Gästelisten-Einstellungen

Alles, was für alle Events gilt, steht unter Einstellungen › Gästeliste in zwei Seiten: Allgemein und Tickets & Kontingente. Dazu kommt das Adressbuch Gäste-Kontakte in der Hauptnavigation. Einstellungen nur für ein Event liegen in dessen Gästeliste › Konfiguration.

Allgemein

Support-Kontakt und Sprache

• Support-E-Mail -- „Wird als Antwortadresse in allen Gästelisten-E-Mails verwendet. Ohne Angabe gilt die Standardadresse des Unternehmens."
• Standardsprache der Gästeliste -- in dieser Sprache gehen Einladungen, Tickets und Wallet-Pässe raus, solange bei einem Gast oder Kontakt nichts anderes hinterlegt ist.

Automatischer Einladungsversand

• Automatischen Einladungsversand aktivieren -- der mandantenweite Schalter. Ist er aus, verschickt EVENTRA keine Kontingent-Einladungen von selbst; manuell versendete Einladungen und Tickets sind davon nicht betroffen.
• Versandzeitpunkt -- Standardwert für neue Events: Aus, Sofort bei Eventerstellung, Relativ zum Eventstart (mit Tage vor Eventstart und Uhrzeit) oder Fester Zeitpunkt. Kann pro Event angepasst werden.

Ticketversand

Versandmodus als Standard für neue Events: Automatisch, Geplant oder Manuell. Ebenfalls pro Event anpassbar.

E-Mail-Texte

Drei Blöcke, jeweils pro Sprache: Ticket („Geht an den Gast, sobald sein Platz bestätigt ist"), Stornierung („Geht an den Gast, wenn sein Platz storniert wird") und Einladung („Geht an die Person, die das Kontingent verwaltet"). Einladungsspezifische Texte pflegen Sie an der jeweiligen Einladungsart.

Der Editor pro Block:

• Betreff, Überschrift und Text, jeweils mit Standard-Badge oder Angepasst; Standard setzt ein Feld zurück.
• Platzhalter über Einfügen: -- etwa Vorname, Name des Gastes, Name der Veranstaltung, Datum, Name der Person, die das Kontingent verwaltet. Unbekannte Platzhalter werden unverändert versendet und vorher gemeldet.
• Ein Zeichenzähler warnt, wenn der Betreff länger ist, als die meisten Mail-Programme anzeigen.
• E-Mail-Vorschau mit Beispieldaten, wahlweise auf dem Handy oder am Desktop, und Sprachen vergleichen nebeneinander.
• Testmail an mich senden schickt den Entwurf an Ihre Adresse.

Ticket-Design

Hintergrundfarbe und Schriftfarbe jedes Passes -- beschrieben unter Tickets & Wallet-Pässe.

Tickets & Kontingente

Die Seite trägt die Merkregel: „Eine Ticketart ist ein Ding, eine Einladungsart ist eine Person, ein Kontingent ist eine Zahl. Einen Preis bekommt eine Ticketart erst im Kontingent oder beim einzelnen Gast." Alle Listen lassen sich per Drag & Drop sortieren; Einträge werden archiviert, nicht gelöscht.

Ticketarten

Jede Zeile ist genau ein Ding: was der Gast bekommt und der Ausweis, mit dem er am Einlass steht.

Abschnitt	Felder
Was der Gast in der Hand hält	Name (z. B. Weekend Premium), Kürzel (z. B. WKD) -- beides steht auf Ticket, Wallet-Pass und jeder Liste am Einlass; Ausweisart -- Band, Pass, Lanyard, Karte.
Wie sie erkannt wird	Farbe und Symbol der Kachel; ohne eigene Wahl trägt sie die der Ausweisart.
Rolle	Ticket oder Add-on -- ein Gast hält genau ein Ticket und beliebig viele Add-ons (Camping, VIP-Upgrade, FOS).
Wo sie zur Auswahl steht	Nur bei: Allen Events, Mehrtägigen Events oder Eintägigen Events; optional Nur bei bestimmten Events.

