Zeiterfassung, Erinnerungen & Lohnschnittstelle
Betriebseinstellungen: IBAN-Bestätigung, Änderungsverlauf, angenommene Schichtdauer, automatische Erinnerungen und die Anbindung der Lohnabrechnung.
Drei Einstellungsseiten steuern den laufenden Betrieb: Zeiterfassung, Erinnerungen und Lohnschnittstelle.
Zeiterfassung
Lege fest, wie Arbeitszeiten beim Auschecken bestätigt und in der Zeitenübersicht angezeigt werden.
IBAN-Bestätigung beim Auschecken
Beim Beenden einer Schicht bestätigt der Mitarbeitende seine Zeiten mit den letzten 4 Stellen seiner IBAN -- direkt vor Ort und gemeinsam mit dem Supervisor. Unstimmigkeiten werden so sofort im Feld geklärt, statt später zum Streit über die Abrechnung zu werden.
- Aktiviert -- der eingegebene Code wird beim Auschecken serverseitig gegen die hinterlegte IBAN geprüft.
- Deaktiviert -- Zeiten werden ohne IBAN-Prüfung bestätigt.
Wer keine IBAN hat
Mitarbeitende ohne hinterlegte Bankverbindung -- etwa Rechnungssteller oder Ehrenamtliche -- bestätigen ihre Zeiten ohne Code. Die Einstellung sperrt also niemanden aus.
Änderungsverlauf der Zeiten
- Sichtbar -- in der Zeitenübersicht zeigt ein Verlauf, wer eine Zeit wann bearbeitet hat, und die Check-in-/Check-out-Spalten blenden zusätzlich die ursprünglich gescannte Uhrzeit ein.
- Ausgeblendet -- weder der Verlauf noch die ursprünglichen Scan-Zeiten erscheinen.
Angenommene Schichtdauer
Schichten ohne feste Zeiten lassen sich nicht exakt berechnen. Die hier hinterlegte Dauer wird deshalb angenommen für:
- die Kostenprognose in Schichtübersicht und Dashboard,
- die geplante Kurve im Tagesverlauf der Live-Übersicht.
Der Wert wird in Stunden und Minuten angegeben und muss zwischen einer Minute und dem Maximum liegen. Schichten mit hinterlegter Start- und Endzeit werden immer exakt berechnet -- die Annahme greift nur dort, wo nichts Genaueres bekannt ist.
Kurzfristige Beschäftigung (70-Tage-Regelung)
Das Tagesbudget kurzfristig Beschäftigter im Kalenderjahr:
| Feld | Gesetzlicher Standard (Deutschland) |
|---|---|
| Grenze (Tage) | 70 |
| Warnung ab | 50 |
| Kritisch ab | 65 |
Es muss gelten: Warnung ≤ kritisch ≤ Grenze, jeweils zwischen 1 und 365 Tagen. Die Auswertung dazu finden Sie unter Lohnbuchhaltung › 70-Tage-Regelung.
Erinnerungen
Automatische Erinnerungen an Mitarbeitende und Verantwortliche per E-Mail. Jeder Typ hat einen eigenen Zeitplan und wird einzeln gespeichert.
Es gibt vier Erinnerungstypen. Jeder lässt sich einzeln aktivieren, mit einem eigenen Zeitplan versehen und getrennt speichern; die Karte zeigt jeweils Aktiv oder Inaktiv, die nächste Ausführung und ob noch ungespeicherte Änderungen offen sind.
Unbestätigte Schichten
Geht an Mitarbeitende mit zugewiesenen, veröffentlichten Schichten, die sie noch nicht zu- oder abgesagt haben. Bei jeder Ausführung erhält jede Person pro Veranstaltung eine Sammel-E-Mail mit allen offenen Schichten.
Die Option Vergangene Schichten einbeziehen erweitert den Blick nach hinten; standardmäßig wird nur an Schichten von heute und in der Zukunft erinnert.
Bevorstehende Schicht
Die klassische „Deine Schicht startet bald"-Nachricht an Mitarbeitende, deren zugesagte Schicht in Kürze beginnt. Die Erinnerung hängt am tatsächlichen Schichtbeginn und geht etwa um den eingestellten Vorlauf davor raus; Sie stellen ihn in Tagen und Stunden ein. Mehrere Schichten am selben Tag werden zu einer E-Mail gebündelt.
Nicht zugewiesene Akkreditierungen
Geht an die verantwortliche Person eines Unternehmens, dessen Akkreditierungs-Kontingent noch nicht vollständig auf Mitarbeitende verteilt ist -- eine E-Mail je Unternehmen mit den noch offenen Credentials.
Unvollständiges Profil
Geht an aktive Crew-Mitarbeitende, die ihre Stammdaten noch nicht vollständig hinterlegt haben -- eine E-Mail je Person.
Maximale Erinnerungen pro Eintrag
Für jeden Typ legen Sie fest, wie oft ein und derselbe offene Eintrag höchstens erinnert wird, bevor Ruhe einkehrt.
Kanäle
Zurzeit wird per E-Mail erinnert; Push ist als „bald verfügbar" gekennzeichnet. Empfängerinnen und Empfänger können einzelne Kanäle in ihrem Profil stummschalten.
Lohnschnittstelle
Konfigurieren Sie Ihre Lohnschnittstelle und Arbeitgebernummer.
Anbieter
Die Software, mit der Sie Ihre Lohnabrechnung erstellen: DATEV, Lexware, Sage, Stotax oder Andere.
Arbeitgebernummer
Wird für den Datenaustausch mit Ihrer Lohnabrechnungssoftware benötigt.
Minijob-Grenze
Die monatliche Verdienstgrenze für Minijobs, in der Währung Ihres Mandanten. Sie wird zur Berechnung und Validierung von Arbeitszeiten verwendet und ist die Grundlage der Auswertung unter Lohnbuchhaltung › Geringfügige.
Betriebsnummern
Diese Nummern werden in den Stammdaten-Export übernommen:
- Berufsgenossenschaft: UV-Betriebsnummer
- Berufsgenossenschaft: UV-GTS (Gefahrtarifstelle)
- Krankenkasse
- Familienkrankenkasse
- Umlagekasse
Tätigkeitsschlüssel
Jede nicht ehrenamtliche Aufgabe benötigt einen Tätigkeitsschlüssel. Aufgaben werden dafür über alle Events hinweg nach Namen zusammengefasst -- Sie pflegen einen Schlüssel also einmal, nicht pro Event. Ein Zähler zeigt, wie viele von wie vielen Aufgaben bereits zugeordnet sind.
Der Fallback-Tätigkeitsschlüssel greift ausschließlich dort, wo kein Aufgabenbezug besteht (Einzel-Stammdaten-Export).
Fehlende Schlüssel fallen erst im Export auf
Solange nicht jede abrechenbare Aufgabe einen Tätigkeitsschlüssel trägt, ist der Stammdaten-Export unvollständig. Der Zähler auf dieser Seite ist die schnellste Kontrolle.