Gästelisten-Einstellungen

Die vier Einstellungsseiten der Gästeliste: Allgemein, Ticketarten & Preise, Einladungsarten und Kontingente — plus die Konfiguration pro Event.

Alles, was für alle Events gilt, steht unter Einstellungen › Gästeliste auf vier Seiten. Sie bauen aufeinander auf -- gehen Sie sie von oben nach unten durch:

Seite	Inhalt
Allgemein	Support-Kontakt, Einladungs- und Ticketversand, E-Mail-Texte, Ticket-Design.
Ticketarten & Preise	Ticketarten und Preiskategorien -- die Bausteine.
Einladungsarten	Die Rolle des Gastgebers und die Zusatzformulare.
Kontingente	Vorlagen (Presets) und Gruppen -- wie viele Tickets wer vergeben darf.

Die Einstellungen verlangen das Recht Gästeliste verwalten und die gebuchte Gästeliste. Einstellungen nur für ein Event liegen in dessen Gästeliste › Konfiguration. Das Adressbuch der Gastgeber ohne Konto und die Blacklist stehen unter Kontakte in der Hauptnavigation -- siehe Kontakte, Künstler & Blacklist.

Allgemein

Die Seite Gästeliste: Allgemein hat vier Abschnitte. Änderungen werden erst mit dem Speichern übernommen; bis dahin zeigt die Seite das Badge Ungespeichert und eine Leiste zum Speichern oder Verwerfen.

Support-Kontakt und Sprache

Support-E-Mail -- „Wird als Antwortadresse in allen Gästelisten-E-Mails verwendet. Ohne Angabe gilt die Standardadresse des Unternehmens."
Standardsprache der Gästeliste -- in dieser Sprache gehen Einladungen, Tickets und Wallet-Pässe raus, solange bei einem Gast oder Kontakt nichts anderes hinterlegt ist.

Automatischer Einladungsversand

Automatischen Einladungsversand aktivieren -- der mandantenweite Schalter. Ist er aus, verschickt EVENTRA keine Kontingent-Einladungen von selbst; manuell versendete Einladungen und Tickets sind davon nicht betroffen.
Versandzeitpunkt -- Standardwert für neue Events: Aus, Sofort bei Eventerstellung, Relativ zum Eventstart (mit Tage vor Eventstart und Uhrzeit) oder Fester Zeitpunkt. Kann pro Event angepasst werden.

Ticketversand

Versandmodus als Standard für neue Events: Automatisch oder Manuell. Pro Event kommt zusätzlich Geplant hinzu.

E-Mail-Texte

Zwei Blöcke, jeweils pro Sprache: Ticket („Geht an den Gast, sobald sein Platz bestätigt ist") und Stornierung („Geht an den Gast, wenn sein Platz storniert wird"). Diese Texte gelten unabhängig von der Einladungsart. Den Text der Einladung an Gastgeber pflegen Sie an der jeweiligen Einladungsart.

Der Editor pro Block:

Betreff, Überschrift und Text, jeweils mit Standard-Badge oder Angepasst; Standard setzt ein Feld zurück. Eine Leerzeile beginnt einen neuen Absatz; **fett** hebt Text hervor, [Text](https://…) setzt einen Link.
Platzhalter über Einfügen: -- etwa Vorname, Name des Gastes, Name der Veranstaltung, Datum. Unbekannte Platzhalter werden unverändert versendet und vorher gemeldet.
Ein Zeichenzähler warnt, wenn der Betreff länger ist, als die meisten Mail-Programme anzeigen.
E-Mail-Vorschau mit Beispieldaten, wahlweise auf dem Handy oder am Desktop, und Sprachen vergleichen nebeneinander.
Testmail an mich senden schickt den Entwurf an Ihre Adresse.

Erst speichern

„Änderungen werden erst mit dem Speichern der Einstellungen übernommen." Die Testmail zeigt den aktuellen Entwurf.

Ticket-Design

Hintergrundfarbe und Schriftfarbe jedes Passes -- beschrieben unter Tickets & Wallet-Pässe.

Ticketarten & Preise

Die Seite trägt die Merkregel: „Eine Ticketart ist ein Ding, eine Einladungsart ist eine Person, ein Kontingent ist eine Zahl. Einen Preis bekommt eine Ticketart erst im Kontingent oder beim einzelnen Gast." Alle Listen lassen sich per Drag & Drop sortieren; Einträge werden archiviert, nicht gelöscht.

Ticketarten

Jede Zeile ist genau ein Ding: was der Gast bekommt und der Ausweis, mit dem er am Einlass steht.

Abschnitt	Felder
Was der Gast in der Hand hält	Name (z. B. Weekend Premium), Kürzel (z. B. WKD) -- beides steht auf Ticket, Wallet-Pass und jeder Liste am Einlass; Ausweisart -- Band, Pass, Lanyard, Karte.
Wie sie erkannt wird	Farbe und Symbol der Kachel; ohne eigene Wahl trägt sie die der Ausweisart.
Rolle	Ticket oder Add-on -- ein Gast hält genau ein Ticket und beliebig viele Add-ons (Camping, VIP-Upgrade, FOS).
Wo sie zur Auswahl steht	Steht zur Auswahl bei: Allen Events, Mehrtägigen Events oder Eintägigen Events; dazu optional Nur bei bestimmten Events (leer = bei jedem Event). Außerdem der Schalter Tagesticket -- siehe Tagestickets.