Preiskategorien

„Die Preise, aus denen jedes Preisfeld der Gästeliste wählt." Eine Kategorie hat eine Bezeichnung (z. B. Standard) und einen Preis; 0,00 € ist gültig („Gratis"). Solange keine angelegt ist, steht in jedem Preisfeld nur Gratis zur Auswahl -- daneben gibt es immer Individuell für einen frei eingegebenen Betrag.

Einladungsarten

Die Rolle des Gastgebers: Name (z. B. Künstler), Standard-Ticketart („Nur ein Vorschlag beim Anlegen eines Gastes"), ein optionales Zusätzliches Formular und eigene E-Mail-Texte für Einladung und Erinnerung. Wie viele Tickets jemand vergeben darf und was sie kosten, steht hier nicht -- das entscheidet das Kontingent.

Formulare

Zusätzliche Felder, die Gastgeber beim Eintragen eines Gastes ausfüllen; zugewiesen pro Einladungsart. Der Feld-Editor ist derselbe wie beim Stammdatenformular -- Dateifelder und Bedingungen stehen für die Gastgeber-Seite nicht zur Auswahl.

Dauerhafte Kontingente (Gruppen)

Gelten automatisch bei jedem kommenden Event. Eine Gruppe hat:

• Grunddaten -- Name und Einladungsart; optional Automatisch versenden („Einladungen dieser Gruppe gehen beim Anlegen eines Events sofort raus, ohne Klick auf ‚Alle versenden'").
• Zuteilung pro Person -- getrennt für Mehrtägige Events und Eintägige Events, jeweils Zeilen aus Ticketart, Anzahl (oder Unbegrenzt) und Preis.
• Mitglieder -- Personen mit EVENTRA-Konto, über Mitglieder verwalten; und Kontakte aus dem Adressbuch.

Beim Archivieren werden unversendete Einladungen der Gruppe zurückgezogen; bereits versendete bleiben gültig.

Vorlagen (Presets)

Gleicher Aufbau wie eine Gruppe, nur ohne feste Mitglieder: „Ein Preset legt fest, was ein Gastgeber bekommt, nicht wer er ist." Sie wenden es pro Event auf ausgewählte Kontakte an -- siehe Kontingente & Einladungen.

Gäste-Kontakte

Gäste-Kontakte in der Hauptnavigation ist „das tenant-weite Adressbuch der Gästeliste: Künstler, Presse und Partner, die ein Kontingent halten, ohne EVENTRA-Konto zu sein."

Feld	Bedeutung
Name, E-Mail, Telefon	Pro E-Mail-Adresse gibt es genau einen Kontakt; an sie gehen Einladung und Erinnerung.
Sprache	In dieser Sprache erhält der Kontakt seine Einladung; sonst die Standardsprache der Gästeliste.
Standard-Einladungsart	Wird beim Anlegen einer Einladung vorgeschlagen.
Notizen	Intern.

Die Tabelle zeigt zusätzlich Gruppen und Einladungen („Zuletzt: Event · Datum" oder „Noch nie eingeladen"). Im Zeilenmenü: E-Mail schreiben, E-Mail-Adresse kopieren, Anrufen, Archivieren / Wiederherstellen. Ein archivierter Kontakt verschwindet aus allen Gruppen und jeder Auswahl; versendete Einladungen bleiben unberührt.

Pro Event: Konfiguration

Gästeliste › Konfiguration im Event bündelt, was nur für dieses Event gilt:

• Automatischer Einladungsversand -- „Wie in den Gästelisten-Einstellungen" oder ein eigener Zeitpunkt, plus Jetzt versenden.
• Ticketversand -- Modus und Zeitpunkt für dieses Event.
• Ticket-Artwork und Ticket-Design -- siehe Tickets & Wallet-Pässe.
• Gruppen-Kontingente für dieses Event -- überschreibt das dauerhafte Kontingent einer Gruppe nur hier, auch bei bereits versendeten Einladungen. Zurücksetzen stellt die Vorgabe wieder her.