Spesen
Spesen und Auslagen, die Mitarbeitende zu ihren Schichten einreichen, prüfen, freigeben und in die Lohnabrechnung übernehmen.
Mitarbeitende reichen Verpflegungspauschalen, Reisekosten und sonstige Auslagen direkt an ihrer Schicht ein. Sie prüfen die Posten auf der Seite Spesen und geben sie frei oder lehnen sie ab. Freigegebene Spesen fließen als eigene Lohnart in den Lohnexport.
Zugriff
Die Seite Spesen finden Sie in der Seitenleiste unter Allgemein. Sie verlangt das Recht Zeiterfassung, Korrekturen, Zeitregeln und erscheint nur, wenn Spesen aktiviert sind. Als bezahlt markieren setzt zusätzlich das Recht Monatsabschluss, Minijob, Lohnexport voraus.
Spesen aktivieren
Unter Einstellungen › Lohn & Spesen schalten Sie Spesen für Mitarbeiter aktivieren ein. Danach sehen Mitarbeitende bei ihren angenommenen Schichten die Schaltfläche Spesen einreichen.
Im Abschnitt Verpflegungspauschalen hinterlegen Sie feste Beträge je Mahlzeit (Frühstück, Mittagessen, Abendessen). Sie werden beim Einreichen automatisch übernommen; ohne Betrag gibt der Mitarbeitende die Summe selbst an. Reisekosten und sonstige Auslagen brauchen immer einen Beleg.
Damit die Spesen im Lohnexport landen, hinterlegen Sie dort außerdem die Lohnarten für Spesen (Lohnart Verpflegung, Lohnart Reisekosten, Lohnart sonstige Auslagen). Ohne Lohnart bricht der Export mit Spesen ab -- siehe STOTAX und DATEV.
So reichen Mitarbeitende Spesen ein
Im Mitarbeiterportal und in der App öffnet die Schaltfläche Spesen einreichen an einer angenommenen Schicht das Formular Neue Spesen:
- Art -- Frühstück, Mittagessen, Abendessen, Reisekosten oder Sonstige Auslage.
- Betrag -- bei Mahlzeiten mit hinterlegter Pauschale fest („Feste Pauschale deines Arbeitgebers für diese Mahlzeit“), sonst frei (höchstens 10.000 in der Währung Ihres Mandanten).
- Beleg -- bei Reisekosten und sonstigen Auslagen erforderlich, bei Mahlzeiten optional. Ein Beleg kann nur einmal verwendet werden.
- Notiz -- optional.
Pro Schicht und Mahlzeit ist nur ein Posten möglich. Solange ein Posten Eingereicht ist, kann die Person ihn über Spesen zurückziehen wieder löschen.
Spesen prüfen
Die Tabelle zeigt standardmäßig nur Posten mit dem Status Eingereicht. Darüber stehen die Summen („Offen … · Freigegeben …“) der aktuellen Auswahl.
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| Mitarbeiter | Name und Profilbild |
| Schicht | Datum, Event und Tätigkeit |
| Art | Art der Auslage, darunter die Notiz |
| Betrag | Betrag in der Währung Ihres Mandanten |
| Beleg | Vorschau des Belegs oder „Kein Beleg“ |
| Status | Eingereicht, Freigegeben, Abgelehnt oder Bezahlt; bei Abgelehnt zeigt der Mauszeiger die Begründung, bei Bezahlt steht darunter „Über den Lohn“ oder „Manuell ausgezahlt“ |
| Geprüft von | Wer wann entschieden hat |
Filtern können Sie nach Status, Event und Mitarbeiter.
Posten auswählen
Markieren Sie einen oder mehrere Posten. In der Werkzeugleiste erscheint „n ausgewählt“.
Entscheiden
- Freigeben -- der Posten wird im nächsten Lohnexport gebucht. Auch abgelehnte Posten lassen sich nachträglich freigeben.
- Ablehnen -- öffnet „n Spesenposten ablehnen“. Die Begründung (mindestens drei Zeichen, gilt für alle ausgewählten Posten) sieht der Mitarbeitende in seiner Benachrichtigung.
- Als bezahlt markieren -- für freigegebene Posten, die noch nicht exportiert wurden und außerhalb des Lohns ausgezahlt werden (Status Bezahlt, „Manuell ausgezahlt“).
Die Meldung nennt, wie viele Posten aktualisiert und übersprungen wurden. Gibt es für dieselbe Schicht bereits eine freigegebene gleiche Mahlzeit, wird der Posten nicht freigegeben („n Mahlzeit nicht freigegeben: Für dieselbe Schicht gibt es diese Mahlzeit bereits.“). Mitarbeitende werden über Freigabe und Ablehnung benachrichtigt.
Spesen im Lohnexport
- Freigegebene Spesen werden im Export als eigene Lohnart-Zeilen gebucht (alle Mahlzeiten teilen sich eine Lohnart, Reisekosten und sonstige Auslagen haben je eine eigene). Nicht gebucht werden Spesen von Mitarbeitenden mit Abrechnungsart Rechnung und von ehrenamtlichen Tätigkeiten.
- Im Monatsabschluss zeigt die Karte Spesen im Monat, was noch auf Freigabe wartet oder erst nach dem Export freigegeben wurde.
- Schließen Sie ein Event im Reiter Export-Abschluss der STOTAX-Seite ab, gelten die darin exportierten Spesen als „Über den Lohn“ bezahlt. Ändert sich ein Posten danach, taucht er dort unter den zu bestätigenden Änderungen auf.