Files
Templates, contracts and documents of the organisation in one place: folders, list and tile view, stars, trash and contract templates.
Dateien in the main navigation is your organisation's file store -- "Vorlagen, Verträge und Dokumente Ihrer Organisation an einem Ort." Personal documents of individual employees (IDs, certificates) do not live here but in the respective profile.
Permission
The page requires the permission Organisationsdateien.
The page
On the left the folder tree with Alle Dateien as root and Vorgeschlagene Ordner for quick access; top right Neuer Ordner and Hochladen. A Speicher card shows how much is used ("n Dateien in m Ordnern").
The toolbar:
- Dateien durchsuchen… -- search by name; "Für ‚…' wurde keine Datei gefunden" when nothing matches.
- Ansicht -- Listenansicht (default) or Kachelansicht; in the list additionally Kompakte Zeilen and the choice of Spalten.
- Sortieren nach -- Name, Besitzer, Typ, Größe, Geändert; ascending or descending.
- Typ -- Ordner, PDF, Word, Tabellen, Präsentationen, Bilder, Videos, Audio, Code, Archive, Sonstige.
- Scope -- Alle Dateien, Zuletzt geändert, Markiert, Papierkorb.
| Column | Content |
|---|---|
| Name | File or folder with type icon; badge Vertragsvorlage if tagged. |
| Besitzer | Who uploaded the file. |
| Typ / Größe | File type and size. |
| Geändert | Last change. |
Uploading
Drag files into the list ("Dateien hier ablegen, um sie hochzuladen") or click Hochladen. At most 10 MB per file; unsupported formats are rejected ("‚…' hat ein nicht unterstütztes Format").
Actions
In the row menu or for a multi-selection (checkboxes, then the bar "n ausgewählt"):
- Öffnen, Vorschau, Herunterladen
- Umbenennen, In Ordner verschieben (dialog with folder tree and Hauptverzeichnis), Neuer Unterordner
- Markieren / Markierung entfernen -- the star applies to the whole organisation: what one person stars, everyone sees under Markiert.
- Tag › Vertragsvorlage -- marks a file as a template for employment contracts; Vertragsvorschau erstellen generates a sample contract with test data from it ("Das kann einige Sekunden dauern"). See Contracts.
- Löschen -- moves to the trash.
Trash
Deleted files and folders land in the Papierkorb and can be restored there (Wiederherstellen). Folders move with their entire content. Only Endgültig löschen or Papierkorb leeren removes them irrevocably: "‚…' wird endgültig gelöscht und kann nicht wiederhergestellt werden."
Chat attachments
Files employees send along in the support chat -- screenshots, photos, documents -- are attached to the respective message and are opened or downloaded there. They do not appear in the file store.