Time & Pay Rules

EVENTRA allows HR administrators to define rules for automatic break deductions, time-based surcharges, day-based surcharges, and performance bonuses. These rules are managed on the Zeit- und Vergütungsregeln page under HR > Workflows > Time Rules.

The page description reads: "Verwalten Sie Pausenregeln, Zuschlage und Boni fur Ihre Events und Mitarbeiter."

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The page has three tabs at the top:

• Pausen -- break rules (with count badge).
• Zuschlage -- surcharge rules, split into time-of-day surcharges and day surcharges (with combined count badge).
• Boni -- bonus rules (with count badge).

Rule Cards

Every rule -- regardless of type -- appears as a card showing:

• Status badge -- Aktiv (green checkmark) or Inaktiv (red X).
• Name -- the rule name.
• Description -- optional description text.
• Configuration summary -- a badge showing the rule's key parameters (e.g., "Fest: -30 Min", "+25% (22:00 -- 06:00)", "+50% (Sonntag)").
• Lohnart badge -- the payroll code, if assigned (e.g., "Lohnart: SFN001").
• Geltung (scope) -- shows which tasks, tags, and date ranges the rule applies to:
  • "Alle Tätigkeiten" or "[X] Tätigkeiten"
  • "[X] Tags" if employee tag filters are set
  • Date range in DD.MM.YYYY format, or "ab [date]" / "bis [date]" for open-ended ranges

Each card has two action buttons:

• Eye icon -- toggle the rule active/inactive. Tooltip: "Deaktivieren" or "Aktivieren".
• Gear icon -- open the editor dialog.

Tab 1: Pausen (Breaks)

Break rules define automatic break deductions based on shift duration.

Section Header

• Title: Pausenregeln
• Description: "Automatische Pausenabzuge basierend auf der Schichtdauer."
• Button: Neue Pausenregel (opens the break editor dialog)

When no rules exist: "Keine Pausenregeln vorhanden" / "Erstelle deine erste Pausenregel, z.B. nach ArbZG Standard."

Creating/Editing a Break Rule

The dialog title is Neue Pausenregel erstellen (or Pausenregel bearbeiten when editing).

Fields:

1. Name (required) -- placeholder: "z.B. ArbZG Standardpause".

2. Beschreibung -- placeholder: "Optionale Beschreibung".

3. Pausenmodus -- dropdown with two options:

   • Feste Pause -- a fixed number of minutes is deducted.
   • Gestaffelte Pause -- different deductions apply depending on shift duration.

4. ArbZG Standard anwenden button -- pre-fills the graduated break mode with German labor law defaults:

   • From 360 minutes (6 hours): 30 minutes break.
   • From 540 minutes (9 hours): 45 minutes break.

Fixed Break Mode Fields:

• Abzug (required) -- number of minutes to deduct. Unit: "Min".
• Mindestdauer -- minimum shift duration in minutes before the break is applied.
• Maximaldauer -- maximum shift duration. Placeholder: "Unbegrenzt".
• Help text: "Feste Pause: Es werden immer [X] Minuten abgezogen, wenn die Schicht mindestens [Y] Minuten dauert."

Graduated Break Mode:

• A list of tiers, each with:
  • Ab Schichtdauer -- minimum shift duration in minutes for this tier.
  • Abzug -- minutes to deduct at this tier.
  • A trash icon to remove the tier (disabled when only one tier remains).
• Stufe hinzufügen button to add more tiers.
• Help text: "Gestaffelte Pause: Der Abzug richtet sich nach der Schichtdauer. Die letzte passende Stufe wird angewendet."

5. Geltungsbereich (Scoping) -- see the Scoping section below.

Footer buttons:

• Löschen (only when editing, red) -- deletes the rule after confirmation.
• Abbrechen -- closes the dialog without saving.
• Regel erstellen / Speichern -- saves the rule.

Tab 2: Zuschlage (Surcharges)

This tab contains two sections: time-of-day surcharges and day surcharges.

Tageszeitenzuschlage (Time-of-Day Surcharges)

Premiums for work during specific time windows (e.g., night shifts).

• Title: Tageszeitenzuschlage
• Description: "Zuschlage fur Arbeitszeiten in bestimmten Zeitfenstern (z.B. Nachtzuschlag)."
• Button: Neuer Tageszeitenzuschlag

When no rules exist: "Keine Tageszeitenzuschlage vorhanden" / "Erstelle deinen ersten Tageszeitenzuschlag, z.B. einen Nachtzuschlag."

Creating/Editing a Time Surcharge

Dialog title: Neuen Tageszeitenzuschlag erstellen (or Tageszeitenzuschlag bearbeiten).

Fields:

1. Name (required) -- placeholder: "z.B. Nachtzuschlag".
2. Beschreibung -- placeholder: "Optionale Beschreibung".
3. Zuschlagszeitraum section:
   • Startzeit (required) -- time input. Placeholder: "hh:mm". Default: 22:00.
   • Endzeit (required) -- time input. Placeholder: "hh:mm". Default: 06:00.
   • Zuschlag (required) -- percentage input. Unit: "%". Default: 25.

