald eine Schicht veröffentlicht ist, sehen die eingeteilten Personen sie in der Crew-App mit Bereich, Aufgabe und Zeiten. Zusagen und Absagen laufen zurück ins Raster, eine Absage erscheint als offene Lücke.

Wie viele Bereiche und Schichten kann ich anlegen?

Es gibt keine Obergrenze für Bereiche, Aufgaben oder Schichten. Abgerechnet wird pro Einsatz, also höchstens einmal pro Person und Tag – nicht pro Nutzer und nicht pro Schicht im Plan.

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Antworten aus der Praxis zu den Fragen, die als Nächstes kommen.

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