Event-gebundene Ticketarten

Gilt eine Ticketart nur für bestimmte Events, trägt sie in der Liste ein Badge mit dem Eventnamen (bei mehreren: Anzahl der Events). Sie lässt sich weiterhin in Gruppen und Vorlagen verwenden, eine Zeile mit ihr zählt aber nur bei diesen Events.

Archivierte Ticketarten bleiben mit dem Badge Archiviert in der Liste, damit gespeicherte Kontingent-Zeilen ihren Namen behalten; zur Auswahl stehen sie nicht mehr.

Preiskategorien

„Die Preise, aus denen jedes Preisfeld der Gästeliste wählt." Eine Kategorie hat eine Bezeichnung (z. B. Standard) und einen Preis; 0,00 € ist gültig („Gratis"). Solange keine angelegt ist, steht in jedem Preisfeld nur Gratis zur Auswahl -- daneben gibt es immer Individuell für einen frei eingegebenen Betrag.

Einladungsarten

Die Rolle des Gastgebers: Name (z. B. Künstler), Standard-Ticketart („Nur ein Vorschlag beim Anlegen eines Gastes"), ein optionales Zusätzliches Formular und eigene E-Mail-Texte für Einladung und Erinnerung. Wie viele Tickets jemand vergeben darf und was sie kosten, steht hier nicht -- das entscheidet das Kontingent.

Formulare

Im Abschnitt Formulare legen Sie zusätzliche Felder an, die Gastgeber beim Eintragen eines Gastes ausfüllen; zugewiesen werden sie pro Einladungsart. Der Feld-Editor ist derselbe wie beim Stammdatenformular -- Dateifelder und Bedingungen stehen für die Gastgeber-Seite nicht zur Auswahl.

Kontingente

Die Seite Kontingente hat die Abschnitte Vorlagen (Presets) und Dauerhafte Kontingente (Gruppen). Beide gehören zu einer Einladungsart und teilen ihr Ticketarten zu einem Preis zu. Legen Sie daher zuerst Ticketarten und mindestens eine Einladungsart an.

Dauerhafte Kontingente (Gruppen)

Gelten automatisch bei jedem kommenden Event. Eine Gruppe hat:

Grunddaten -- Name und Einladungsart; optional Automatisch versenden („Einladungen dieser Gruppe gehen beim Anlegen eines Events sofort raus, ohne Klick auf ‚Alle versenden'").
Zuteilung pro Person -- getrennt für Mehrtägige Events („Festivals über mehrere Tage") und Eintägige Events („Einzelne Veranstaltungstage"), jeweils Zeilen aus Ticketart, Anzahl (oder Unbegrenzt) und Preis.
Mitglieder -- Personen mit EVENTRA-Konto, über Mitglieder verwalten; und Kontakte aus dem Adressbuch.

Jede Änderung -- Mitglieder, Zuteilung, Ticketarten, Preise -- gilt beim Speichern sofort für die Einladungen der Gruppe an allen kommenden Events, auch für versendete und von Hand angepasste. Das Formular nennt vorher, wie viele Einladungen an wie vielen Events betroffen sind. Wer nichts mehr bekommt, verliert die Einladung; bereits eingetragene Gäste bleiben auf der Liste.

Beim Archivieren fragt EVENTRA nach: Unbenutzte Einladungen werden gelöscht, versendete oder schon genutzte zurückgezogen, und Einladungen, die über eine andere Gruppe weiterlaufen, werden angepasst. Dasselbe gilt, wenn Sie ein Mitglied entfernen.

Vorlagen (Presets)

Gleicher Aufbau wie eine Gruppe, nur ohne feste Mitglieder und ohne Aufteilung nach Eventlänge: „Ein Preset legt fest, was ein Gastgeber bekommt, nicht wer er ist." Sie wenden es pro Event auf ausgewählte Kontakte an -- siehe Kontingente & Einladungen.

Pro Event: Konfiguration

Gästeliste › Konfiguration im Event bündelt, was nur für dieses Event gilt:

Automatischer Einladungsversand -- Versandzeitpunkt „Wie in den Gästelisten-Einstellungen" oder ein eigener Zeitpunkt, plus Jetzt versenden.
Ticketversand -- Versandmodus für dieses Event: Automatisch, Manuell oder Geplant mit eigenem Zeitpunkt.
Ticket-Artwork und Ticket-Design -- siehe Tickets & Wallet-Pässe.
Gruppen-Kontingente für dieses Event -- überschreibt das dauerhafte Kontingent einer Gruppe nur hier, auch bei bereits versendeten Einladungen. Zurücksetzen stellt die Vorgabe wieder her.