Schichtplanung

Die Schichtplanung ist der Kern der Personalverwaltung in EVENTRA. Sie erreichen sie über Schichtplanung in der Sidebar unter "Event planen". Dieser Abschnitt behandelt die Schichtübersichtstabelle, das Erstellen von Schichten, die Zuweisung von Mitarbeitern und die Verwaltung von Organisationseinheiten.

Schichtübersicht (Tabellenansicht)

Navigieren Sie zu Schichtplanung in der Sidebar. Die Hauptseite zeigt eine Datentabelle mit dem Titel Schichten und allen Schichten des ausgewählten Events.

Tabellenspalten

Spalte	Beschreibung
Status	Schichtstatus-Badge: Offen (Umriss), Eingeteilt (sekundär), Bestätigt (Standard/grün), Abgelehnt (rot)
Mitarbeiter	Name des zugewiesenen Mitarbeiters mit Profil-Hover-Karte
Event	Event-Name
Tätigkeit	Tätigkeitsname, mit grünem "V"-Badge für Volunteer-Positionen
Beschreibung	Beschreibungstext der Schicht
Datum & Uhrzeit	Datum und Zeitbereich (z. B. "08:00 - 16:00" mit Datum darunter)
Mögliche Konflikte	Konflikt-Badges: Konflikte am selben Tag, im selben Event, Ruhezeit-Konflikte (ArbZG), Minijob-Grenzwarnungen
Aktionen	Link-Symbol zur direkten Navigation zur Schicht in der Einheiten-Detailansicht

Filter

Klicken Sie auf die Filter-Schaltfläche, um die Filteroptionen anzuzeigen:

• Event -- Ein bestimmtes Event oder "Alle Events" auswählen.
• Tätigkeiten -- Mehrfachauswahl-Filter für Tätigkeiten, Standard: "Alle Tätigkeiten".
• Einheiten -- Hierarchische Mehrfachauswahl für Organisationseinheiten (nur verfügbar, wenn ein bestimmtes Event ausgewählt ist).
• Mitarbeiter-Info -- Filtern nach Mitarbeiterattributen (arbeitslos, Hauptjob, Student, Favorit, auf Schwarzer Liste).
• Konflikt -- Filtern nach Konflikttyp: "Schichten am selben Tag", "Schichten im selben Event", "ArbZG Konflikt", "Minijob-Grenze" oder "Keine Konflikte".
• Datum -- Datumsbereichsfilter mit verfügbaren Eventtagen.

Status-Badges

Unterhalb der Filter ermöglichen klickbare Status-Badges eine schnelle Filterung nach Schichtstatus:

• Alle -- Gesamtzahl aller Schichten.
• Offen -- Nicht zugewiesene Schichten (zeigt Anzahl / Gesamt).
• Eingeteilt -- Zugewiesene Schichten.
• Bestätigt -- Bestätigte Schichten.
• Abgelehnt -- Abgelehnte Schichten.

Aktionsschaltflächen

Über der Tabelle stehen zwei Schaltflächen zur Verfügung:

• Express-Erstellung (mit Blitz-Symbol) -- Öffnet den Express-Erstellungsdialog.
• Einheiten verwalten (mit Zahnrad-Symbol) -- Navigiert zur Einheitenverwaltungsseite.

Export

Unterhalb der Tabelle ermöglicht eine Schichtexport-Schaltfläche den Export gefilterter Schichtdaten.

Schichten erstellen -- Express-Erstellung

Der Express-Erstellungsdialog ermöglicht das gleichzeitige Erstellen vieler Schichten über mehrere Einheiten und Tage.

Dialog öffnen

1. Klicken Sie auf Express-Erstellung über der Schichttabelle.
2. Ein Dialog mit dem Titel Express-Erstellung von Schichten öffnet sich mit der Beschreibung: "Erstelle viele Schichten schnell und einfach. Wähle die Tätigkeiten, Einheiten und Daten aus und erstelle die Schichten."

