DATEV-Schnittstelle

Stammdaten, Bewegungsdaten und Abmeldungen für DATEV LODAS oder DATEV Lohn und Gehalt erzeugen — als Importdatei oder direkt per DATEV-API.

EVENTRA erzeugt die Lohndaten Ihrer Aushilfen für DATEV LODAS und DATEV Lohn und Gehalt: Anmeldungen (Stammdaten), Stunden und Zuschläge (Bewegungsdaten) und Abmeldungen. Die Seite Lohnbuchhaltung › DATEV erreichen Sie in der Sidebar unter System.

Voraussetzungen

Das Add-On Lohnabrechnung und das Recht Monatsabschluss, Minijob, Lohnexport. Außerdem muss unter Einstellungen › Lohn & Spesen DATEV als Lohnabrechnungssoftware gewählt sein -- sonst zeigt die Seite „DATEV ist nicht als Lohnprogramm hinterlegt" mit dem Sprung Zu den Einstellungen.

Einrichten

Anbieter und Programm wählen

Unter Einstellungen › Lohn & Spesen wählen Sie als Lohnabrechnungssoftware DATEV und darunter das DATEV-Programm: LODAS oder Lohn und Gehalt. Das Programm bestimmt das Format der erzeugten Importdateien.

Berater- und Mandantennummer

Beraternummer und Mandantennummer stehen im Kopf jeder Importdatei -- DATEV weist die Datei sonst ab. Dazu die Betriebsnummern von Krankenkasse und Umlagekasse sowie für Minijobber (Personengruppe 109) die Betriebsnummer der Einzugsstelle.

Lohnarten und Kostenzuordnung

Lohnart Stundenlohn (brutto) und Lohnart Stundenlohn (netto) stammen aus dem Lohnartenstamm Ihres Mandanten. Für Aufgaben mit Tagespauschale kommen Lohnart Tagessatz (brutto) und (netto) hinzu, für Spesen Lohnart Verpflegung, Reisekosten und sonstige Auslagen -- ohne Lohnart bricht der Export mit Spesen ab. Kostenstelle (Vorgabe) und Kostenträger (Vorgabe) können Sie beim Export überschreiben.

Tätigkeitsschlüssel je Aufgabe

Jede nicht ehrenamtliche Tätigkeit braucht einen neunstelligen Tätigkeitsschlüssel 2010; DATEV zerlegt ihn in seine fünf Bestandteile. Aufgaben werden über alle Events hinweg nach Namen zusammengefasst; die Seite zählt mit („n von m Aufgaben zugeordnet").

Übertragungsweg

Importdateien (ASCII) -- Dateien werden heruntergeladen und in DATEV importiert.
DATEV-API (hr:exchange) -- EVENTRA schreibt direkt in den Mandanten. Das setzt eine freigeschaltete DATEV-Anwendung voraus; Sie hinterlegen die DATEV client-id (Mandant) und verbinden sich unter DATEV-Verbindung mit Mit DATEV verbinden (Anmeldung bei DATEV im Browser). Die Seite zeigt Verbunden seit …; läuft die Anmeldung ab, erscheint „Verbindung abgelaufen. Bitte neu verbinden."

Konfiguration unvollständig

Fehlt eine Angabe, listet die DATEV-Seite sie auf („Bevor DATEV-Dateien erzeugt werden können, fehlen noch folgende Angaben: … Tätigkeitsschlüssel für Aufgabe ‚Barkeeper'") und bleibt gesperrt, bis alles ergänzt ist. Sind auf dem Server keine DATEV-OAuth-Zugangsdaten hinterlegt, meldet die API-Option „DATEV-API nicht eingerichtet" -- stellen Sie dann auf Importdateien um.

Die vier Tabs

Alle Tabs beginnen mit der Veranstaltung und, wo nötig, dem Abrechnungsmonat.

Stammdaten

Erzeugt die Anmeldedatei für alle Mitarbeiter der Veranstaltung. Optional schränken Sie für vergangene Monate auf die freigegebenen Zeiten eines Monats ein.

