DATEV Interface
Generate master data, transaction data and deregistrations for DATEV LODAS or DATEV Lohn und Gehalt — as import files or directly via the DATEV API.
EVENTRA generates the payroll data of your temporary staff for DATEV LODAS and DATEV Lohn und Gehalt: registrations (master data), hours and surcharges (transaction data) and deregistrations. You reach the page Lohnbuchhaltung › DATEV in the sidebar under System.
Prerequisites
The Lohnbuchhaltungs-Integration add-on and the permission Monatsabschluss, Minijob, Lohnexport. In addition, DATEV must be selected as payroll software under Einstellungen › Lohnschnittstelle -- otherwise the page shows "DATEV ist nicht als Lohnprogramm hinterlegt" with the shortcut Zu den Einstellungen.
Setup
Choose provider and program
Under Einstellungen › Lohnschnittstelle select DATEV as Lohnabrechnungssoftware and below it the DATEV-Programm: LODAS or Lohn und Gehalt. The program determines the format of the generated import files.
Consultant and client number
Beraternummer and Mandantennummer sit in the header of every import file -- DATEV rejects the file otherwise. Add the Betriebsnummern of the health insurance and the levy fund, and for minijobbers (Personengruppe 109) the company number of the collection agency.
Wage types and cost assignment
Lohnart Stundenlohn (brutto) and Lohnart Stundenlohn (netto) come from your client's wage-type master. Kostenstelle and Kostenträger are defaults you can override at export time.
Activity key per task
Every non-volunteer task needs a nine-digit Tätigkeitsschlüssel 2010; DATEV splits it into its five parts. Tasks are grouped by name across all events; the page keeps count ("n von m Aufgaben zugeordnet").
Transport
- Importdateien (ASCII) -- files are downloaded and imported into DATEV.
- DATEV-API (hr:exchange) -- EVENTRA writes directly into the client. This requires an activated DATEV application; you store the DATEV client-id (Mandant) and connect under DATEV-Verbindung with Mit DATEV verbinden (login at DATEV in the browser). The page shows Verbunden seit …; when the login expires it says "Verbindung abgelaufen. Bitte neu verbinden."
Configuration incomplete
If something is missing, the DATEV page lists it ("Bevor DATEV-Dateien erzeugt werden können, fehlen noch folgende Angaben: … Tätigkeitsschlüssel für Aufgabe ‚Barkeeper'") and stays locked until everything is filled in. If no DATEV OAuth credentials are stored on the server, the API option reports "DATEV-API nicht eingerichtet" -- switch to import files in that case.
The four tabs
Every tab starts with the Veranstaltung and, where needed, the Abrechnungsmonat.
Stammdaten
Generates the registration file for all employees of the event. Optionally restrict past months to the released times of one month.
The Vorschau lists personnel number, name, entry date, Personengruppe and Tätigkeitsschlüssel. Two boxes can block the export:
- Nicht exportierbar -- employees still missing a detail; they are left out of the file until it is added.
- Getrennte Beschäftigungsverhältnisse nötig -- employees who worked the period under several billing types. The old employment must be deregistered and the new one registered.
Stammdaten exportieren generates the file(s).
Bewegungsdaten
Hours and surcharges of the month as wage-type bookings. Leave Mitarbeiter empty to export everyone; Kostenstelle and Kostenträger override the defaults from the settings. The page counts the bookings ("n Buchungen"); Bewegungsdaten exportieren generates the file.
Abmeldungen
"Mitarbeiter, deren letzte freigegebene Zeit in diesem Event liegt und die im selben Monat nicht weiterarbeiten." Three figures -- Mitarbeiter gesamt, Abmeldungen, Arbeiten weiter -- and the list with Letzte Zeit and Status (Abmeldung / Arbeitet weiter).
Open minijob decisions
"n Minijobber stehen noch auf ‚offen' und sind hier nicht enthalten." Decide first on the Marginal Employment page.
Abgleich
Upload the Mitarbeiter-Stammdatenexport aus DATEV (CSV, semicolon-separated with header); the personnel number links both sides. The result shows Feld, DATEV value and Eventra value per employee in two areas:
- Stammdaten -- "Eventra ist führend -- bitte in DATEV nachziehen."
- Zeitraum -- "Gehört zum abgerechneten Zeitraum -- nicht mit dem heutigen Wert überschreiben."
In DATEV nicht vorhanden lists employees who must be registered via the master-data export first.
What you get
Import files
The box Dateien erzeugt offers every file for Herunterladen:
- LODAS reads the file through the ASCII import; the record description is embedded in the file itself.
- Lohn und Gehalt needs the format once as a manufacturer format: first import the
.inifile in the ASCII import wizard, then the CSV file.
The files are written in the encoding DATEV expects (CP1252).
Via the API
With DATEV-API (hr:exchange) the data sits in the DATEV client right after the export. The box An DATEV übertragen lists the Job-IDs für das DATEV-Protokoll with which you trace the import in DATEV.
Relation to STOTAX
Both interfaces share the payroll-interface settings and the preparation in the Monthly Closing; only the selected provider is active. The STOTAX page is described under STOTAX Payroll.