Die EVENTRA App

Neben dem Mitarbeiterportal im Browser gibt es EVENTRA als App für iOS und Android. Sie ist für den Einsatz vor Ort gebaut: schneller Zugriff auf den eigenen QR-Code, Ein- und Auschecken direkt am Gerät und -- für Supervisoren -- ein Scanner, der auch ohne Netz weiterarbeitet.

Sie melden sich mit denselben Zugangsdaten an wie im Browser: per Passwort, per Einmalcode (OTP) oder über Google bzw. Apple.

Die Tabs

Startseite

Die Begrüßung richtet sich nach der Tageszeit („Guten Morgen", „Guten Abend"). Darunter:

• Erste Schritte -- eine Checkliste mit Fortschrittsanzeige: Stammdaten ausfüllen, Profilbild hochladen, erste Bewerbung erstellen.
• Neu für dich -- was gerade ansteht: unvollständige Stammdaten, ein einzureichender ZVÜ-Antrag, angeforderte Dokumente oder eine neue Einplanung („Du wurdest für den 14.08. eingeplant.").
• Ein Live-Kennzeichen, wenn Ihr Event gerade läuft.

Events

Alle Veranstaltungen, für die Sie sich bewerben können, mit Detailansicht und dem Bewerbungsassistenten.

Mein QR-Code

Ihr persönlicher QR-Code -- der Ausweis, den Supervisoren beim Ein- und Auschecken scannen.

Aktivität

Ihre eigene Historie in drei Bereichen -- Bewerbungen, Schichten und Zeiten -- jeweils mit Detailansicht.

Bei den Schichten sehen Sie den Status (Offen, Eingeteilt, Bestätigt, Abgelehnt) und nehmen Angebote direkt an. Vor dem Annehmen zeigt die App Ihre Stammdaten zur Kontrolle und verlangt die üblichen Bestätigungen -- Richtigkeit der Daten und Mindestalter, Arbeitslosenstatus, die 70-Tage-Grenze für kurzfristige Beschäftigungen sowie die AGB. Bestätigte Schichten lassen sich in den Gerätekalender übernehmen.

Supervisor

Nur sichtbar, wenn Sie andere ein- und auschecken dürfen oder als Teamleitung an einer Einheit eingetragen sind. Siehe unten.

Profil

Über das Profil erreichen Sie Stammdaten, Dokumente, Benachrichtigungen samt Benachrichtigungseinstellungen, Support, E-Mail ändern, Passwort ändern und Konto löschen.

Support-Chat

Unter Support schreiben Sie direkt mit Ihrem HR-Team -- „Probleme mit Schichten oder Anmeldungen, Fragen zu Stammdaten oder Abrechnung, Fehler oder Verbesserungsvorschläge." Anhänge kommen per Foto aufnehmen, Aus Mediathek wählen oder Datei wählen mit; bis zu 10 MB pro Datei.

Antwortet HR, erhalten Sie eine Push-Benachrichtigung -- auf Android als eigener Kanal Support-Chat, der als Banner erscheint. In den Benachrichtigungseinstellungen lässt sich die Kategorie Support-Chat getrennt von Systemmeldungen und Optionalen Mitteilungen stummschalten.

Benachrichtigungen und App-Symbol

Der Tab Benachrichtigungen sammelt alles, was Sie betrifft: Schichtzuweisungen, Änderungen, Dokumentanfragen, Support-Antworten. Die Zahl auf dem App-Symbol entspricht den ungelesenen Einträgen -- Alle gelesen setzt sie zurück. Innerhalb der App zeigt der Tab Aktivität zusätzlich die Zahl der Schichten, die noch auf Ihre Antwort warten, und das Profil die angeforderten Dokumente.