Die Vorschau listet Mitarbeiter, Personalnummer, Eintrittsdatum, Personengruppe und Tätigkeitsschlüssel. Fehlt noch eine Personalnummer, steht dort „Wird beim Export vergeben“ -- EVENTRA vergibt sie beim Export. Zwei Kästen können den Export blockieren:

Nicht exportierbar -- Mitarbeiter, denen noch eine Angabe fehlt; sie fehlen in der Datei, bis sie ergänzt ist.
Wechsel der Abrechnungsart in Monat -- Mitarbeiter, die den Zeitraum unter mehreren Abrechnungsarten gearbeitet haben, mit den Zeitsegmenten. Das alte Verhältnis muss abgemeldet und das neue angemeldet werden; bis dahin ist Stammdaten exportieren gesperrt.

Stammdaten exportieren (n) erzeugt die Datei(en).

Bewegungsdaten

Stunden und Zuschläge des Monats als Lohnarten-Buchungen; Tagessätze und freigegebene Spesen erscheinen als eigene Lohnarten-Zeilen. Mitarbeiter leer lassen, um alle zu exportieren; Kostenstelle und Kostenträger überschreiben die Vorgabe aus den Einstellungen. Die Seite zählt die Buchungen („n Buchungen"), Bewegungsdaten exportieren erzeugt die Datei. Aktive Zeit- und Vergütungsregeln werden automatisch angewendet.

Abmeldungen

„Mitarbeiter, deren letzte freigegebene Zeit in diesem Event liegt und die im selben Monat nicht weiterarbeiten." Drei Kennzahlen -- Mitarbeiter gesamt, Abmeldungen, Weiter aktiv -- und die Liste mit Personalnummer, Letzte freigegebene Zeiterfassung und Weitere Zeiterfassung diesen Monat. Wer im Monat nicht weiterarbeitet, trägt das Kennzeichen Abmeldung, Minijobber zusätzlich Minijob. Abmeldungen exportieren (n) erzeugt die Datei.

Offene Minijob-Entscheidungen

„n Minijobber mit freigegebenen Zeiten in diesem Monat sind noch offen und werden nicht abgemeldet." Entscheiden Sie zuerst auf der Seite Geringfügige Beschäftigung.

Abgleich

Laden Sie den Mitarbeiter-Stammdatenexport aus DATEV (CSV, semikolon-getrennt mit Kopfzeile) hoch; die Personalnummer verbindet beide Seiten. Das Ergebnis zeigt pro Mitarbeiter Feld, DATEV-Wert und EVENTRA-Wert in zwei Bereichen:

Stammdaten -- „EVENTRA ist führend — bitte diese Werte in DATEV nachziehen."
Zeitraumbezogen (Monat) -- „Diese Werte gelten für den abgerechneten Zeitraum, nicht für heute. Nicht auf den aktuellen Stand ändern."

Der Reiter Nicht in DATEV listet Mitarbeiter, die zuerst über den Stammdaten-Export angemeldet werden müssen. Der Button Abgleichen startet den Vergleich; Auswahl ändern und Neu abgleichen wiederholen ihn.

Was Sie bekommen

Importdateien

Der Kasten Dateien erzeugt bietet jede Datei zum Herunterladen an:

LODAS liest die Datei über den ASCII-Import ein; die Satzbeschreibung steckt in der Datei selbst.
Lohn und Gehalt braucht das Format einmalig als Herstellerformat: importieren Sie zuerst die .ini-Datei im ASCII-Import-Assistenten, danach die CSV-Datei.

Die Dateien sind in der von DATEV erwarteten Kodierung (CP1252) geschrieben.

Über die API

Bei DATEV-API (hr:exchange) liegen die Daten nach dem Export direkt im DATEV-Mandanten. Der Kasten An DATEV übertragen nennt die Job-IDs für das DATEV-Protokoll, mit denen Sie den Import in DATEV nachvollziehen.

Abgrenzung zu STOTAX

Beide Schnittstellen teilen sich die Einstellungen unter Lohn & Spesen und die Vorarbeit im Monatsabschluss; aktiv ist immer nur der gewählte Anbieter. Die STOTAX-Seite ist unter STOTAX Lohnabrechnung beschrieben.