Automatisierungen
Workflows, die auf ein Ereignis reagieren: Bedingungen prüfen, warten und dann Dateien zuweisen oder Dokumente erzeugen.
Unter Workflows › Automatisierungen bauen Sie Abläufe, die von selbst laufen: Wenn etwas passiert, und bestimmte Bedingungen zutreffen, dann -- gegebenenfalls nach einer Wartezeit -- passiert etwas.
Erstelle automatische Workflows für Benachrichtigungen, Datei-Zuweisungen und mehr.
Zugriff
Berechtigungsstufe Buchhaltung.
Die Übersicht
Die Liste zeigt Name, Auslöser, Aktionen und Aktiv. Workflows ohne Aktion sind als Keine Aktionen gekennzeichnet; die Aktionstypen erscheinen als kurze Marken (Datei, Dokument, E-Mail).
Über Neuer Workflow öffnen Sie den Designer. Ist noch nichts angelegt, steht dort „Noch keine Automatisierungen vorhanden." mit der Schaltfläche Ersten Workflow erstellen.
Löschen ist endgültig
„Möchten Sie diesen Workflow wirklich löschen? Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden."
Der Designer
Der Workflow wird als Kette aufgebaut. Ein Klick auf ein Element öffnet rechts das passende Bearbeitungsfeld -- ohne Auswahl steht dort „Wähle ein Element aus, um es zu bearbeiten."
Am Kopf stehen der Workflow-Name, der Schalter Aktiv und Speichern bzw. Erstellen. Ungespeicherte Änderungen sind ausdrücklich als solche gekennzeichnet.
Wann soll der Workflow starten? Genau einer der folgenden:
| Auslöser | Feuert, wenn … |
|---|---|
| Bewerbung eingereicht | eine neue Bewerbung eingereicht wird |
| Schicht zugewiesen | einem Benutzer eine Schicht zugewiesen wird |
| Schicht angenommen | ein Benutzer eine Schicht annimmt |
| Benutzer registriert | ein neuer Benutzer eingeladen wird |
| Benutzerdaten vollständig | ein Benutzer seine Stammdaten vollständig ausgefüllt hat |
| Zeitplan | ein Cron-Ausdruck fällig ist (wiederkehrend) |
Alle Bedingungen müssen erfüllt sein (UND). Filterbar nach:
- Benutzerrolle -- Junior, Supervisor, HR, Buchhaltung Junior, Buchhaltung Supervisor, Verwaltung
- Beschäftigungsart -- Brutto, Netto, Rechnung, Minijob
- Benutzerstatus -- Aktiv, Inaktiv
- Event (mit Jahresauswahl)
- Tätigkeit (durchsuchbar)
- Bereich (durchsuchbar; erst nach Auswahl eines Events)
Jedes Feld kennt eine „Alle …"-Voreinstellung -- ein leer gelassener Filter schränkt also nichts ein.
Wartezeit vor Ausführung der Aktionen, angegeben in Minuten, Stunden oder Tagen.
Die Option Bedingungen erneut prüfen prüft die Bedingungen nach Ablauf der Wartezeit noch einmal. Das ist genau dann richtig, wenn sich der Zustand in der Zwischenzeit ändern kann -- etwa: „drei Tage nach Zuweisung, aber nur wenn die Schicht bis dahin immer noch nicht angenommen wurde".
| Aktion | Was sie tut |
|---|---|
| Datei zuweisen | Weist dem Benutzer eine oder mehrere Dateivorlagen zu. |
| Dokument generieren | Erzeugt ein PDF aus einer Vertragsvorlage. |
| Datei anfordern | Fordert ein Dokument vom Benutzer an. |
| E-Mail senden | Betreff und Nachricht mit Variablen. |
Für Dokument generieren wählen Sie eine Vertragsvorlage. Ist noch keine hinterlegt, weist das Feld darauf hin: „Keine Vorlagen vorhanden. Lade zuerst eine Vertragsvorlage unter Workflows > Dokumente hoch."
Im E-Mail-Feld stehen die Variablen {{firstName}}, {{lastName}}, {{email}}, {{eventName}} und {{taskName}} zur Verfügung.
E-Mail-Versand ist noch nicht aktiv
Die Aktion E-Mail senden trägt im Designer den Hinweis „Nur Logging -- Versand noch nicht implementiert". Der Workflow protokolliert die Nachricht, verschickt sie aber nicht. Für tatsächlich zugestellte Erinnerungen nutzen Sie stattdessen Einstellungen › Erinnerungen.
Verwandte Bereiche
- Workflows › Vertragsmanagement -- die Vorlagen, aus denen Dokument generieren schöpft.
- Einstellungen › Erinnerungen -- fertige, zugestellte Erinnerungen ohne eigenen Workflow.