4. Lohnart (required) -- payroll code. Placeholder: "z.B. SFN001".
5. Geltungsbereich (Scoping) -- see the Scoping section below.

Tageszuschlage (Day Surcharges)

Premiums for work on specific days of the week or custom dates.

• Title: Tageszuschlage
• Description: "Zuschlage fur Arbeit an bestimmten Wochentagen oder benutzerdefinierten Tagen."
• Button: Neuer Tageszuschlag

When no rules exist: "Keine Tageszuschlage vorhanden" / "Erstelle deinen ersten Tageszuschlag, z.B. einen Sonntagszuschlag."

Creating/Editing a Day Surcharge

Dialog title: Neuen Tageszuschlag erstellen (or Tageszuschlag bearbeiten).

Fields:

1. Name (required) -- placeholder: "z.B. Sonntagszuschlag".

2. Beschreibung -- placeholder: "Optionale Beschreibung".

3. Tagestypen -- checkboxes for:

   • Samstag
   • Sonntag
   • Benutzerdefiniert

   When "Benutzerdefiniert" is checked, a sub-section appears:

   • Benutzerdefinierte Tage -- shows added dates as removable chips in DD.MM.YYYY format.
   • Datum hinzufügen button -- opens a calendar to pick dates.

4. Zuschlag (required) -- percentage input. Unit: "%". Default: 50.

   • Help text: "Prozentsatz des Stundenlohns als Zuschlag auf die gesamte Arbeitszeit an den gewählten Tagen."

5. Lohnart (required) -- payroll code. Placeholder: "z.B. SFN002".

6. Geltungsbereich (Scoping) -- see the Scoping section below.

Tab 3: Boni (Bonuses)

Bonus rules add performance-based or attendance-based bonuses.

• Title: Bonusregeln
• Description: "Bonuszahlungen basierend auf Leistungsbedingungen wie Anwesenheit oder Schichtanzahl."
• Button: Neue Bonusregel

When no rules exist: "Keine Bonusregeln vorhanden" / "Erstelle deine erste Bonusregel, z.B. einen Alle-Tage-Bonus."

Creating/Editing a Bonus Rule

Dialog title: Neue Bonusregel erstellen (or Bonusregel bearbeiten).

Fields:

1. Name (required) -- placeholder: "z.B. Alle-Tage-Bonus".
2. Beschreibung -- placeholder: "Optionale Beschreibung".
3. Bonus-Bedingung section:
   • Bedingungstyp (required) -- dropdown with four options:
     • Alle Eventtage -- "Mitarbeiter muss an jedem Eventtag mindestens eine Schicht gearbeitet haben." No threshold needed.
     • Mindeststunden -- "Mitarbeiter muss insgesamt mindestens X Stunden im Event gearbeitet haben." Threshold unit: "Stunden".
     • Aufeinanderfolgende Schichten -- "Mitarbeiter muss X aufeinanderfolgende Tage im Event gearbeitet haben." Threshold unit: "Tage".
     • Mindestanzahl Schichten -- "Mitarbeiter muss mindestens X Schichten im Event gearbeitet haben." Threshold unit: "Schichten".
   • Schwellenwert (required, except for "Alle Eventtage") -- numeric input with the appropriate unit.
4. Bonus (required) -- percentage of hourly rate as bonus. Unit: "%". Default: 10.
   • Help text: "Prozentsatz des Stundenlohns als Bonus auf jede qualifizierende Schicht."
5. Lohnart (required) -- payroll code. Placeholder: "z.B. BON001".
6. Geltungsbereich (Scoping) -- see the Scoping section below.

Scoping (Geltungsbereich)

Every rule type includes a scoping section that limits when and where the rule applies. The section is titled Geltungsbereich and appears inside a bordered panel.

Events & Tätigkeiten

• By default: "Alle Tätigkeiten" with an Einschranken button.
• Click Einschranken to open an event/task selector where you can pick specific events and tasks.
• Once tasks are selected: "[X] Tätigkeiten ausgewählt" with Ändern and X (reset) buttons.

Mitarbeiter-Tags

• Multi-select dropdown of all active tags. Placeholder: "Alle Mitarbeiter".
• If no active tags exist: "Keine aktiven Tags vorhanden."

Gultigkeitszeitraum (Date Range)

• Two date picker buttons:
  • Start date -- placeholder: "Von: offen".
  • End date -- placeholder: "Bis: offen".
• When a date is selected, a Kein Startdatum / Kein Enddatum button appears below the calendar to clear it.

Enabling and Disabling Rules

1. On any rule card, click the eye icon.
2. On success: "Status erfolgreich geändert".
3. Disabled rules appear faded (50% opacity).

Deleting Rules

1. Open the editor dialog for any rule.
2. Click the red Löschen button.
3. A confirmation appears: "Möchtest du diese Regel wirklich löschen? Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden."
4. Click Löschen to confirm or Abbrechen to cancel.
5. On success: "Regel erfolgreich gelöscht".

Success and Error Messages