Unterlagen, Verträge und Dokumente

Im Bereich Dokumente liegt alles, was zwischen Ihnen und Ihrer Organisation an Papier hin- und hergeht: Unterlagen, die Ihre Organisation Ihnen schickt, Dokumente, die sie von Ihnen anfordert, Ihre Arbeitsverträge und Ihre eigenen Uploads.

Sie erreichen ihn im Portal über das Benutzermenü (Dokumente) oder im Profil-Dialog über den Tab Dokumente; in der App über Profil > Dokumente. Eine Zahl am Menüeintrag zeigt, wie viele Aufgaben noch offen sind.

Unterlagen Ihrer Organisation

Ihre Organisation kann Ihnen automatisch Unterlagen zukommen lassen -- etwa ein Briefing vor dem Event, eine Packliste, ein Formular oder Ihren Arbeitsvertrag. Jede Sendung erscheint als eigener Block mit:

• dem Event und dem Datum Ihrer ersten Schicht („Summer Festival · ab Fr., 14. Aug."), oder Allgemein, wenn sie zu keinem Event gehört,
• dem Namen der Sendung und dem Badge Neu, solange Sie sie noch nicht geöffnet haben,
• Status-Chips wie Erledigt, Vertrag abschließen, 1 Dokument fehlt, Formular offen, 2 Dateien ungelesen, Bestätigung fehlt und einer Frist („fällig 10.08." bzw. „überfällig seit 10.08.").

Blöcke mit offenen Aufgaben sind aufgeklappt. Darin finden Sie je nach Inhalt:

• Dateien -- über Öffnen ansehen; jede Datei zeigt Geöffnet oder Noch nicht geöffnet.
• Angeforderte Dokumente -- über Hochladen direkt an die richtige Stelle hochladen.
• Formulare -- ausfüllen und Formular senden; später lassen sich Antworten mit Änderungen senden korrigieren.
• Verträge -- siehe unten.
• Gelesen und verstanden -- verlangt Ihre Organisation eine Bestätigung, bestätigen Sie damit, dass Sie alles gelesen haben. Das geht erst, wenn Sie alle Dateien geöffnet haben. Ändert die Organisation die Unterlagen später, werden Sie gebeten, noch einmal zu bestätigen.

Auf der Seite Schichten führt der Button Unterlagen an einer eingeteilten oder bestätigten Schicht direkt zu den Unterlagen des Events. Neue Unterlagen kündigt außerdem die Startseite mit der Karte Neue Unterlagen an, und Sie erhalten eine Benachrichtigung -- per Push in der App, sonst per E-Mail.

Was Ihre Organisation verschickt und wann, legt sie in den Automatisierungen fest.

Verträge abschließen

Nutzt Ihre Organisation das Vertragsmanagement, erscheinen Ihre Verträge als Teil der Unterlagen. Jeder Vertrag trägt eine Vertragsnummer und einen Status: Offen, Eingereicht, Abgeschlossen, Wartet auf Jahresvertrag, Veraltet oder Zurückgezogen.

Mit Ansehen bzw. PDF herunterladen lesen Sie den Vertrag. Wie Sie ihn abschließen, gibt Ihre Organisation vor:

Art	So geht's
Digitale Zustimmung	Ich stimme zu -- Sie bestätigen in einem Dialog, dass Sie den Vertrag verbindlich abschließen. Zeitpunkt und Gerät werden gespeichert.
Unterschrift	Unterschreiben öffnet ein Feld, in dem Sie mit Finger oder Maus unterschreiben (Neu zeichnen zum Korrigieren), dann Unterschreiben und abschließen.
Hochladen	Vertrag herunterladen, ausdrucken, unterschreiben und mit Unterschriebenen Vertrag hochladen ein Foto oder einen Scan hochladen. HR prüft die Fassung.
Vor Ort	Wird vor Ort unterschrieben -- online ist nichts zu tun. Nennen Sie beim Check-in Ihre Vertragsnummer.

Jahresvertrag und Befristungsblatt

Arbeitet Ihre Organisation mit einem Arbeitsvertrag pro Jahr (z. B. „Arbeitsvertrag 2026") und einem Befristungsblatt pro Einsatz, schließen Sie zuerst den Jahresvertrag ab. Bis dahin steht das Befristungsblatt auf Wartet auf Jahresvertrag -- mit dem Hinweis „Das Befristungsblatt kommt, sobald dein Arbeitsvertrag 2026 abgeschlossen ist."

Eigene Dokumente hochladen

1. Klicken Sie auf Hochladen (oder ziehen Sie die Datei in den Bereich).
2. Wählen Sie im Dialog Dokument hochladen den Dokumenttyp: Ausweis, Führerschein, Lebenslauf, Vertrag oder Krankenversicherungsnachweis.
3. Bestätigen Sie mit Hochladen.

Es wird jeweils eine Datei hochgeladen, höchstens 10 MB groß. Andernfalls erscheint: „Die Datei ist kein gültiges Dokument oder überschreitet die maximale Größe von 10 MB".

Fordert HR ein bestimmtes Dokument an, erscheint es als eigene Zeile mit dem Button Hochladen -- die Datei landet dann automatisch beim richtigen Dokumenttyp.

Ihre Dokumente ansehen

• Dateien, die Sie im Stammdaten-Formular hochgeladen haben (z. B. in Zusatzfeldern), stehen im Abschnitt Stammdaten. Mit Alle herunterladen holen Sie sie gesammelt als ZIP-Datei.
• Alle anderen Dateien sind nach Monat gruppiert, mit Dateiname, Typ, Größe und Datum. Den Dokumenttyp können Sie nachträglich ändern.
• Ein Klick auf das Download-Symbol lädt die Datei herunter.

Wenn noch nichts vorhanden ist: „Aktuell keine Dokumente vorhanden". Können die Dateien nicht geladen werden, erscheint „Dateien konnten nicht geladen werden" mit Erneut versuchen.