Berichte
Auswertungen zu Personen, Zeiten und Schichten per KI-Chat oder von Hand zusammenstellen, als Vorlage sichern und als CSV oder Excel exportieren.
Berichte in der Navigation unter „System“ beantwortet Fragen wie „Wie viele Stunden hat jede Person im letzten Monat gearbeitet?“ -- ohne dass Sie Tabellen von Hand filtern. Sie beschreiben die Frage im Chat, die KI stellt den Bericht zusammen; alternativ bauen Sie ihn selbst im Baukasten. Jeder Bericht lässt sich ansehen, anpassen, als Vorlage sichern und als Datei exportieren.
Voraussetzungen
Die Funktion Berichte muss für Ihre Organisation freigeschaltet sein; sonst fehlt der Menüpunkt. Außerdem brauchen Sie eines der Rechte Mitarbeiterdaten, Freigaben, Tags, Lohn, Zeiterfassung, Korrekturen, Zeitregeln oder Planung über alle Einheiten und Events. Wer nur Planung in zugewiesenen Einheiten hat (Teilplaner), sieht die Berichte nicht.
Wer welche Daten auswerten darf
Die Daten gliedern sich in Bereiche. Welche Sie auswerten dürfen, hängt von Ihren Rechten ab:
| Bereich | Benötigtes Recht |
|---|---|
| Person | Mitarbeiterdaten, Freigaben, Tags, Lohn |
| Zeit | Zeiterfassung, Korrekturen, Zeitregeln |
| Schicht | Planung über alle Einheiten und Events |
| Event, Einheit, Tätigkeit, Tag | jedes der drei Rechte |
Ein Bericht zeigt nur Daten aus den Bereichen, für die Sie berechtigt sind. Gespeicherte Berichte stehen allen HR-Nutzern mit Zugriff auf den jeweiligen Bereich zur Verfügung.
Die Seite
Links steht die Liste Berichte, rechts der Arbeitsbereich. Auf kleinen Bildschirmen wechseln Sie mit dem Pfeil (Alle Berichte) zwischen beiden.
Die Liste zeigt Ihre bisherigen Berichte, gruppiert nach Heute, Gestern, Letzte 7 Tage und Letzte 30 Tage, darüber die Vorlagen. Jede Zeile trägt die Herkunft (KI-Chip oder Manueller Bericht), die Zeilenzahl („n Zeilen“) und, solange die KI arbeitet, „KI arbeitet“. Mit Berichte durchsuchen filtern Sie die Liste, Neuer Bericht startet einen neuen. Die Liste gilt für die ganze Organisation: Sie sehen auch Berichte anderer HR-Nutzer, soweit Ihre Rechte deren Bereiche abdecken; jede Zeile nennt, wer den Bericht erstellt hat.
Der geöffnete Bericht steht in der Adresszeile (?run=…) -- Sie können den Link teilen oder die Seite neu laden, ohne den Bericht zu verlieren.
Einen Bericht erstellen
Art wählen
Oben im Arbeitsbereich wählen Sie unter Wie soll der Bericht entstehen? zwischen Chat (mit KI-Chip) und Manuell. Die Wahl gilt für den neuen Bericht; ein bestehender behält seine Art.
Im Chat: Frage stellen
Der Chat begrüßt Sie mit „Frag nach einem Bericht“ und Beispielen wie „Gearbeitete Stunden pro Person im letzten Monat“, „Unbesetzte Schichten der kommenden Events“ oder „Neue Crew-Mitglieder der letzten 30 Tage“. Schreiben Sie im Feld „Was soll der Bericht zeigen?“ in einem Satz, was Sie wissen wollen (Enter sendet, Umschalt+Enter fügt eine Zeile ein). Die KI antwortet meist in wenigen Sekunden mit „Verstanden als: …“ und dem fertigen Bericht.
Ist etwas unklar, stellt sie eine Rückfrage mit Auswahlmöglichkeiten; bereits beantwortete Rückfragen bleiben als Protokoll sichtbar. Mit Nachfrage stellen … passen Sie den fertigen Bericht an („nur das letzte Quartal“, „zusätzlich die Telefonnummer“).
Oder manuell: Baukasten
Im manuellen Modus stellen Sie den Bericht in einem Baukasten zusammen:
- Eine Zeile pro -- der Bereich (Person, Zeit, Schicht, Event, …).
- Spalten -- welche Angaben der Bericht zeigt; häufig genutzte stehen oben.
- Zeitraum -- von/bis, bezogen auf das Datum des Bereichs (bei Zeiten etwa das Zeiterfassungsdatum).
- Bedingungen -- Filter, auch über verknüpfte Daten („hat Schichten“, „hat keine Zeiten“) und mit „und/oder“-Gruppen.
- Gruppieren nach und Kennzahlen -- etwa Anzahl der Einträge oder Summe der Stunden je Person. Mit Nur Gruppen mit begrenzen Sie auf Gruppen, die eine Bedingung erfüllen („Anzahl ≥ 2“).
- Sortieren nach -- bis zu drei Sortierstufen.
- Zusätzliche Tabellen -- zeigen die zugehörigen Datensätze der gefundenen Zeilen, z. B. die Schichten und Zeiten der aufgelisteten Personen. Im Excel-Export wird jede Tabelle ein eigenes Blatt.
Ein Wechsel des Bereichs setzt den Bericht zurück.
Der Bericht
Rechts neben dem Chat (auf kleinen Bildschirmen im Reiter Bericht) steht der Bericht selbst:
- eine Zusammenfassung in Klartext: was gezeigt wird, gruppiert wonach, Zeitraum, Bedingungen, Sortierung und zusätzliche Tabellen;
- eine Vorschau der Daten, seitenweise (25 Zeilen pro Seite). Ohne Treffer steht dort „Keine Datensätze für diese Auswahl.“; fehlen noch Spalten, „Noch keine Vorschau“.
Im Chat-Modus blenden Bericht ausblenden / Bericht einblenden den Bericht aus, damit der Chat die ganze Breite nutzt. KI-Berichte ändern Sie über den Chat, manuelle Berichte direkt im Baukasten; haben Sie etwas geändert, erscheint Nicht gespeichert, und Im Verlauf sichern übernimmt die Änderung.
Exportieren
Oberhalb der Vorschau exportieren Sie den Bericht als CSV oder Excel. Die CSV-Datei enthält nur die Haupttabelle; bei zusätzlichen Tabellen erzeugt Excel (n Blätter) pro Tabelle ein Blatt. Pro Tabelle sind höchstens 50.000 Zeilen exportierbar -- grenzen Sie größere Berichte vorher ein. Die erzeugten Dateien hängen am Bericht („Dateien:“) und lassen sich dort jederzeit erneut herunterladen.
Als Vorlage sichern
Als Vorlage speichern vergibt einen Namen und optional eine Beschreibung („Bericht gespeichert.“). Vorlagen erscheinen oben in der Liste und stehen allen HR-Nutzern mit Zugriff auf den Bereich zur Verfügung; Vorlage entfernen nimmt sie wieder heraus.
Verlauf des Berichts
Jeder Bericht führt einen Verlauf: wer die Frage gestellt hat, ob der Bericht mit der KI erstellt oder manuell bearbeitet, per Nachfrage angepasst, exportiert oder als Vorlage gespeichert wurde -- jeweils mit Person und Zeitpunkt. Über Löschen in der Liste entfernen Sie einen Eintrag samt seiner Dateien für alle HR-Nutzer (mit Rückfrage).