Vertragsmanagement
Hybride Arbeitsverträge: digitaler Hauptvertrag plus schriftliches Befristungsblatt nach §14 TzBfG.
Workflows › Vertragsmanagement verwaltet die Vorlagen für rechtssichere Arbeitsverträge kurzfristig Beschäftigter -- digital vorbereitet, schriftlich besiegelt.
Zugriff
Berechtigungsstufe Buchhaltung.
Die Seite hat drei Tabs: Information, Allgemeiner AV (digital) und Befristungsblatt (schriftlich).
Warum zwei Dokumente?
Nach § 14 Abs. 4 TzBfG muss die Befristung eines Arbeitsvertrags vor Arbeitsbeginn schriftlich vereinbart werden -- mit eigenhändiger Unterschrift auf Papier. Eine rein digitale Befristung wäre unwirksam, und der Vertrag würde als unbefristet gelten.
Deshalb teilt EVENTRA den Vertrag:
| Dokument | Form | Inhalt |
|---|---|---|
| Allgemeiner Arbeitsvertrag | digital | Alle nicht schriftformpflichtigen Regelungen: Vergütung, Arbeitszeiten, Einsatzbereiche, Datenschutz, allgemeine Arbeitsbedingungen. Online bereitgestellt, vom Mitarbeitenden digital bestätigbar, jederzeit abrufbar. |
| Befristungsblatt | schriftlich | Nur 1--2 Seiten mit der Befristungsvereinbarung und einem Verweis auf den digitalen Hauptvertrag. Wird handschriftlich unterschrieben, gescannt und archiviert. |
Die Verknüpfung ist der Kern
Beide Teile müssen aufeinander verweisen. Der digitale Vertrag muss klar sagen, dass die Befristung separat schriftlich vereinbart wird und der Vertrag erst nach Unterschrift des Befristungsblatts gültig ist. Umgekehrt muss das Befristungsblatt ein Feld für die Vertrags-ID des Allgemeinen Arbeitsvertrags enthalten.
Tab „Allgemeiner AV (digital)"
Hier verwalten Sie die Arbeitsvertragsvorlagen. Über Dokument hochladen laden Sie eine Word-Datei (.docx) hoch und geben ihr einen Namen; jede Zeile bietet Vorschau, Herunterladen, Bearbeiten und Löschen sowie Dateigröße und Erstelldatum. Eine Mustervorlage steht zum Download bereit.
Was in den digitalen Vertrag gehört
Vergütungsregelungen · Arbeitszeiten & Pausen · Einsatzbereiche · Datenschutzerklärung · Geheimhaltung · Verhaltensregeln · Arbeitsmittel & Kleidung · Haftungsregelungen · Sonstige Bedingungen
Variablen in der Word-Vorlage
Platzhalter werden beim Erzeugen automatisch durch die Mitarbeiterdaten ersetzt.
Persönliche Daten -- Vorname, Nachname, E-Mail, Geburtsdatum, Handynummer
Adresse & Geburtsort -- Straße, Hausnummer, PLZ, Stadt, Land, vollständige Adresse
Abrechnung -- Steuer-ID, SV-Nummer, verhandelter Stundenlohn dieser Person (tätigkeitsunabhängig), Kontoinhaber, IBAN, BIC
Event & Tätigkeiten -- Veranstaltung, Startdatum, Anzahl Tage, Ort, Stadt, Tätigkeit, Beschreibung, Stundenlohn, Einheit
Schichten & Vergütung -- Schichtentabelle (Block-Format) und Schichtenliste (List-Format)
Tab „Befristungsblatt (schriftlich)"
Das Befristungsblatt wird in Stapeln vorproduziert, damit vor Ort nur noch unterschrieben werden muss.
Erstellt z. B. 500 Befristungsblätter mit eindeutigen IDs. Jedes Dokument erhält eine eigene Befristungsblatt-ID (etwa BF-00001) und einen QR-Code; die IDs werden in der Datenbank reserviert.
Alle Blätter werden vor dem Event ausgedruckt.
Mitarbeiterdaten und Vertrags-ID werden handschriftlich eingetragen und das Blatt wird unterschrieben.
Der QR-Code verknüpft das Blatt mit dem digitalen Datensatz.
Die Word-Vorlage
Laden Sie Ihre Befristungsblatt-Vorlage als .doc oder .docx hoch; sie enthält Leerfelder für alle persönlichen Daten. Auch hier gibt es Vorschau, Ersetzen, Entfernen und eine Mustervorlage.
Erforderliche Leerfelder
Die Vorlage muss diese handschriftlich auszufüllenden Felder enthalten:
- Name des Arbeitnehmers
- Geburtsdatum
- Anschrift
- Vertrags-ID (Allg. AV) -- z. B.
Vertrags-ID (Allg. AV): AV-________ - Beginn des Arbeitsverhältnisses
- Ende des Arbeitsverhältnisses
- Ort, Datum
- Unterschrift des Arbeitnehmers
Ohne Vertrags-ID keine Verknüpfung
Fehlt das Feld für die Vertrags-ID, hängt das unterschriebene Blatt rechtlich in der Luft -- es lässt sich dem digitalen Vertragsteil nicht eindeutig zuordnen.
Zusammenspiel mit Automatisierungen
Die hier hinterlegten Vorlagen sind genau die, aus denen die Aktion Dokument generieren unter Automatisierungen schöpft. Ohne Vorlage bleibt die Aktion leer.