Supervisor-Funktionen

Als Supervisor checken Sie Ihr Team direkt am Gerät ein und aus:

• Scanner -- den QR-Code des Mitarbeitenden scannen; ein Blitz-Schalter hilft im Dunkeln. Die App braucht dafür die Kameraberechtigung.
• Personen suchen -- wer seinen Code nicht dabei hat, wird über die Namenssuche gefunden.
• Ein- und Auschecken -- über einen Schieberegler („Zum Einchecken schieben"), bei Bedarf mit IBAN-Bestätigung, wenn Ihre Organisation das eingeschaltet hat.
• Kommentar und Bewertung -- eine Rückmeldung zur Schicht, von „Sehr schlecht" bis „Sehr gut".
• Meine Zeit starten / beenden -- Supervisoren erfassen auch ihre eigene Zeit.
• Eine Tagesübersicht zeigt, wie viele Personen aktuell eingecheckt sind und wie viele Check-outs überfällig sind.

Auf iOS läuft eine Live-Aktivität auf dem Sperrbildschirm mit: Ihre eigene laufende Zeit, oder -- sobald Sie Personen eingecheckt haben -- die Liste der eingecheckten Mitarbeitenden mit Ihrer Zeit darunter. Beenden ist direkt von dort möglich.

Dein Team (Live-Board)

Der Tab Supervisor hat oben einen Umschalter: Zeiterfassung (Scanner, Suche, Ihre Check-ins) und Dein Team. Letzteres sehen Sie, wenn HR Sie als Teamleitung an einer Einheit eingetragen hat -- auch ohne Check-in-Recht.

Dein Team zeigt die Tagesbesetzung Ihrer Einheiten und Untereinheiten:

• Tag-Wähler mit Vorheriger Tag / Nächster Tag und der Zahl der Schichten; Alle Tage für das ganze Event.
• Status als Ring -- Kommt noch, Vor Ort, Fertig, Fehlt, Überfällig, Ungeplant. Antippen filtert die Liste.
• Erfassungsgrad -- Anteil der fälligen Stempelungen, die erfasst sind (Check-ins · n/m, Check-outs · n/m).
• Pünktlichkeit -- Abweichung des Check-ins vom geplanten Beginn: früher, pünktlich, 5--15 Min. spät, 15--30 Min. spät, über 30 Min. spät, gar nicht.
• Bereiche -- Erfassungsgrad je Bereich Ihres Teams, die schlechtesten zuerst.
• Darunter die Einträge mit Person, Einheit, geplanter Zeit und Status; gesetzte Filter erscheinen als Chips und lassen sich einzeln oder mit Alle Filter zurücksetzen entfernen.

Ist für den Tag niemand eingeplant: „Für den gewählten Tag ist in deinen Einheiten noch niemand eingeplant."

Offline-Betrieb

Auf einem Festivalgelände gibt es selten stabiles Netz. Die App rechnet damit:

• Buchungen werden lokal gespeichert, wenn keine Verbindung besteht („Offline eingecheckt", „Wird synchronisiert, sobald wieder Internet verfügbar ist.").
• Für jedes Event lässt sich eine Offline-Liste vorab laden, damit Personen auch ohne Netz gefunden werden. Unter Offline-Daten steht, wann sie geladen wurde und wie viele Personen vorbereitet sind („n Personen für den Offline-Betrieb vorbereitet").
• Der Scan öffnet offline das Blatt Offline-Einsatz: Es zeigt die Person, ihre geplante Schicht („Start: 09:00 Uhr") und lässt Sie -- falls die Person nicht in der Liste steht -- Event und Tätigkeit von Hand wählen, bevor Sie zum Ein- oder Auschecken schieben. Beim Auschecken lässt sich dort auch ein Problem melden.
• Die Seite Synchronisierung zeigt, wie viele Buchungen lokal liegen, und bietet Jetzt synchronisieren an. Ist alles übertragen, meldet sie: „Alle Buchungen sind synchronisiert."
• Scheitert eine Übertragung, erscheinen die Sync-Probleme mit Erneut versuchen und Verwerfen.

Sprache

Die App übernimmt die Sprache Ihres Systems bzw. Ihre in EVENTRA hinterlegte Sprache. Ihre Organisation kann Inhalte wie Eventnamen und Tätigkeitsbeschreibungen zusätzlich übersetzen lassen -- siehe Sprachen & Übersetzungen.