Subcontractor Management

EVENTRA includes a subcontractor management feature for organizing external companies (Dienstleister) and their employees. This guide covers the Dienstleister Unternehmen page found under HR > Companies.

Overview

The page header reads: Dienstleister Unternehmen with the description "Verwalten Sie Subunternehmen und deren Mitarbeiter. Hier können Sie Unternehmen nach Gewerken organisieren, Mitarbeiter zuweisen und Ansprechpartner verwalten. Diese Seite ist Event unabhangig."

Summary Cards

Two overview cards are displayed at the top:

• Unternehmen gesamt -- total number of companies (with a building icon). Shows "In allen Gewerken" or the selected trade filter.
• Mitarbeiter gesamt -- total number of employees across all companies (with a people icon). Shows the average employees per company.

Trade Tabs (Gewerk)

Companies are organized by trade (Gewerk). A horizontal tab bar allows you to filter:

• Alle -- shows all companies across all trades.
• Additional tabs appear for each registered trade (e.g., "Elektro", "Sanitaer", etc.).

The summary cards update to reflect the selected trade filter.

Company Table

The main data table shows a hierarchical view with companies as parent rows and their employees as expandable child rows.

Company Row Columns

• Gewerk -- the company's trade, shown as a badge. Shows "Allgemein" if none is set.
• Unternehmen / Mitarbeiter -- the company name in bold.
• Ansprechpartner -- the responsible contact person's name and email. Shows "Kein Kontakt zugewiesen" if none is set.
• Team-Info -- employee count (e.g., "5 Mitarbeiter").
• Aufgabenbereich -- the company's task/responsibility area as a badge. Shows "Nicht zugewiesen" if none is set.
• Aktionen -- action menu.

Employee Row Columns

When you expand a company row (by clicking on it or the chevron button), employee rows appear with:

• Time recording badge -- shows running time (green, with live duration) or completed time (grey, with check-in/check-out times).
• Name and email -- employee's avatar, name, and email address.
• Role badges -- "Ansprechpartner" (if this employee is the company's contact) and "Admin" (if they have the accSupervisor role).
• Check-in/Check-out button -- clock icon to check in (green) or check out (red) the employee. Requires an active event to be selected.
• Action menu -- options to delete the employee.

Below the last employee of each company, a Mitarbeiter hinzufügen link appears.

Searching

Use the search bar at the top of the table. It searches across:

• Company name, trade, task
• Contact person name and email
• Employee name and email

Empty State

When no companies exist for the selected trade:

• "Keine Unternehmen gefunden"
• "Beginnen Sie, indem Sie Ihr erstes Subunternehmen hinzufügen." (for "Alle" tab)
• Or: "Keine Unternehmen in der Kategorie [trade] gefunden. Fugen Sie ein Unternehmen hinzu oder wechseln Sie zu einer anderen Kategorie."
• Unternehmen hinzufügen button.

Adding a New Company

1. The Add Company dialog opens when triggered from the table interface.
2. The dialog title is Unternehmen anlegen (with a building icon). Description: "Legen Sie ein neues Unternehmen mit Verantwortlichem an."
3. Fill in three sections:

Unternehmensinformationen (Company Information)

• Name des Unternehmens -- company name. Placeholder: "Musterfirma GmbH".
• Gewerk -- trade/craft. This is a searchable select-input where you can choose an existing trade or type a new one. The current tab's trade is pre-filled if you are not on "Alle".
• Aufgabenbereich -- task area dropdown. Placeholder: "Aufgabenbereich auswählen". Options come from predefined values.

Verantwortliche Person (Responsible Person)

• Name -- the contact person's name. Placeholder: "Max Mustermann".
• E-Mail -- the contact person's email. Placeholder: "verantwortlich@musterfirma.de".

Interne Betreuung (Internal Support)

• Support E-Mail -- the internal support email for this company. Pre-filled with the current user's email.
  • Description: "Diese E-Mail-Adresse gehort dem internen Mitarbeiter, der fur die Betreuung dieses Unternehmens zuständig ist. Sie wird dem Unternehmensadministrator als Kontaktmöglichkeit angezeigt."

4. Click Unternehmen anlegen to create the company.
5. On success: "Unternehmen erfolgreich angelegt".
6. On error: "Fehler: [error message]".
7. Click Abbrechen to close without saving.

Editing a Company

1. Click the three-dot menu on a company row and select Unternehmen bearbeiten.
2. The dialog title changes to Unternehmen bearbeiten. Description: "Aktualisieren Sie die Unternehmensdaten und Verantwortlichkeiten."
3. The company name, trade, and task area can be modified.
4. In edit mode, the responsible person section shows a searchable employee list instead of name/email fields. Choose a new contact from existing company employees.
   • Description when changed: "Die ausgewählte Person wird die neue verantwortliche Person fur dieses Unternehmen."
   • Description when unchanged: "Die aktuelle verantwortliche Person bleibt unverandert."
5. The original contact person's name and email fields are read-only in edit mode with the note: "Der Name kann nach der Erstellung nicht geändert werden." / "Die E-Mail kann nach der Erstellung nicht geändert werden."
6. Click Änderungen speichern to save.
7. On success: "Unternehmen erfolgreich aktualisiert".

Adding Employees to a Company

1. Expand a company row to see its employees.
2. Click the Mitarbeiter hinzufügen link at the bottom of the employee list.
3. A dialog titled Mitarbeiter hinzufügen opens. Description: "Fugen Sie einen neuen Mitarbeiter zu [Company Name] hinzu."
4. The dialog shows:
   • Zielunternehmen -- read-only display of the company name and trade.
   • Vollständiger Name -- the employee's full name. Placeholder: "Max Mustermann".
   • E-Mail-Adresse -- the employee's email. Placeholder: "max.mustermann@example.com".
5. Click Hinzufügen to add the employee.
6. On success: "Mitarbeiter erfolgreich hinzugefugt".
7. On error: "Fehler: [error message]".
8. Click Abbrechen to close without adding.

Company Row Actions

Click the three-dot menu on a company row:

• Unternehmen bearbeiten -- open the edit dialog.
• Unternehmen löschen -- delete the company (shows error: currently not supported).

Employee Row Actions

Click the three-dot menu on an employee row:

• Mitarbeiter löschen -- redirects to the employee's HR profile page for management.

Click the timer button on an employee row:

• Green clock icon: Einchecken -- check in the employee (requires an active event).
• Red clock icon: Auschecken -- check out the employee.

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