Schritt 1: Tätigkeitsgruppen

Jede Tätigkeitsgruppe definiert eine Reihe identischer Schichten:

Feld	Beschreibung	Pflichtfeld
Anzahl pro Einheit	Anzahl der Schichten pro Einheit (1-100)	Ja
Tätigkeit	Tätigkeit aus dem Dropdown auswählen (Platzhalter: "Auswählen")	Ja
Startzeit	Startzeit im Format hh:mm (optional)	Nein
Endzeit	Endzeit im Format hh:mm (optional)	Nein
Beschreibung	Schichtbeschreibung (Platzhalter: "Schichtbeschreibung eingeben...")	Nein

• Klicken Sie auf Tätigkeitsgruppe hinzufügen, um eine weitere Gruppe hinzuzufügen.
• Klicken Sie auf Entfernen bei einer Gruppe, um sie zu löschen (nur wenn mehr als eine Gruppe vorhanden ist).

Schritt 2: Einheiten auswählen

• Einheiten der Schichten wählen -- Eine hierarchische Mehrfachauswahl zeigt alle Organisationseinheiten. Wählen Sie eine oder mehrere Einheiten aus, in denen Schichten erstellt werden sollen.

Schritt 3: Datum auswählen

• Ein Kalender zeigt verfügbare Daten. Der Eventzeitraum ist grau hervorgehoben.
• Klicken Sie auf Eventzeitraum auswählen, um alle Eventtage auf einmal auszuwählen.
• Ausgewählte Daten erscheinen als Badges unterhalb des Kalenders.
• Klicken Sie auf Auswahl leeren, um alle ausgewählten Daten zu entfernen.

Vorschau und Absenden

Am unteren Rand zeigt eine Vorschaumeldung: "Es werden [X] Schichten in [Y] Einheiten an [Z] Tagen erstellt".

• Klicken Sie auf [X] Schichten erstellen, um alle Schichten zu erstellen.
• Klicken Sie auf Abbrechen, um ohne Erstellen zu schließen.
• Erfolgsmeldung: "[X] Schichten erfolgreich erstellt!"

Einheiten-Detailansicht (Schichtplanung pro Einheit)

Durch Klicken auf eine Einheit in der Sidebar oder über die Schichttabelle gelangen Sie zur einheitsspezifischen Schichtplanungsansicht. Diese Ansicht zeigt Schichten für eine einzelne Einheit an einem bestimmten Datum.

Datumsnavigation

Ein Datumskarussell oben ermöglicht die Navigation zwischen den Eventtagen -- mit Sprüngen Zur vorherigen Schicht / Zur nächsten Schicht. Daneben wechseln Sie zwischen Tagesansicht, 3-Tage-Ansicht und Zeitstrahl; im Zeitstrahl sind Alle Tage anzeigen und Überlappungen hervorheben zuschaltbar. Auf schmalen Bildschirmen (Tablet hochkant, Telefon) gilt immer die Tagesansicht, und die Mitarbeiterliste wandert in eine Schublade.

Schichtkarten

Jede Tätigkeit ist eine Gruppe mit ihren Schichten als Karten im Raster. Eine Karte zeigt Platznummer, Zeitraum, Beschreibung und die zugewiesene Person; Weitere Schicht für Tätigkeit hinzufügen und Tätigkeit hinzufügen legen direkt im Raster an. Über das Menü der Karte schalten Sie eine Schicht online, bearbeiten die Tätigkeit oder löschen die Schicht.

Mitarbeiter-Seitenleiste

Die Seitenleiste zeigt Bewerber und ihre Bewerbungsdaten, sortierbar nach Name (A-Z) oder Bewerbungsdatum, mit Entfernungsfilter (Maximale Entfernung) und Nur verfügbare anzeigen. Der Abschnitt Vorschläge nennt passende Personen für die geöffnete Schicht.

Zuweisen geht auf zwei Wegen:

• Drag & Drop -- „Mitarbeiter hierher ziehen" auf einen freien Platz.
• Tippen zum Zuweisen -- Person antippen, dann den Platz („Name ausgewählt -- jetzt auf einen freien Schichtplatz tippen"). So funktioniert die Planung auch auf Tablets und Telefonen.

Ein Warnsymbol am Platz bedeutet „Konflikt oder fehlende Qualifikation -- die Zuweisung ist trotzdem möglich".

