Aufgaben
Das Aufgaben-Board für HR: Platzhalter-Daten, Duplikate, Beschäftigungsabweichungen und zu prüfende Dokumente abarbeiten.
Die Seite Aufgaben sammelt alles, was bei den Mitarbeiterdaten Ihre Aufmerksamkeit braucht -- ohne dass Sie danach suchen müssen. EVENTRA berechnet die Liste laufend aus den aktuellen Daten; Sie arbeiten sie ab und markieren Einträge als erledigt. Sie finden sie in der Seitenleiste unter „Allgemein" als Aufgaben; ein Zähler zeigt die offenen Einträge.
Berechtigung
Die Seite erfordert das Recht Mitarbeiterdaten, Freigaben, Tags, Lohn.
Wie die Liste entsteht
Aufgaben werden nicht von Hand angelegt. Sie verschwinden von selbst, sobald die Ursache behoben ist -- ein Eintrag zu einer Platzhalter-Steuer-ID etwa, wenn die echte Nummer hinterlegt wurde. Die Kategorien:
| Kategorie | Wann ein Eintrag entsteht |
|---|---|
| Platzhalter | Eine Person hat statt ihrer echten Steuer-ID oder SV-Nummer einen Platzhalter hinterlegt. |
| Duplikate | Mehrere Konten haben übereinstimmende Steuer-IDs oder SV-Nummern (Mögliches Duplikat). |
| Beschäftigung | Eine Person ist als arbeitslos markiert, ihre Beschäftigungsart ist aber nicht Geringfügig Beschäftigte (Titel: „Arbeitslos, aber nicht Minijob") -- und sie hat in den nächsten drei Monaten eine bezahlte Schicht. Volunteer-Schichten zählen nicht. |
| Datei-Überprüfung | Eine Person hat ein angefordertes Dokument hochgeladen („Dokument hochgeladen"). Angefordert haben Sie es in der Mitarbeiterliste mit Dokument anfordern. |
| Dokumentenprüfung | Eine hochgeladene Datei eines Stammdatenfeldes mit Prüfung wartet auf Freigabe („Feld -- ungeprüft"), oder eine freigegebene Datei ist abgelaufen bzw. läuft bald ab („Feld abgelaufen", „Feld läuft ab"). |
| Warnungen | Die Antwort einer Person auf ein Stammdatenfeld mit Warnregel löst diese aus; Titel und Text kommen aus der Regel. |
Warnungen (Warnung auslösen) und die Prüfung durch HR für Dateifelder stellen Sie bei den eigenen Feldern des Stammdatenformulars ein -- siehe Mitarbeiter-Einstellungen.
Platzhalter
EVENTRA kennt zwei Platzhalter für Steuer-ID und SV-Nummer, damit Mitarbeiter geplant werden können, die diese Daten noch nicht kennen -- etwa bei ausländischen Mitarbeitern. Das Stammdatenformular akzeptiert sie, sie sollten aber schnellstmöglich durch die korrekten Daten ersetzt werden. Neben dem Reiter Platzhalter erklärt ein Fragezeichen-Symbol dies und nennt beide Werte.
Die Tabelle
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| Status | Ein blauer Punkt markiert offene Einträge. |
| Kategorie | Die Kategorie des Eintrags. |
| Benutzer | Die betroffene Person; bei Duplikaten zeigt die Hover-Karte „Mögliche Duplikate gefunden" die beteiligten Profile mit Links in einem neuen Tab. |
| Titel | Kurzbeschreibung des Problems. |
| Details | Erklärung; bei Beschäftigungsabweichungen zusätzlich die Beschäftigungsart als Badge. |
| Erledigt von | Wer den Eintrag wann abgehakt hat. |
| Aktionen | Die passende Aktion zur Zeile. |
Oberhalb der Tabelle wechseln Reiter zwischen Alle und den einzelnen Kategorien (jeweils mit Anzahl; leere Kategorien werden ausgeblendet). Der Filter Status grenzt auf Alle, Offen oder Erledigt ein; die Suche durchsucht Titel, Details, Name und E-Mail-Adresse.
Einträge abarbeiten
- Erledigt / Offen -- die Standardaktion hakt einen Eintrag ab bzw. öffnet ihn wieder. Erledigte Zeilen erscheinen abgeblendet, mit Namen und Zeitpunkt in Erledigt von. Ein Haken ersetzt keine Korrektur: Bleibt die Ursache bestehen, ändert sich nur Ihre Markierung.
- Überprüft (Kategorie Datei-Überprüfung) -- bestätigt, dass Sie das hochgeladene Dokument gesehen haben. Der Eintrag verschwindet.
- Prüfen (Kategorie Dokumentenprüfung) -- öffnet Dokument prüfen: Sie laden die Datei herunter und Freigeben sie (mit Gültig bis, falls das Feld einen Ablauf hat) oder Ablehnen sie mit einem Grund der Ablehnung, der der Person angezeigt wird.
Mehrere Einträge erledigen Sie auf einmal: Zeilen auswählen, dann Als erledigt markieren bzw. Als offen markieren. Aktualisieren lädt die Liste neu.
E-Mails kopieren
Unter der Tabelle kopiert E-Mails kopieren (n) die E-Mail-Adressen der aktuell sichtbaren Einträge (nach Filtern und Suche) in die Zwischenablage -- praktisch, um alle Betroffenen in einem Zug anzuschreiben.