Ansichtseinstellungen

Das Zahnrad Ansichtseinstellungen über dem Raster passt die Darstellung an -- pro Benutzer, gespeichert am Konto und auf jedem Gerät gleich:

Gruppe	Optionen
Kartenbreite	Schmal, Mittel (Standard), Breit, Volle Breite (eine pro Zeile)
Dichte	Normal, Kompakt
Schichtkarten	Platznummern, Besetzungsfortschritt, Aktionen immer sichtbar
Mitarbeiterliste	Entfernung, Teamwunsch, Notizen, Konfliktpersonen

Auf Standard zurücksetzen stellt die Ausgangswerte wieder her. Wer die gesamte Breite des Bildschirms nutzen möchte, schaltet zusätzlich im Benutzermenü Volle Breite ein -- siehe Benutzerkonto.

Einheiten verwalten

Die Einheitenseite ist erreichbar über Einheiten verwalten in der Sidebar unter Schichtplanung oder über die Schaltfläche in der Schichttabelle.

Was Sie sehen

Die Seite trägt den Titel Einheiten verwalten mit der Beschreibung: "Verwalten Sie die Organisationsstruktur per Drag & Drop". Ein Badge "Drag & Drop aktiviert" bestätigt den interaktiven Modus.

Einheitenbaum

Einheiten werden als Drag-and-Drop-fähiger sortierbarer Baum dargestellt. Sie können:

• Einheiten umsortieren durch Ziehen nach oben oder unten.
• Einheiten verschachteln durch Ziehen auf eine andere Einheit, um Eltern-Kind-Beziehungen zu erstellen.
• Einheiten umbenennen über das Kontextmenü (Drei-Punkte-Symbol): Wählen Sie "Name & Icon bearbeiten".
• Einheiten löschen über das Kontextmenü: Wählen Sie "Löschen".
• Symbole ändern beim Bearbeiten eines Einheitennamens; klicken Sie auf die Symbol-Schaltfläche, um den Symbol-Wähler zu öffnen.

Symbole per KI vorschlagen lassen

Beim Bearbeiten eines Namens sucht EVENTRA im Hintergrund ein passendes Symbol („Passendes Icon wird gesucht …") und schlägt es vor, sobald Sie zu tippen aufhören -- aus einem festen Pool von rund 100 Symbolen in Kategorien wie Organisation, Sicherheit & Medizin, Gastronomie, Technik & Versorgung oder Logistik. Über Icon wählen ändern Sie die Wahl jederzeit von Hand.

Für einen ganzen Baum ohne Symbole gibt es oben die Schaltfläche Icons für n Einheiten vorschlagen: Sie belegt alle Einheiten ohne Symbol auf einmal und meldet „n Icons zugewiesen." bzw. „Keine passenden Icons gefunden."

Teamleitung

Über das Kontextmenü einer Einheit wählen Sie Teamleitung zuweisen („Für ‚Einheit' und alle Untereinheiten"). Eine Teamleitung sieht das Team dieser Einheit und ihrer Untereinheiten -- ohne Planungsrechte: In der Crew-App bekommt sie den Bereich Dein Team mit der Tagesbesetzung und wer schon vor Ort ist. Die zugewiesenen Personen stehen als Badge Leitung an der Einheit; ein Klick auf das X entfernt sie wieder.

Siehe Teamleiter-Funktionen.

Benutzer mit Teilzugriff

Auf der rechten Seite listet das Panel Benutzer mit Teilzugriff alle HR-Benutzer mit dem Recht Planung in zugewiesenen Einheiten: „Ziehen Sie Benutzer auf Einheiten um ihnen Berechtigungen zur Planung dieser Einheit (und dessen Untereinheiten) zu gewähren". Die Einheit zeigt die Zuweisung unter Planung („Darf diese Einheit und ihre Untereinheiten planen"). Ist die Liste leer, vergeben Sie das Recht zuerst unter Einstellungen → Berechtigungen.

Sidebar-Einheitenverwaltung

Einheiten können auch direkt in der Sidebar verwaltet werden:

1. Klappen Sie Schichtplanung durch Klicken auf den Pfeil auf.
2. Fahren Sie mit der Maus über eine Einheit, um das Drei-Punkte-Menü zu sehen.
3. Wählen Sie Name & Icon bearbeiten zum Umbenennen oder Löschen zum Entfernen.
4. Am Ende der Einheitenliste klicken Sie auf Einheiten verwalten, um die vollständige Verwaltungsseite zu öffnen.

Fehlermeldungen